Newsletter versenden ohne Bauchweh! Tipps für den fehlerfreien Newsletter-Versand

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren
für einen gelungenen Newsletter-Versand

Bevor wir näher auf die einzelnen Schritte eingehen, möchten wir Ihnen zunächst einen Überblick über die zentralen Kriterien für einen erfolgreichen Newsletter-Versand geben.

1. Betreffzeilen & Personalisierung prüfen: Prüfen Sie die Vollständigkeit von Betreff- und Vorschauzeilen sowie Fallbacks für personalisierte Datenfelder („Sehr geehrte/r {Anrede} {FirstName}“)
    
2. Client-Tests: Prüfen Sie die Darstellung in allen gängigen E-Mail-Programmen (Outlook, Gmail, Apple Mail...). Testen Sie auch unterschiedliche Textzoom-Einstellungen.
    
3. Responsives Design: Stellen Sie sicher, dass Ihr Newsletter auch auf mobilen Endgeräten (Smartphones, Tablets) perfekt angezeigt wird.
    
4. Spam-Tests: Kontrollieren Sie den Spam-Score und vermeiden Sie riskante Begriffe.
    
5. Link- und Tracking-Check: Testen Sie alle Links, Buttons und UTM-Parameter.
    
6. Pflichtfelder & DSGVO: Vergewissern Sie sich, dass das Impressum, der Abmeldelink und die Datenschutzrichtlinien angezeigt und alle DSGVO-Richtlinien eingehalten werden.
    
7. Barrierefreiheit: Prüfen Sie die für eine barrierefreie Darstellung benötigten Alt-Texte, Schriftgrößen, Kontraste und Inhalte.
    
8. Zielgruppen-Genauigkeit: Entfernen Sie Dubletten und stellen Sie sicher, dass Sie die DSGVO-Standards einhalten.
    
9. Interne Freigabeprozesse: Lassen Sie Ihren Newsletter vor dem Versand auch inhaltlich sowie auf korrekte Rechtschreibung prüfen.
    
10. Performance-Checks: Vermeiden Sie zu große Bilddateien, die Ladezeiten verlängern. eworx bietet hierfür eine automatisierte Prüffunktion
     
11. Prüfung der Versandart und des Versandzeitpunkts: Stellen Sie sicher, dass Sie die gewünschte Versandart (manuell oder automatisiert) sowie den gewünschten Versandzeitpunkt eingestellt haben.

Die zahlreichen Check-Mechanismen der eworx Marketing Suite prüfen viele der genannten Kriterien automatisch. Mehr Informationen hierfür finden Sie hier: [DE] Newsletter Erstellung.

1. Betreffzeilen & Personalisierung testen

Die Betreffzeile hat einen maßgeblichen Einfluss darauf, ob Ihr Newsletter geöffnet wird. Technisch sollten Sie folgende Punkte prüfen:

• Betreff- und Vorschauzeile auf Länge und korrekte Anzeige testen. Hinweis: Wenn Sie längere Betreff- oder Vorschauzeilen nutzen, stellen Sie sicher, dass die ersten 30-40 Zeichen allein schon aussagekräftig sind.
• Die korrekte Übernahme von Personalisierungen (z. B. Name, Firma).
• Fallback-Werte, falls keine Daten vorliegen.
• Darstellung von Emojis und Sonderzeichen in verschiedenen Clients.

Unser Tipp: Nutzen Sie die Vorschaufunktion sowie den Testversand der eworx Marketing Suite (eMS), um Betreff und Vorschauzeile realistisch darzustellen und zu testen.

2. Darstellungs-Tests in allen Clients

Nicht jeder E-Mail-Client zeigt HTML gleich an. Was in Gmail sauber aussieht, kann in Outlook ganz anders wirken. Selbst unterschiedliche Outlook-Versionen zeigen Ihren Newsletter unterschiedlich an. Prüfen Sie deshalb:

• Die Vorschau in gängigen Clients und Browsern.
• Die Darstellung Ihres Newsletters in unterschiedlichen Client-Versionen (z.B. klassisches und neues Outlook).
• Die Darstellung auf Desktop, Tablet und Smartphone.
• Textzoom und Bildschirmskalierung (eworx Vorlagen sind für eine optimale Darstellung bei 100% ausgelegt).
• Schriftarten, Buttons und Bildgrößen.
• Hintergrundbilder (Darstellung kann in den einzelnen Clients leicht variieren)

Unser Tipp: Versenden Sie Test-E-Mails an verschiedene Endgeräte oder nutzen Sie Tools, die unterschiedliche Clients simulieren.  

Weiterführende Informationen finden Sie hier: 

• moderne Newsletter-Vorlagen – Einblicke und Tipps von unserer Design-Expertin Sarah
• Best Practice zur Gestaltung von Newsletter-Vorlagen

4. Spam-Score & Zustellbarkeit prüfen

Ihr Newsletter darf nicht im Spam-Ordner Ihrer Empfänger:innen landen. Prüfen Sie deshalb vor jedem Versand:

• Risikoreiche Wörter wie „gratis“ oder „100 % kostenlos“.
• Die Balance von Text und Bildern.
• Absenderadresse und technische Einstellungen (SPF, DKIM, DMARC).
• Die Reputation Ihrer Versand-Domain.[RE1]
• Subscriber Management – Zustimmung der Empfänger:innen mittels Double-Opt-In (DOI).

Hinweis: Die eMS unterstützt Sie dabei mit automatischen Spam-Checks und Zustellbarkeits-Statistiken.

