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Installation & Konfiguration (CRM 2011)
Mit diesem Installations- und Konfigurationsleitfaden kommen Sie ganz einfach Schritt für Schritt zu Ihrer Verbindung von professionellem E-Mail Marketing und Ihrem Microsoft Dynamics CRM 2011 System.
Ihre Fragen – unsere Antworten
Worauf muss ich vor der Installation achten?
Welche Schritte sind für die Installation notwendig?
mailworx Konfiguration – Teil 1
mailworx Konfiguration – Teil 2
Wie können Feldzuordnungen hinzugefügt werden?
Wo erhalte ich eine Übersicht meiner Feldzuordnungen?
Welche Tests können im Vorfeld durchgeführt werden?
Wie können Zielgruppen & Empfänger nach CRM synchronisiert werden?
Worauf muss ich vor der Installation achten?
Damit Sie den mailworx CRM Online Connector in Ihrem Microsoft Dynamics CRM 2011 System integrieren können, benötigen Sie vorab die notwendige Freigabe in mailworx und einen Aktivierungsschlüssel.
Wenn die mailworx Freigabe noch nicht erfolgt ist und Sie den Aktivierungsschlüssel noch nicht erhalten haben, kontaktieren Sie uns einfach.
Sobald Ihre Freigabe in mailworx eingerichtet ist und Sie Ihren persönlichen Zugangsschlüssel erhalten haben, kann’s los gehen! Bitte führen Sie alle Schritte der Installation exakt nach Anleitung durch, um auf Anhieb die volle Funktionalität des mailworx CRM Online Connectors einwandfrei nutzen zu können.
Welche Schritte sind für die Installation notwendig?
Damit Sie mit der Einrichtung beginnen können, müssen Sie in Ihrem CRM System Administratorrechte besitzen.
Laden Sie sich im ersten Schritt die verwaltete Lösung (Zip-Datei) aus dem Mailing, das Sie bereits erhalten haben, herunter.
Unter „Einstellungen – Lösungen – Importieren“ integrieren Sie im CRM System die verwaltete Lösung. Sollten Sie eine On-Premise Lösung aus dem Mailing heruntergeladen haben, dann verwenden Sie zum Import bitte einen Benutzer, der Bereitstellungsadministrator ist.
Wählen Sie hier nun die heruntergeladene Zip-Datei aus und klicken Sie auf „Weiter„:
Setzen Sie im nächsten Schritt den Importvorgang wiederum mit „Weiter“ fort:
Wichtig: Deaktivieren Sie nun die Option „Aktionen nach dem Import“, da die entsprechenden SDK Nachrichten erst nach der Fertigstellung der Konfiguration aktiviert werden können. Klicken Sie dann wieder auf „Weiter“ (Der Importvorgang kann einige Minuten in Anspruch nehmen):
Im Anschluss erhalten Sie eine Zusammenfassung des Import-Vorgangs. Der mailworx CRM Online Connector ist in den Sprachen Deutsch & Englisch verfügbar – sollten Sie eine Meldung für Übersetzungen erhalten, wird eine dieser beiden Sprachen auf Ihrem CRM System nicht unterstützt. Ignorieren Sie diese Meldung und klicken Sie auf „Schließen“:
Nach dem erfolgreichen Import befindet sich nun in der Übersicht der Lösungen in Ihrem CRM System der neue Eintrag „mailworxCRMConnector“:
Bevor Sie nun die weitere Konfiguration in Ihrem CRM System vornehmen können, müssen Sie in mailworx einige Basiseinstellungen machen.
mailworx Konfiguration – Teil 1
In diesem Schritt erstellen Sie Ihre Organisationseinstellungen in mailworx. Rufen Sie dafür im Modul „Administration – Integrationen – CRM Online konfigurieren“ auf.
Wenn Sie in mailworx Zugriff auf mehrere Mandanten haben, können Sie die folgenden Einstellungen auch gleich bei mehreren Mandanten anwenden (haken Sie die gewünschten Mandaten einfach am Beginn der Konfiguration in mailworx an).
WICHTIG: Beachten Sie jeweils die Hilfestellungen, die Ihnen mailworx zu den einzelnen Feldern gibt! Bitte beachten Sie auch, dass die angegebene URL zum CRM System bei gewissen Installationsvarianten auch außerhalb Ihres Firmennetzwerkes erreichbar ist. Bitte achten Sie darauf, dass Sie bei der Angabe der URL zum CRM System auch den Organisationsnamen angeben. Dieser kann entweder als Subdomain (Bsp.: https://<Organisationsname>.crm4.dynamics.com) oder am Ende der URL (Bsp.: http://crm/<Organisationsname>) angegeben werden.
