Eventabwicklung automatisieren - so vereinfacht eworx Ihren Event-Workflow

Warum automatisierte Event-Kommunikation heute unverzichtbar ist

Ob Business Breakfast, Workshop oder Firmenevent – die Kommunikation rund um Ihre Veranstaltungen ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Viele Unternehmen kämpfen bei der Eventorganisation mit ähnlichen Herausforderungen.

• Unklare Abläufe: Wer versendet wann welche Info an wen?
• Datenchaos: CRM- oder Excel-Listen, die nie aktuell sind.
• Hohe Fehlerquote: Falsche Anrede, doppelte Aussendungen.
• Manuelle Prozesse kosten wertvolle Ressourcen.

Diese Probleme bleiben selten ohne Folgen. Eine unkoordinierte Eventkommunikation führt in der Praxis häufig zu:

• verspäteten oder fehlerhaften Einladungen (z. B. falsche Anrede, doppelte Aussendungen).
• unvollständigen oder inkorrekten Teilnehmerregistrierungen.
• fehlerhaften Teilnehmerlisten.
• fehlender Übersicht bei großen Teilnehmerzahlen.
• Verzögerungen beim Check-in vor Ort.
• einer inkonsequenten Leadbearbeitung nach dem Event.

Wie eworx Ihre Eventabwicklung vereinfacht

eworx events ermöglicht eine durchgängige, zielgerichtete Kommunikation entlang des gesamten Eventprojekts. Zahlreiche Schritte von der Kampagnenplanung bis zur Nachbearbeitung lassen sich damit automatisieren und vereinfachen. Die Vorteile zeigen sich in allen Bereichen der Eventabwicklung.

Effizienz in Planung und Durchführung

• Zielgruppensegmentierung für eine hohe Treffsicherheit
• Personalisierte Einladungen direkt an Ihre Zielgruppen
• Automatische Erinnerungen und Bestätigungen
• Vereinfachte Registrierungsprozesse mit Wartelisten-Option
• Digitales Check-in am Event
• Automatisierte Follow-up-Mails mit personalisierten Inhalten

Ein reibungsloser Event- Workflow von der Planung bis zur Nachbearbeitung

eworx events ermöglicht eine durchgängig effiziente Eventabwicklung vom ersten Planungsschritt bis zur gezielten Nachbearbeitung.

Der typische Event-Workflow mit eworx events:

1) Kampagne planen

Im eworx Workflow-Editor definieren Sie den gesamten Ablauf – inklusive Trigger-Mails, Reminder und Follow-ups. 

2) Zielgruppen festlegen

Erstellen Sie präzise Zielgruppen auf Basis vorhandener Kontakte – wahlweise statisch oder dynamisch. Dabei prüft die eworx Marketing Suite automatisch auf Dubletten, Opt-ins und Robinson-Einträge, um rechtssichere Verteiler zu gewährleisten.

Zielgruppen lassen sich auch direkt aus der Gästeliste einer Veranstaltung generieren – etwa zur gezielten Ansprache von eingeladenen, angemeldeten oder teilgenommenen Personen. Das spart Zeit bei der Kampagnenplanung und ermöglicht eine personalisierte Kommunikation je nach Event-Status.

3) Kommunikationsvorlagen gestalten

Gestalten Sie professionelle Vorlagen für E‑Mails, Landingpages, Tickets und Badges in Ihrem Corporate Design. Standard- und individuelle Templates lassen sich zentral verwalten. Mit dynamischen Platzhaltern können Sie personalisierte Inhalte automatisiert integrieren.

4) Personalisierte Inhalte mit dem AI-Texteditor erstellen

Der integrierte KI-Assistant von eworx unterstützt Sie bei der professionellen Formulierung Ihrer Eventkommunikation. Betreffzeilen, Einleitungen, CTAs, Übersetzungen und Zielgruppenformulierungen lassen sich damit personalisiert und wirkungsvoll gestalten. 