Weiterführende Informationen dazu finden Sie in unseren Tutorials: 

• E-Mail-Zustellung optimieren
• Double-Opt-In Prozess

5. Links & Tracking kontrollieren

Defekte Links oder fehlendes Tracking sind häufige Fehlerquellen. Prüfen Sie deshalb vor dem Versand:

• Ob alle Links und Weiterleitungen funktionieren.
• Ob die UTM- (Google Analytics) bzw. ETC-Parameter (eTracker) für Websitelinks konfiguriert sind.
• Ob spezielle Linktypen (z. B. Abmeldelinks, Ankerlinks, Buttons) richtig arbeiten.

Unser Tipp: Nutzen Sie in der eMS die Link-Übersicht, die Sie über den Button „Alle Links anzeigen“ aufrufen können.

Weiterführende Informationen finden Sie hier: Linktypen & Linkoptionen

6 Pflichtfelder & DSGVO-Compliance prüfen

Ein technisch fehlerfreier Versand bietet auch rechtliche Sicherheit. Prüfen Sie deshalb, ob Ihr Newsletter alle folgenden Kriterien erfüllt:

• Er beinhaltet Links zum Impressum sowie zu den Datenschutzrichtlinien.
• Er bietet einen gut sichtbaren Abmeldelink.
• Er wird ausschließlich an Empfänger:innen mit dokumentiertem Double-Opt-in versendet.
• Er wird automatisch gegen die ECG-Liste geprüft.

Hinweise: Die Vollständigkeitsprüfung in der eMS erkennt fehlende Pflichtangaben automatisch. So wird im Zuge der automatisierten Versandprüfung beispielsweise überprüft, ob der Abmeldelink vorhanden ist.
 

Mehr Details zum Thema DSGVO-Compliance finden Sie hier: 

• DSGVO im Newsletter-Marketing
• DSGVO-konforme Abmeldung

7. Barrierefreiheit sicherstellen

Barrierefreiheit ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Ihr Newsletter sollte für alle Empfänger:innen zugänglich sein. Achten Sie deshalb auf:

• Alt-Texte für Bilder.
• Eine klare Überschriftenstruktur.
• Ausreichend starke Farbkontraste.
• Die korrekte Darstellung bei Textzoom und Dark Mode (z.B. Logo-Darstellung).
• Den Verzicht auf rein bildbasierte Inhalte.

Mehr Informationen dazu sowie eine Checkliste zur Prüfung Ihres Newsletters hinsichtlich Barrierefreiheit finden Sie hier: Barrierefreiheit im Newsletter

8. Zielgruppenprüfung & Zustellbarkeit

Ein technisch fehlerfreier Versand schließt auch die Empfängerseite mit ein. Prüfen Sie:

• Die Auswahl der richtigen Empfängerliste oder Segmente.
• Den Ausschluss von Dubletten.
• Die Berücksichtigung von Abmeldungen und Opt-outs.
• Den Double-Opt-in-Status (gültig, in Arbeit, widerrufen, unbekannt).
• Die mehrsprachige Zielgruppensteuerung.

Weiterführende Informationen hierzu finden Sie hier: Zielgruppen in der eMS

9. Versandplanung & Freigabeprozess

Ein vorschneller Versand oder ein ungünstiger Versandzeitpunkt können sich negativ auf den Erfolg Ihrer Kampagne auswirken. Beachten Sie deshalb folgende Punkte:

• Planen Sie das Versanddatum und die Uhrzeit sorgfältig. Nutzen Sie hierfür gegebenenfalls die automatisierte Versandzeitpunktoptimierung der eMS.
• Holen Sie vor dem Versand die inhaltliche Freigabe durch verantwortliche Personen ein.
• Holen Sie sich vorab Feedback von Ihrem Team über einen internen Testversand ein.
• Nutzen Sie A/B-Tests, um wichtige Daten für künftige Kampagnen zu sammeln.
• Mit der eMS iRated-Funktion werden Ihre Newsletter-Inhalte empfängerspezifisch neu angeordnet. Wenn Sie diese Funktion verwenden, sollten Sie daher prüfen, ob die Inhalte Ihrer Kampagne für eine flexible Anordnung ausgelegt sind. 

Unser Tipp: Nutzen Sie unseren integrierten KI-Textassistenten, um Ihre Newsletter-Inhalte zu optimieren.

Weiterführende Informationen finden Sie hier: 

• Versandzeitpunkt-Optimierung
• A/B-Split-Test nutzen

10. Erweiterte technische Checks

Für eine technisch saubere Zustellung sollten Sie außerdem Folgendes berücksichtigen:

• Bounce-Handling: Überprüfen Sie Hard- und Soft-Bounces aus vorausgegangenen Kampagnen und korrigieren Sie bei Bedarf die Stammdaten. Hinweis: In der eMS werden Bounces automatisch verarbeitet.
• Blacklist-Monitoring: Stellen Sie sicher, dass Ihre Versand-IP oder Domain nicht auf einer Blacklist steht. Hinweis: Mit der eMS erfolgt dieser Schritt vollständig automatisiert. 

Weiterführende Informationen dazu finden Sie hier: 

• Standardwerte für Kampagnen
• Bounces automatisiert bereinigen

Fazit: Fehlerfreier Newsletter-Versand mit System

Die Grundlage für den Erfolg Ihrer Newsletter-Kampagnen ist ein technisch einwandfreier Versand. Mit Betreffzeilen-Tests, Client-Prüfungen, Spam-Checks sowie Kontrollen der DSGVO- und Barrierefreiheit stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaften zuverlässig ankommen und einen professionellen Eindruck hinterlassen. Die eworx Marketing Suite unterstützt Sie dabei mit automatisierten Prüfungen und Sicherheits-Checks, KI-gesteuerter Versandoptimierung sowie Bounce-Management.

Laden Sie jetzt die Newsletter-Versand-Checkliste herunter: