Ein Blick hinter die Kulissen des eworx-Jubiläumsevents

Einstieg & Hintergrund

Hallo Johanna / Selina: Ihr habt das eworx Jubiläumsevent organisiert – Was durften die Gäste an diesem Eventabend erwarten?

Johanna: Unser Ziel war es, unseren Gästen einen abwechslungsreichen und feierlichen Abend voller inspirierender Begegnungen zu bieten. Dafür haben wir versucht, einen guten Mix aus Unterhaltung, Information und persönlichen Momenten zu finden.

Selina: Es gab Einblicke in unsere Unternehmensgeschichte, Interviews mit den Gründern und als besonderes Highlight die Keynote von Irene Fuhrmann, der ehemaligen Trainerin der österreichischen Fußballnationalmannschaft der Frauen. Dazu kamen gutes Essen, Musik und viele Gelegenheiten zum persönlichen Austausch zwischen den Gästen.

Was waren die Zielsetzungen für das Event

Selina: In erster Linie wollten wir das Jubiläum einfach gebührend feiern – 25 Jahre eworx, das ist schon etwas Besonderes. Uns war wichtig, all jene einzubeziehen, die diesen Weg mit uns gegangen sind: unsere Kund:innen, Partner:innen und natürlich das ganze Team.

Johanna: Gleichzeitig sollte der Abend nicht nur Rückblick sein. Wir wollten zeigen, woher wir kommen, aber auch, wohin wir gehen – Themen wie Leadership, Innovation und Partnerschaften spielten da eine große Rolle. Es ging uns darum, den Spirit von eworx und den Wert einer engen Zusammenarbeit mit unseren Kund:innen spürbar zu machen.

Wie habt ihr euch an die Planung herangetastet – gab es einen klaren Ablaufplan oder war es eher ein Prozess, der sich entwickelt hat?

Selina: Die Planung der Jubiläumsfeier war ein Prozess, der sich Schritt für Schritt entwickelte. Am Anfang wurden Ideen gesammelt, wie das Event aufgebaut sein könnte. Auf dieser Basis wurden Inhalte, Programmpunkte und weitere Details nach und nach konkretisiert. Jede Planungsphase brachte neue Ideen, die das Gesamtkonzept weiter verfeinerten, bis ein stimmiges, authentisches Eventkonzept entstand. 

Johanna: Von Beginn an waren viele Kolleg:innen aus unterschiedlichen Bereichen eingebunden. Durch die Abstimmung mit der Geschäftsführung und den Teams hat sich das Ganze immer runder angefühlt.

Planung & Vorbereitung

Welche Schritte waren in der Vorbereitungsphase besonders wichtig?

Johanna: Wesentliche Schritte waren die Definition des Leitmotivs und die Festlegung des Veranstaltungsziels, um dem gesamten Planungsprozess eine klare Richtung zu geben.

Selina: Wenn man weiß, worum es im Kern gehen soll, fällt jede weitere Entscheidung leichter – vom Programm über die Gestaltung bis hin zu den kleinen Details. Dieses Fundament war echt wichtig.

Welche Tools oder Methoden haben euch bei der Planung am meisten geholfen (z. B. Checklisten, Projektmanagement-Tools, regelmäßige Abstimmungen)?

Johanna: Unser zentrales Tool für die Organisation und Umsetzung der Eventkommunikation sowie des Teilnehmermanagements vor und während des Events war natürlich die eMS (eworx Marketing Suite). Zudem verwendeten wir unsere eigene Event-Checkliste für die Definition und Kontrolle der einzelnen Arbeitsschritte. 

Selina:  Ergänzt wurde die Planung durch regelmäßige Meetings, in denen offene Punkte abgestimmt und nächste Schritte definiert wurden. In einem geteilten OneNote Notizbuch haben wir Ideen und Protokolle zentral gesammelt und gemeinsam bearbeitet.

Wie habt ihr externe Partner (Location, Catering, Technik etc.) ausgewählt und koordiniert?

Selina: Am Anfang haben wir uns einfach mal einen Überblick verschafft – welche Locations kommen in Frage, wer könnte Technik oder Catering übernehmen? Wir haben dann mehrere Anbieter:innen verglichen und geschaut, was am besten zu unserem Konzept passt.