Füllen Sie jetzt die entsprechenden Felder aus und speichern Sie Ihre Einstellungen:
Im Bereich „Aktivitäten“ können Sie grundsätzlich die Default-Einstellungen beibehalten – außer Sie möchten spezielle Änderungen vornehmen. Für den Bereich „Empfängerdaten synchronisieren“ finden Sie die detaillierten Informationen später in der Anleitung. Auch hier reicht es vorerst, wenn die Default-Einstellungen beibehalten werden. Worauf Sie hier jedoch unbedingt achten sollten, ist die Entscheidung, ob die Reaktionen (Klick- & Öffnungsraten) ABSOLUT oder RELATIV in Ihr CRM System übertragen werden sollen (siehe im Folgenden den 2. Screenshot):
Nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen und Ihre Dateneingabe gespeichert haben (roter Button „Speichern“), wird nun der Button „mailworx vorbereiten“ und der Tab „Unternehmenseinheiten“ aktiv:
Klicken Sie im Anschluss auf den Button „mailworx vorbereiten“, um im nächsten Schritt die weitere Konfiguration in Ihrem CRM System vorzunehmen.
CRM Konfiguration
In diesem Schritt nehmen Sie nun weitere Konfigurationen in Ihrem CRM System vor. Damit Sie die folgende Konfiguration vornehmen können, ist es nötig, die mailworx Einstellungen Ihres CRM Systems anzuzeigen. Wählen Sie dazu in den „Einstellungen – Anpassungen – System anpassen“ in der Liste der Entitäten die mailworx Einstellungen aus. Auf der rechten Seite finden Sie die „Bereiche, in denen diese Entität angezeigt wird„. Setzen Sie hier die Option „Einstellungen“ aktiv, speichern Sie die Entität und veröffentlichen Sie diese Änderung:
Nach einem Neustart des Browsers sehen Sie unter „Einstellungen – Erweiterungen – mailworx Einstellungen“ nun die mailworx Einstellungen.
Geben Sie nun folgende mailworx Webservice URL (https://crm.mailworx.info) und mailworx CRM Webservice URL (https://sys.mailworx.info/Services/IntegrationServiceAgent.svc) wie auf dem nachstehenden Screenshot ersichtlich, ein.
Der „mailworx Benutzer“ ist jener, mit dem die „mailworx Konfiguration – Teil 1“ oben erstellt wurde. Dieser besitzt spezielle Berechtigungen, die zum Übertragen der Daten vom CRM System nach mailworx benötigt werden.
Geben Sie im Anschluss noch das mailworx Passwort des zugehörigen Benutzers ein und den Aktivierungsschlüssel, den Sie erhalten haben.
Nachdem Sie die obigen Einstellungen gespeichert haben, erscheinen im Ribbon zwei neue Schaltflächen: „mailworx Integration prüfen“ und „manuelle Synchronisation„.
Klicken Sie auf „mailworx Integration prüfen“ – diese Prüfung dauert ca. eine Minute und muss erfolgreich erledigt werden:
Nach erfolgreicher Prüfung klicken Sie auf „manuelle Synchronisation“ – dabei werden die CRM Attribute nach mailworx synchronisiert:
Danach erhalten Sie eine weitere Erfolgsmeldung:
Jetzt können Sie mit dem nächsten Schritt „mailworx Konfiguration – Teil 2″ fortfahren.
mailworx Konfiguration – Teil 2
Im Folgenden konfigurieren Sie in mailworx die Unternehmenseinheiten und Feldzuordnungen. Gehen Sie dafür in mailworx in den Bereich „Administration – Integrationen„:
Legen Sie zuerst im Reiter „Unternehmenseinheiten“ eine Unternehmenseinheit an. Geben Sie den Namen einer Unternehmenseinheit (Achtung: Groß- und Kleinschreibung beachten) aus Ihrem CRM System an und bestimmen Sie, wer als Besitzer der generierten Reaktionen (Klicks, Öffnungen) in Ihrem CRM System eingetragen wird. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“ (erst dann werden auch die Feldzuordnungen aktiviert):
Nachdem Sie gespeichert haben, sind nun die Buttons aktiv und Sie können die Feldzuordnungen konfigurieren:
Wie können Feldzuordnungen hinzugefügt werden?
