Do’s und Don’ts einer Geschäftsmail

Mit Bedacht zur seriösen E-Mail

Ein E-Mail im Geschäfts- und Businessbereich beinhaltet wenige Schwerpunkte, die Sie nicht außer Acht lassen sollten:

1. Betreff
2. Begrüßung & Anrede
3. Einleitung bzw. konkrete Information
4. Kurzer Inhalt mit Formatierung
5. Grußformel

6. Signatur

    

Der Betreff:

• Auf keinen Fall sollte die Betreffzeile leer bleiben.
• Wählen Sie den Betreff so kurz und aussagekräftig wie nur möglich.
• Der Betreff soll keine Kritik, Aufforderung, Ausrede oder Entschuldigung beinhalten.
• Diese Worte entscheiden, wie rasch ein:e Empfänger:in öffnet bzw. Ihre E-Mail bearbeitet.
• Akkurate Stichwörter können später bei der Suche einer abgelegten E-Mail hilfreich sein.
• Vermeiden bzw. löschen Sie zu lange Präfix-Ketten (Re:AW/ Re(2)/ AW,AW).
• Bei Antwortmails ändern Sie gegebenfalls den Betreff, und passen Sie diesen dem Inhalt an.

• Vermeiden Sie Abkürzungen, komplizierte Fachwörter oder Ticketnummern.

   

Begrüßung & Anrede:

• Kennen Sie Ihre:n Empfänger:in nicht persönlich, liegen Sie mit „Sehr geehrte(r) Herr/Frau“ niemals falsch.
• Formulieren Sie die Anrede lieber zu formell als zu wenig.
• Wissen Sie nur den Nachnamen, dann schanzen Sie keinem das falsche Geschlecht zu, das könnte ins Auge gehen.
• Entweder recherchieren Sie im Internet oder Sie wählen das monotone „Sehr geehrte Damen und Herren“.
• Richtet sich Ihr Anliegen an keine spezielle Person, sondern Firma oder Abteilung, sind Sie mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ immer auf der sicheren Seite.
• Kennen Sie Ihren Gegenüber schon besser, können Sie die Anrede beruhigt lockerer angehen.
  • „Lieber Herr …“
  • „Guten Morgen Herr …“
  • „Guten Tag Herr …“
• Ein lockeres „Hallo …“ ist eigentlich nur unter Kolleg:innen akzeptabel oder wenn Ihnen Ihr:e Empfänger:in bereits das DU angeboten hat.
• Liegt ein akademischer Grad vor, muss dieser nicht zwingend angeführt werden.
• Ein wissenschaftlicher Grad wie Doktor oder Professor allerdings sollte in die Begrüßung miteinbezogen werden
  • „Sehr geehrter Herr Dr. Müller“
  • „Sehr geehrte Frau Professorin Müller“

• Als Satzzeichen verwenden Sie entweder das Komma und schreiben nach einer Leerzeile klein weiter oder Sie setzen das Ausrufezeichen und fangen – ebenfalls nach einer Leerzeile – den Satz großgeschrieben an.

   

Einleitung bzw. konkrete Kurzinformation

• Damit der:die Leser:in den Inhalt richtig einordnen kann, beginnen Sie mit einem kurzen Einleitungssatz.
• Ist es der erste Kontakt zu einem:einer Empfänger:in, empfiehlt sich eine kurze Vorstellung.
• Schreiben Sie respektvoll, mit diesen Worten macht sich Ihr:e Empfänger:in das erste Bild von Ihnen.

• Vermeiden Sie Wiederholungen, die der:die Kund:in schon kennt.

   

Inhalt:

• Verzetteln Sie sich beim Inhalt ihrer Nachricht nicht, kommen Sie mit wenig Text schnell zum Punkt.
• Bei langen Texten verliert der:die Empfänger:in das Interesse und wichtige Informationen können untergehen.
• Schreiben Sie einfach und vermeiden Sie komplizierte Wörter.
• Sparen Sie nicht mit Formatierung, integrieren Sie Aufzählungen, Absätze und Fettmarkierungen.
• Vermeiden Sie Wörter wie „müssen“, „dürfen“, „sollen“, diese stechen negativ ins Auge.

• Übermitteln Sie auch schlechte Nachrichten oder Kritik immer positiv.

   

Schluss:

• Erhoffen Sie sich eine Antwort, können Sie am Ende des Inhalts eine nett formulierte Aufforderung anhängen.
  • „Ich bin gespannt auf Ihr Feedback …!“
  • „Senden Sie mir die Info bitte bis spätestens …!“
• Bei komplexen Anliegen können Sie Kontaktdaten für einen Rückruf anbieten.
  • „Haben Sie Fragen, können Sie mich gerne unter … kontaktieren.“
• Lust auf was Neues, dann kombinieren Sie den Schlusssatz gleich mit der Grußformel.

  • „Herr Müller, ich freu mich auf Ihr Feedback und wünsche Ihnen beste Grüße nach Wien.“

     

Grußformel:

• Eine Grußformel ist eine Form der Wertschätzung und sollte immer integriert sein.
• Varianten wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit besten Grüßen“ können Sie natürlich immer wählen.
• Abwechslung und einen persönlichen Touch bringen Sie allerdings rein, wenn Sie Ihre Grußformel der Tageszeit anpassen.
  • „Einen guten Start in die Woche“
  • „Einen erfolgreichen Tag“
  • „Einen schönen Feierabend“
  • „Herzliche Grüße aus dem Oberösterreich“
  • „Sonnige Grüße nach Wien“

• Abgekürzte Grußformeln wie “ Mfg“ oder „Lg“ sollten nur unter Kolleg:innen verwendet werden und sind im E-Mail-Verkehr mit Kund:innen ein No-Go.

   

Signatur:

• Mit einer Signatur am Ende können Sie Ihre:m Empfänger:in Informationen und Kontaktdaten übermitteln.
• Neben dem vollständigen Namen inkl. Titel und Berufsbezeichnung kann eine Signatur zudem noch enthalten:
  • Adresse
  • Rufnummer und E-Mail Adresse
  • Firmenlogo
  • Website

  • Social-Media-Kanäle

     

Wichtige Tipps vorm Versenden:

Seien Sie vorsichtig mit der Verwendung von Smileys, enthält eine Antwortmail Ihres:Ihrer Kund.in schon das ein oder andere Smiley, können Sie ohne Bedenken einmal eines zur Auflockerung einbringen.

Lassen Sie außerdem vor dem Absenden Ihrer E-Mail nochmals die Rechtschreibprüfung über Ihren Inhalt laufen, Schreibfehler kommen beim Gegenüber nie gut an.