Johanna: Wichtig war, dass wir für jeden Bereich fixe Ansprechpartner:innen hatten. Das hat die Abstimmung sehr erleichtert, weil man schnell und direkt klären konnte, wenn etwas offen war.

Herausforderungen & Learnings

Kein Event läuft ganz ohne Herausforderungen – welche Hürden musstet ihr meistern?

Johanna: Eine der größten Herausforderungen trat kurz vor dem Event auf: Nur zwei Tage vor der Feier fiel unser ursprünglich geplanter Speaker krankheitsbedingt aus. 
Aber wir haben dann sofort unser Netzwerk aktiviert und so konnten wir schließlich Irene Fuhrmann, die ehemalige Teamchefin der österreichischen Fußballnationalmannschaft der Frauen, als Speakerin gewinnen. Mit ihrer inspirierenden Keynote brachte sie neue, bereichernde Perspektiven zu den Themen Leadership und Teamdynamik ein. Das machte aus einer kurzfristigen Herausforderung letztlich ein echtes Highlight des Abends.

Was war euer größtes Learning aus der Organisation eines Events dieser Größenordnung?

Johanna: Ich würde sagen – Vorbereitung ist alles. Wenn man früh genug startet, gut plant und jeder weiß, wofür er oder sie verantwortlich ist, läuft schon mal vieles entspannter.

Selina: Aber wir haben auch gemerkt: Egal, wie gut du planst, irgendwas kommt immer anders. Deshalb ist Flexibilität genauso wichtig. Man muss bereit sein, spontan zu reagieren und Lösungen zu finden, ohne gleich in Stress zu verfallen.

Wenn ihr das Event nochmal planen würdet – was würdet ihr heute anders machen?

Johanna: Ich würde von Anfang an alle Abstimmungen in großer Runde besser dokumentieren – also genau festhalten, was beschlossen wurde, und das direkt an alle weitergeben. So spart man sich später Rückfragen und Missverständnisse.

Selina: Außerdem würden wir in den Tagen vor dem Event mehr zeitlichen Puffer einplanen, um letzte Details in Ruhe finalisieren zu können.

Welche Aspekte werden bei der Eventorganisation eurer Meinung nach oft unterschätzt?

Johanna: Man unterschätzt leicht, wie viel Detailarbeit wirklich dahintersteckt. Von außen wirkt ein Event oft leicht und locker – aber bis dahin sind unzählige kleine Entscheidungen nötig, die am Ende das große Ganze ausmachen.

Selina: Übersehen wird auch oft, wie wichtig die Atmosphäre vor Ort ist. Beleuchtung, Musik und kleine persönliche Elemente machen oft den Unterschied zwischen einem guten und einem unvergesslichen Event.

Welche drei Tipps gebt ihr anderen, die ein Firmen- oder Kundenevent planen?

Selina: Mein erster Tipp wäre ganz klar – früh genug anfangen. Gute Planung braucht einfach Zeit. Wenn man rechtzeitig startet, hat man viel mehr Spielraum für kreative Ideen und kann Dinge in Ruhe durchdenken.

Johanna: Und was uns total geholfen hat, war ein klares Konzept. Also wirklich zu wissen: Was wollen wir mit dem Event erreichen? Wenn Leitidee und Ziel klar sind, fällt jede Entscheidung leichter – vom Programm bis zur Deko.

Selina: Und drittens: Flexibel bleiben! Egal, wie gut man vorbereitet ist, irgendwas kommt immer anders als geplant. Wenn man das akzeptiert und ruhig reagiert, wird’s am Ende meist trotzdem – oder gerade deswegen – richtig gut.

Gab es einen Moment, der euch besonders berührt oder stolz gemacht hat?

Johanna: Besonders berührend war das viele positive Feedback, das wir während und nach der Feier erhalten haben. 

Selina: Ja, das hat gezeigt, dass sich der Einsatz und die viele Detailarbeit wirklich gelohnt haben.

Zum Schluss: Wenn ihr das Event in drei Worten beschreiben müsstet – welche wären das?

Johanna & Selina: Stimmungsvoll. Inspirierend. Verbindend.