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Eventmanagement Tool für eine effiziente Umsetzung

Erfolgreiche Kommunikation – vor & nach dem Event

Mit dem vollintegrierten Eventmanagement Add-On unseres Newsletter Systems lassen sich sämtliche Kommunikationsmaßnahmen vor und nach Ihrem Event vorausplanen und den Anmelde- und Gästelistenprozess weitgehend automatisieren.

Erfahren Sie in diesem Whitepaper Schritt für Schritt, wie Sie das mailworx Eventmanagement Tool einsetzen.

Ihre Fragen – unsere Antworten

Was muss ich bei der Eventerstellung beachten?

Wie erstelle ich ein Anmeldeformular?

Was muss ich beim Empfängerabgleich beachten?

Welche Möglichkeiten habe ich beim Anmeldeprozess?

Kann ich eine Warteliste integrieren?

Wie kann ich den Anmeldeschluss festlegen?

Wie kann ich eine Absage vermerken?

Welche Eventlinks kann ich in die Kampagnen einbauen?

Welche Informationen erhalten die Empfänger/Gäste?

Wie kann ich Kampagnenaktivitäten vorausplanen?

Wie kann ich den Anmeldestand der Gästeliste abfragen/einsehen?

Kann ich manuell Änderungen in der Gästeliste vornehmen?

Wie kann ich Namenskärtchen für das Event erstellen?

Was muss ich bei der Eventerstellung beachten?

Ist das Event Management Modul für Sie freigeschaltet, können Sie im Hauptmenü des Newsletter Systems unter „Events“ zu Ihrer Event Übersicht wechseln. Klicken Sie auf den Button „Neues Event erstellen“ und pflegen Sie sämtliche Eckdaten – Name, Datum, Veranstaltungsort – zu Ihrem Event ein.

Darunter geben Sie Ihren Text für den Kalendertermin ein. Die angegebenen Informationen werden automatisch für den Linktyp „Eventtermin“ hinterlegt. Diesen können Sie bei Ihrer E-Mail Kampagne im Fenster „Link hinzufügen“ einbauen (siehe unten).

Sie möchten interne Notizen festhalten, welche die Organisation des Events oder ein Fazit zur Veranstaltung beinhalten? Das Feld „Beschreibung“ steht Ihnen dafür zur Verfügung. Wählen Sie auch die Sprache Ihrer Veranstaltung aus. Hier ist auch eine Mehrfachauswahl möglich, damit Sie einem Event Kampagnen unterschiedlicher Sprache zuordnen können. Im Fall von mehrsprachigen Veranstaltungen empfiehlt sich, ein internationales Anmeldeformular in Englisch zu erstellen.

Im Feld Benachrichtigungsadresse können Sie eine E-Mail-Adresse definieren, die informiert wird, sollten beim Versand der eingeplanten Kampagnen Fehler auftreten (z.B. Überschreitung des Versandlimits).

Eventinformationen

Wie erstelle ich ein Anmeldeformular?

Unter „Kampagnen / Formulare“ erstellen Sie mit geringem Aufwand Ihr Anmeldeformular. Zusätzlich zu den Empfängerfeldern stehen Ihnen eigenständige Formularfelder zur Verfügung, welche nicht bei den Abonnentendaten gespeichert werden, sondern für besseren Überblick nur beim Formular.

Verwenden Sie Empfängerfelder für Daten, die bereits im Newsletter System enthalten sind (z.B. Name und E-Mail Adresse) bzw. die Sie für die weitere Verwendung erheben wollen (z.B. Wohnort).

Für Informationen, welche Sie nur für das Event erheben möchten (z.B. Auswahl der Vorträge, Menüwahl etc.), legen Sie ein Formularfeld an.

Formularfelder Event Management

Bei „Kampagne beim Absenden des Formulars“ wählen Sie jene ereignisabhängige Kampagne aus, die Sie als Bestätigungsmail für die Anmeldung versenden möchten.

