Barrierefreiheit im Newsletter? Was das neue Gesetz verlangt:
Mit Inkrafttreten der neuen EU-Richtlinie zur Barrierefreiheit am 28. Juni 2025 müssen Unternehmen, die digitale Dienstleistungen oder Produkte…
Ein Showcase für integrierte Eventabwicklung
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So verbinden Sie Eventkommunikation und Teilnehmermanagement effizient in einer Lösung.
Viele Unternehmen organisieren ihre Events noch mit Excel-Teilnehmerlisten und manuellen Kommunikationsschritten. Das erschwert die Koordination und führt häufig zu Fehlern in der Teilnehmerkommunikation.
Ein integrierter Ansatz verbindet Eventkommunikation und Teilnehmermanagement in einem durchgängigen Prozess – von der ersten Einladung über die Registrierung bis zum Check-In und zur Nachbearbeitung.
Im diesem Event-Showcase zeigen wir Ihnen exemplarisch, wie ein solcher Ablauf in der Praxis aussehen kann.
Warum sich eine integrierte Eventabwicklung lohnt
Je mehr Kommunikations- und Organisationsschritte rund um Ihre Events anfallen, desto wichtiger wird ein konsistenter und zentral steuerbarer Prozess.
Ein integrierter Ansatz hilft Ihnen dabei,
- Abstimmungen zwischen Marketing und Eventorganisation zu reduzieren
- Teilnehmerdaten zentral und konsistent zu verwalten
- Fehler bei Reminder-, Ticket- oder Statuskommunikation zu vermeiden
- eine einheitliche und durchgängige Kundenkommunikation sicherzustellen
Compliance ist entscheidend
Insbesondere für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und Compliance spielt die rechtssichere Kommunikation eine zentrale Rolle.
Typische Anforderungen sind:
- DSGVO-konforme Verarbeitung von Anmeldedaten
- Hosting innerhalb definierter Rechtsräume
- Einhaltung interner Compliance-Vorgaben
- standardisierte und freigegebene Kommunikationsvorlagen
Wie sich diese Anforderungen in der Praxis umsetzen lassen, zeigt das Beispiel von IQAM Invest. Die österreichische Kapitalanlagegesellschaft steuert ihre Newsletter- und Eventkommunikation integriert und im Einklang mit hohen regulatorischen Anforderungen des Finanzsektors.
So kann ein integrierter Eventprozess in der Praxis aussehen
Personalisierte Einladungen zielgerichtet planen und versenden
Ein effizienter Eventprozess beginnt mit einer koordinierten Kampagnenplanung auf Basis Ihrer Zielgruppen- und CRM-Daten.
Durch die Integration von CRM- und Marketinglösung lassen sich Einladungen gezielt segmentieren und personalisieren, etwa nach:
- Kundenstatus
- Interessen oder Produktbereichen
- Branche, Region oder Vertriebszuordnung
- bisherigen Eventteilnahmen oder Reaktionsverhalten
So stellen Sie sicher, dass Ihre Einladungen optimal auf die jeweilige Zielgruppe abgestimmt sind.
Anmeldung direkt in Ihrer Newsletter-Kommunikation ermöglichen
Statt Veranstaltungen nur anzukündigen, können Sie zentrale Schritte des Anmeldeprozesses direkt in Ihre Newsletter-Kommunikation einbinden.
Dazu zählen beispielsweise:
- integrierte Eventblöcke mit Termin- und Veranstaltungsdetails
- Zu- und Absage-Buttons direkt im Mailing
- Verknüpftes Anmeldeformular
- Kalendereintrag-Download
So wird Ihr Newsletter zum direkten Einstiegspunkt in den Anmeldeprozess – ohne Medienbruch zwischen Einladung und Registrierung.
Anmeldungen zentral steuern
Die Anmeldung erfolgt über ein Formular, welches direkt mit dem Event verknüpft ist. Dabei lassen sich unter anderem folgende Elemente abbilden:
- Teilnehmerlimits und Wartelisten
- Begleitpersonen
- Teilevents
- Zusätzliche Informationsabfragen
Alle Anmeldungen laufen zentral zusammen und stehen unmittelbar für weitere Kommunikationsschritte zur Verfügung. So behalten Sie den Anmeldestatus jederzeit zentral im Blick.
Automatisierte Erstellung von Tickets und Badges
Nach erfolgreicher Anmeldung lassen sich Eventunterlagen direkt aus dem Registrierungsprozess heraus erstellen und personalisieren.
Dazu zählen beispielsweise:
- Anmeldebestätigungen
- Personalisierte Eventtickets im individuellen Design
- Personalisierte Namenskärtchen für Vor-Ort-Veranstaltungen
Auf diese Weise reduzieren Sie den manuellen Aufwand bei der Vorbereitung Ihrer Veranstaltung. Gleichzeitig sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf und eine einheitliche Kommunikation in Ihrem Corporate Design.
Eventkommunikation automatisiert fortführen
Nach erfolgreicher Registrierung können Sie die weitere Eventkommunikation automatisiert fortführen:
- Anmeldebestätigungen
- Ticketversand inkl. QR-Code
- Reminder vor Veranstaltungsbeginn
- kurzfristige organisatorische Updates
- Wartelisten-Kommunikation
So bleibt Ihre gesamte Eventkommunikation in einem konsistenten, nachvollziehbaren Prozess gebündelt.
Check-In und Teilnehmererfassung
Auch das Einchecken vor Ort lässt sich direkt in Ihren Eventprozess integrieren. Mit einem digitalen Check-In erfassen Sie Teilnehmer schnell und strukturiert direkt beim Event und behalten den aktuellen Anwesenheitsstatus jederzeit im Blick.
Dabei profitieren Sie von:
- Echtzeit-Aktualisierung des Teilnehmerstatus
- Automatisch generierten Check-In-Listen für Ihr Event-Team
- Offline-Check-In mit späterer Synchronisation
- Möglichkeit zur Aktualisierung von Teilnehmerinformationen
So beschleunigen Sie den Einlass, reduzieren manuelle Listenführung und schaffen einen professionellen ersten Eindruck bei Ihren Teilnehmenden.
Automatisierte Follow-ups und Nachbearbeitung
Auch nach dem Event können Sie Ihre Kommunikation nahtlos fortführen, beispielsweise durch:
- Versand von Präsentationen oder Aufzeichnungen
- Follow-up-Mailings
- Feedback-Abfragen
- Übergabe relevanter Eventdaten an Ihr CRM-System
So bleibt Ihr Event auch nach der Veranstaltung Teil eines durchgängigen Kommunikationsprozesses.
Fazit
Eine integrierte Eventabwicklung verbindet Kommunikation, Teilnehmermanagement und Nachbearbeitung in einem durchgängigen Prozess. Das reduziert operative Aufwände, verbessert die Datenqualität und schafft konsistente Teilnehmererlebnisse über alle Eventphasen hinweg.
eworx Event-Pilot:
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Gemeinsam richten wir Ihre Eventumgebung ein und begleiten Sie bei der Umsetzung Ihrer ersten integrierten Eventkampagne – von der Einladung bis zum Check-in.
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