5) Einladungen automatisiert versenden

Dank der KI-basierten Versandzeitpunktoptimierung von eworx erfolgt die Aussendung Ihrer Nachrichten zum optimalen Zeitpunkt. Somit erzielen Sie höhere Öffnungs- und Klickraten. Ein automatisiertes Bounce-Management und A/B Tests ergänzen das Setup.

6) Teilnehmerregistrierung

Über individuell gestaltbare Eventformulare können sich Teilnehmer:innen bequem für Ihre Veranstaltung anmelden – inklusive Begleitpersonen, DSGVO-konformem Opt-in und automatischer Bestätigung.

Besonders praktisch: Mit der Funktion Teilevents können Sie mehrere Programmpunkte oder Sessions innerhalb eines Events anbieten – beispielsweise spezifische Workshops, Vorträge oder Zeitslots. Ihre Gäste wählen bei der Registrierung jene Programmpunkte aus, die für sie relevant sind. Das ermöglicht nicht nur eine bessere Planung, sondern auch ein zielgenaues Follow-up je nach Session-Teilnahme.

7) Wartelisten und Limits verwalten

Das Schließen Ihres Events bei Ausschöpfung des Kontingents, Benachrichtigungen über Wartelistenstatus und verwaltbare Nachrückprozesse sind automatisiert steuerbar.

8) Event-Reminder & Updates versenden

Mit automatisierten Erinnerungen und Updates, beispielsweise über freie Plätze oder Programmänderungen, halten Ihre Teilnehmer:innen immer auf dem Laufenden.

9) Teilnehmer:innen Check-In digital abwickeln

Mit der mobilen Event-App oder dem QR-Ticketing erfolgt das Check-In ohne Medienbrüche – einfaches Scannen, automatische Anwesenheitskontrolle und direkte Lead-Status-Verknüpfung.

10) Follow-up versenden

Mit automatisierten und personalisierten Follow-up E-Mails versendet schaffen Sie eine konsistente Kommunikation und den perfekten Übergang in ein konsequentes Leadmanagement.

Alle Schritte sind nahtlos miteinander verbunden und zentral steuerbar – so entsteht ein durchgängiger, konsistenter Workflow, der Ihre Eventkommunikation zuverlässig und fehlerfrei macht.

Individuelle Kommunikationsvorlagen für ein einheitliches Erscheinungsbild

Ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor bei Events ist die visuelle und sprachliche Konsistenz aller Kommunikationsmaßnahmen. Mit eworx events lassen sich alle E-Mail-Vorlagen, Registrierungsseiten und Tickets perfekt aufeinander abstimmen. Neben Standardvorlagen bietet eworx auch die Möglichkeit, vollständig individuelle Templates in Ihrem Corporate Design zu gestalten.

Das spart nicht nur Zeit bei künftigen Events, sondern sorgt auch dafür, dass Ihre Kommunikation markenkonform und ansprechend wirkt.

Fazit: Warum sich ein automatisierter Event-Workflow lohnt

Wer regelmäßig Events organisiert, weiß, wie schnell kleine Fehler oder unklare Abläufe den Aufwand in die Höhe treiben – und das Event-Erlebnis für die Teilnehmer:innen beeinträchtigen können. Ein durchgängiger und gut strukturierter Kommunikationsprozess macht hier den entscheidenden Unterschied.

eworx unterstützt Sie dabei, Ihre Eventabwicklung deutlich zu vereinfachen. Durch die automatisierte Eventabwicklung und zielgerichtete Kommunikation:

• sparen Sie Zeit und Ressourcen.
• vermeiden Sie typische Fehler.
• erhöhen Sie Ihre Teilnehmerzahlen.
• stärken Sie Ihr Markenimage.

Am Ende profitieren nicht nur Ihre internen Abläufe – auch Ihre Teilnehmer:innen erleben Ihr Event von Anfang an als perfekt organisiert.

Vereinfachen Sie jetzt Ihre Eventabwicklung – mit einer Eventlösung, die Ihren gesamten Event-Workflow vereinfacht.

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