Im Drop-Down „CRM Feld“ stehen Ihnen die Attribute aus Ihrem CRM System zur Verfügung (diese wurden durch die manuelle Synchronisation im Schritt „CRM Konfiguration“ übertragen). Sie können hier einfache Felder (folgender Screenshot) oder auch verknüpfte Entitäten (2. Screenshot) mappen:
Hinweis: Das Übertragen der Daten für verknüpfte Entitäten funktioniert nur von Ihrem CRM System nach mailworx, nicht jedoch umgekehrt.
Weiters können Sie auch Einfachauswahlfelder mappen, wie in folgendem Screenshot ersichtlich ist:
Hinweis: Das Mapping von Mehrfachauswahlfeldern wird aktuell nicht unterstützt.
Wo erhalte ich eine Übersicht meiner Feldzuordnungen?
Alle mailworx Empfängerfelder, die hier verwendet werden, werden mit den Daten aus Ihrem CRM laufend aktualisiert. Die Daten aller Empfängerfelder, die NICHT gemappt wurden, kommen weiterhin aus mailworx:
Hinweis: Führen Sie unbedingt ein Sprach-Mapping durch! Sonst werden alle Kontakte/Firmen/Leads mit der Standardsprache des mailworx Mandanten (meistens Deutsch) nach mailworx übertragen.
Alle Konfigurationen sind somit abgeschlossen- jetzt kann getestet werden!
Welche Tests können im Vorfeld durchgeführt werden?
Plugins aktivieren
Bevor Sie die ersten Tests in Ihrem CRM System durchführen können, müssen Sie noch die Plugins aktivieren. Unter „Einstellungen – Anpassungen – System anpassen – SDK Nachrichtenverarbeitung“ selektieren Sie nun folgende Plugins von „Eworx.Mailworx“ und aktivieren Sie:
Rollen zuweisen
Mit dem mailworx CRM Online Connector erhalten Sie zwei neue Sicherheitsrollen: „mailworx User“ und „mailworx Administrator„. Weisen Sie die Rolle „mailworx User“ allen Benutzern zu, damit diese die volle Funktionalität des mailworx CRM Online Connectors nutzen können. Die Rolle „mailworx Administrator“ sollte allen CRM Administratoren zugewiesen werden.
Marketingliste synchronisieren
Um Entitäten nach mailworx zu synchronisieren, fügen Sie diese zu einer Marketingliste hinzu und synchronisieren diese mit mailworx, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken. Ist die Liste noch nicht mit mailworx synchronisiert, haben Sie hier die Möglichkeit, dies zu ändern.
Bestätigen Sie die Abfrage mit „ja“ und Ihre Entitäten werden übertragen.
Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, wenn die Synchronisation bestätigt wurde:
Hinweis: Qualifizierte Leads werden von der Synchronisation ausgenommen, um die Erstellung von Duplikaten in mailworx, die in späterer Folge wieder zusammengeführt werden müssen, zu verhindern.
Kampagnenaktivitäten verteilen
Verteilen Sie Ihre Kampagnenaktivitäten wie gewohnt, nutzen Sie dazu den Kanal „mailworx Kampagne“. Danach geben Sie die erforderlichen Angaben an:
Aufgrund Ihrer Eingaben werden in mailworx eine Kampagne und eine Zielgruppe erstellt. Erstellen Sie jetzt in mailworx Ihren Newsletter und senden Sie ihn aus.
Je nach Konfiguration in mailworx dauert es einige Zeit, bis die Reaktionen (Klicks, Öffnungen, Rückläufer) ins CRM System zurück synchronisiert werden.
Reaktionen übertragen
Sobald das geschehen ist, sehen Sie in der Kampagne als auch bei der entsprechenden Entität die zugehörigen Reaktionen.
Wie können Zielgruppen & Empfänger nach CRM synchronisiert werden?
Zielgruppe von mailworx nach CRM synchronisieren
Damit die Synchronisation von mailworx nach CRM funktioniert, werden folgende Standard-Einstellungen in der CRM Online Konfiguration vorgenommen:
Um eine Zielgruppe von mailworx nach CRM zu synchronisieren, wird für die entsprechende Gruppe in mailworx eine CRM-Synchronisations-Einstellung erstellt.