Anmeldebestätigung Event Management

Was muss ich beim Empfängerabgleich beachten?

Beim Abgleich der Abonnentendaten ist für Veranstaltungen die Option Empfänger aktualisieren zu verwenden. Ansonsten wären auch Mehrfach-Anmeldungen einer Person möglich und der Anmeldestand würde verfälscht.

Empfängerabgleich Event Management

In der Registerkarte „Aktion“ können Sie einstellen, wer Benachrichtigungen erhalten soll, wenn neue Anmeldungen eintreffen. Falls das Kontingent voll ist und Sie die Wartelistenfunktion (siehe unten) aktiviert haben, beinhaltet die Benachrichtigung den Hinweis auf die Warteliste.

Welche Möglichkeiten habe ich beim Anmeldeprozess? 

Gästelisten & Wartelistenmanagement – Anmeldeprozess mit Optionen

Wechseln Sie nun wieder zu Ihrer Veranstaltung. Im Register „Anmeldung“ können Sie sämtliche Einstellungen für den Anmeldeprozess vornehmen. Wählen Sie zunächst das eben erstellte Anmeldeformular aus.

  • Teilnehmerzahl einschränken
    Ihr Platzkontingent ist begrenzt? Definieren Sie die maximal zulässige Teilnehmerzahl inkl. der Begleitpersonen.
  • Warteliste verwenden
    Anschließend können Sie entscheiden, ob Teilnehmer, für die im Moment kein Platz frei ist, eine Absage erhalten oder auf die Warteliste kommen.
    • Keine Warteliste – Legen Sie den Text fest, der bei ausgebuchter Veranstaltung anstatt des Anmeldeformulars angezeigt wird.
    • Warteliste – Mit ereignisabhängigen Kampagnen automatisieren Sie den Prozess und halten Ihren Interessenten ganz unkompliziert über seinen aktuellen Status auf dem Laufenden. (Aufnahme in Warteliste, Übernahme in Anmeldung, Absage)
Event Management Anmelde-Wartenlistenprozess
  • Begleitpersonen zulassen
    Ihre Gäste dürfen mit Begleitung kommen? Sie bestimmen, wie viele Begleitpersonen eine Person mitbringen darf. Die Informationen zu den Begleitpersonen werden separat abgefragt, das heißt, Sie können auch nur den Namen der Begleitperson erheben, wenn das für Ihre Veranstaltung ausreichend ist.
  • Anmeldeschluss festlegen
    Definieren Sie auf Wunsch vorab einen Anmeldeschluss oder schließen Sie damit die Anmeldung, wenn die Veranstaltung bereits ausgebucht ist.
Begleitpersonen-Anmeldeoptionen

Absage vermerken
Vor allem, wenn die Plätze für Ihr Event begrenzt und begehrt sind, ist es sinnvoll, Angemeldeten die Möglichkeit zu geben, sich von der Veranstaltung abzumelden, wenn sie doch verhindert sind. Dadurch werden Plätze für Gäste auf der Warteliste frei.

  1. Im ersten Bereich können Sie den Text definieren, der angezeigt wird, wenn Angemeldete auf den Absage-Link in einer Kampagne klicken. Diese Angabe ist optional, da Sie diesen Linktyp nicht unbedingt einsetzen müssen.

    Sie können hier außerdem weitere Informationen abfragen. Zum Beispiel einen Absagegrund oder ob die Unterlagen zum Event trotzdem zugesendet werden sollen.

  2. Das zweite Textfeld ist ein Pflichtfeld. Hier definieren Sie den Bestätigungstext nach einer Absage von der Veranstaltung. Die Angabe des Textes ist notwendig. Ist nämlich ein Empfänger bereits für das Event angemeldet, erhält er bei erneutem Klick auf den Anmeldelink die Information, dass er bereits angemeldet ist, sowie die Option, sich von der Veranstaltung abzumelden.
Eventabsage vermerken

Wie kann ich Kampagnenaktivitäten vorausplanen?

Die Timeline Ansicht im mailworx Eventmanagement Modul bietet auf den ersten Blick einen tollen Überblick. Alle Kommunikationsmaßnahmen zum Event können damit nachvollzogen werden. Und auch auf den zweiten Blick lassen sich viele praktische Funktionen entdecken.

Einer der größten Vorteile des mailworx Eventmanagement Tools ist die Möglichkeit, Kampagnen vorauszuplanen. Navigieren Sie dazu einfach zwischen den verschiedenen Punkten auf der Timeline indem Sie sie anklicken.

Sie können jedem Kommunikationsschritt mehrere Kampagnen zuordnen und diese sofort über das Newsletter System versenden, später versenden oder nur verknüpfen. Dabei können nicht nur Zielgruppen als Empfänger eingesetzt werden, sondern auch Gruppen, die automatisch zum geplanten Versanddatum aufgrund des aktuellen Anmeldestatus erstellt werden.

Einladung
• Eventgruppe „Eingeladene Empfänger ohne Reaktion“

Reminder
• Eventgruppe „Anmeldungen“

Follow Up
• Eventgruppe „Anmeldungen“
• Eventgruppe „Eingeladene Empfänger“
• Eventgruppe „Teilnehmer“ – (tatsächlich anwesend)

Kampagnenaktivitäten vorausplanen

Wie kann ich den Anmeldestand der Gästeliste abfragen/einsehen?

Wenn Sie alle Planungsmaßnahmen durchgeführt haben, ändern Sie den Status der Kampagne im Registerblatt „Eventinformationen“ auf „In Durchführung“. Danach wird der Tab „Gästeliste“ aktiv.

Darin finden Sie den Status der eingeladenen Abonnenten in übersichtlichen Listen, die Sie exportieren oder in statische Zielgruppen überführen können.

Wenn Personen ausfallen, können Sie Empfänger von der Warteliste in die Anmeldeliste übernehmen. Wenn keine Plätze mehr frei werden, übernehmen Sie die Abonnenten der Warteliste in die Absagen-Liste.

Manuelle Änderung der Gästeliste oder Anmeldedaten

Sie können jederzeit Änderungen an den Anmeldedaten vornehmen, Begleitpersonen ergänzen oder Empfänger manuell zur Gästeliste hinzufügen. Beachten Sie jedoch, dass Änderungen der Anmeldedaten sich dann auf die Abonnentendaten auswirken, wenn zur Erfassung Empfängerfelder verwendet wurden.

Hinweis: Wenn Sie Anmeldedaten ändern, erhält der Abonnent automatisiert die Anmeldebestätigung zugesendet, die Sie als Bestätigungsmail beim Anmeldeformular ausgewählt haben.

Live Auswertung Anmeldestand

 

 

 

 

Wie kann ich Namenskärtchen für das Event erstellen?

Im Reiter Gästeliste können Sie nun in wenigen Schritten Namenskärtchen für Ihre Gäste erstellen und drucken. Nachdem Sie die Option „Namenskärtchen“ wählen, erscheint ein weiteres Feld, wo Sie in einer Personenauswahl selber bestimmen welche Namensschilder Sie möchten. Als Auswahl stehen Ihnen die angemeldeten Personen, die auf der Warteliste stehen oder auch jene, die keine Reaktion gezeigt haben, zur Verfügung. Weiters haben Sie die Möglichkeit, die Größe der Namenskärtchen in Höhe und Breite beliebig zu verändern. Auch die Anzahl an leeren Reservekärtchen, wo Sie den Namen erst später manuell einfügen, können Sie eingeben. Das Layout der Kärtchen (Farbe, Logo,…) wird durch das konfigurierte Standardlayout bestimmt.

 

 

Namenskärtchen erstellen
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