Hinweis: Damit die Synchronisation funktioniert, muss der künftige Besitzer der Kontakte/Firmen/Leads in jenem Format angegeben werden, mit dem sich dieser ansonsten im CRM System anmeldet.
Im Falle von CRM Online Systemen ist das meist eine E-Mail Adresse (z.B. benutzername@organisation.onmicrosoft.com), im Falle von CRM On-Premise Systemen ist das meist ein Domänenbenutzer, bei dem in mailworx auch die Domäne mitangegeben werden muss (z.B. DOMÄNE\benutzername).
Im CRM System werden dadurch Marketinglisten erstellt, die folgenden Namen haben: „Name der mailworx-Zielgruppe – Typ der mailworx-Empfänger dieser Gruppe“.
Eine Zielgruppe in mailworx verweist auf maximal drei Marketinglisten im CRM (jeweils eine Marketingliste pro Typ). Eine Zielgruppe in mailworx kann Empfänger mit verschiedenen CRM Typen enthalten. Daher wird für jeden Typ eine eigene Marketingliste – mit dem jeweiligen Typen als Namenskennung – erstellt.
Beispiel:
- mailworx Zielgruppe – contact
- mailworx Zielgruppe – lead
- mailworx Zielgruppe – account
Die erstellte Marketingliste wird nach mailworx zurück synchronisiert, sofern die bidirektionale Synchronisation (automatische Verknüpfung von Marketinglisten & Zielgruppen) in der CRM Online Konfiguration in mailworx aktiviert ist, was standardmäßig der Fall ist.
Empänger von mailworx nach CRM synchronisieren
Um einen Empfänger nach CRM zu synchronisieren, muss dieser in eine zu synchronisierende Zielgruppe hinzugefügt werden (siehe Zielgruppe von mailworx nach CRM synchronisieren).
Je nachdem was in der Konfiguration festgelegt ist, werden neue Kontakte, Firmen oder Leads im CRM angelegt und/oder bestehende Kontakte, Firmen oder Leads verknüpft und aktualisiert. Ob ein Abonnent im CRM bereits besteht, wird anhand der E-Mail Adresse geprüft. Existieren mehrere Kontakte, Firmen oder Leads mit der E-Mail Adresse des Empfängers, so wird der am besten übereinstimmende Datensatz gesucht und mit dem Abonnenten verknüpft. Dies erfolgt in folgender Reihenfolge:
- Kontakt
- Firma
- Lead
Ist der beste übereinstimmende Datensatz deaktiviert, wird dieser durch den mailworx CRM Online Connector wieder reaktiviert, sofern die Option „Reaktivierung der Datensätze im CRM durchführen“ in der CRM Online Konfiguration in mailworx aktiv ist.
Ausnahme: Qualifizierte Leads werden von der Synchronisierung nach mailworx generell ausgenommen, um die Erstellung von Duplikaten zu verhindern. Qualifizierte Leads werden weiters niemals reaktiviert, sollte ein bestehender mailworx Empfängr durch dessen Übertragung ins CRM mit dem qualifizierten Lead verknüpft werden, egal wie die Option „Reaktivierung der Datensätze im CRM durchführen“ konfiguiert ist.
Hinweis für Duplikate in mailworx: Werden aus mailworx zwei Abonnenten mit der gleichen Mailadresse (welche sich in der gleichen Zielgruppe befinden) nach CRM synchronisiert, so wird im CRM nur ein einziger Datensatz angelegt, sofern noch keiner mit dieser E-Mail Adresse vorhanden ist. Ob dieser neue Datensatz nun ein Kontakt, eine Firma oder ein Lead wird, wurde in den CRM-Synchronisations-Einstellungen der Zielgruppe festgelegt. Die beiden Empfänger in mailworx werden durch diesen Synchronisationsprozess zu einem einzigen Abonnenten zusammengeführt. Dadurch werden Duplikate in mailworx bereinigt.
Dieser mailworx Empfänger wird der entsprechenden Marketingliste in CRM zugeordnet:
Es wird der Kontakt wieder nach mailworx synchronisiert, sofern die bidirektionale Synchronisation in der CRM Online Konfiguration in mailworx aktiviert ist, was standardmäißig der Fall ist. Grundsätzlich werden die Daten der Abonnenten mit den Daten der Entitäten im CRM nach dem letzten Änderungsdatum abgeglichen.