22. Oktober 2022

· Whitepaper

events – Effiziente Abwicklung von Veranstaltungen

Inhaltsverzeichnis

xx Kapitel

Erfolgreiche Kommunikation – vor & nach dem Event

Mit der vollintegrierten Eventmanagement Funktion unserer eworx Marketing Suite lassen sich sämtliche Kommunikationsmaßnahmen vor und nach Ihrem Event vorausplanen. Ebenfalls wird es Ihnen damit ermöglicht, den Anmelde- und Gästelistenprozess weitgehend zu automatisieren.

Erfahren Sie in diesem Whitepaper Schritt für Schritt, wie Sie in der eworx Marketing Suite das Produkt events einsetzen.

 

Was muss ich bei der Erstellung von Events beachten?

Wenn die Events für Sie freigeschaltet sind, können Sie im Hauptmenü der eworx Marketing Suite unter „events“ zu Ihrer Event Übersicht wechseln. Klicken Sie auf den Button „Neu“. Anschließend könnten Sie ein „Neues Event erstellen“, ein „Event mit Assistent erstellen“ oder ein „Event aus bestehendem Event erstellen“.

Wie Sie Events mit dem Eventassistenten, der Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führt, erstellen können, finden Sie hier zusammengefasst in einem Whitepaper.

Wenn Sie ein neues Event erstellen, müssen Sie zuerst die Infos für Ihr Event eingeben. Im Feld „Benachrichtigungsadresse“ können Sie eine E-Mail-Adresse definieren, die informiert wird, sollten beim Versand der eingeplanten Kampagnen Fehler auftreten (z.B. Überschreitung des Versandlimits, leere Eventgruppe).

Das Feld „Beschreibung“ steht Ihnen für interne Notizen zur Verfügung.

Ebenfalls muss ein „Kalendertermin-Text“ festgelegt werden. Die angegebenen Informationen werden automatisch für den Linktyp „Eventtermin“ hinterlegt. Diesen können Sie bei Ihrer E-Mail Kampagne im Fenster „Link hinzufügen“ einbauen (siehe unten).

Wählen Sie auch die „verwendete Sprache im Event“ aus. Es ist auch eine Mehrfachauswahl möglich, damit Sie einem Event verschiedene Kampagnen mit unterschiedlicher Sprache zuordnen können. Im Fall von mehrsprachigen Veranstaltungen empfiehlt sich, ein internationales Anmeldeformular in Englisch zu erstellen. Diese Einstellung können Sie auch später noch bearbeiten, wenn Sie bei den Eventinformationen auf den „Bearbeiten“-Button klicken.

Einstellungen Event

Sobald das Event erstellt wurde, haben Sie im Event-Dashboard eine Übersicht über Ihr Event. Dabei werden ganz oben die Infos Ihres Events angezeigt. Ebenfalls befindet sich in der Übersicht jeweils eine Kachel für das „Eventformular“, die „Kampagnenaktivitäten“, die beim Event eingeplant wurden, ein übersichtliches Kreis-Diagramm der „Gästeliste“, den Kalendereintrag, wobei der Kalendertermin-Text ersichtlich ist und eine Microsoft-Teams Besprechung generiert werden kann, sowie den „Check-In“ mit QR-Code.

Auf die einzelnen Punkte werden wir später noch im Detail eingehen.

Wie erstelle ich ein Eventformular?

Am Event-Dashboard haben Sie die Möglichkeit, für Ihr Event ein bestehendes Formular auszuwählen oder ein neues Eventformular zu erstellen. Bei Erstellung eines neuen Formulars können Sie nun entscheiden, ob ein komplett neues Formular oder eine Kopie eines bereits bestehenden Formulars erstellt werden soll. Nach dem Speichern erscheinen zusätzliche Reiter und Auswahlmöglichkeiten, mit denen Sie das Formular weiter bearbeiten können.

Ebenfalls haben Sie unter „events“ > „Eventformulare“ die Möglichkeit, Ihre Eventformulare zu verwalten und ein neues Eventformular zu erstellen.

Eventformular erstellen

Welche Anpassungen sind im Reiter „Einstellungen“ möglich?

Im ersten Reiter „Einstellungen“ kann der interne Name festgelegt werden. Ebenfalls können Sie im Feld „Beschreibung“ interne Notizen hinterlegen. Wie auch bei den gewöhnlichen eworx Marketing Suite Formularen, haben Sie auch bei den „Eventformularen“ die Möglichkeit, das Formular ab einem bestimmten Zeitpunkt zu sperren. Ab diesem Deaktivierungs-Zeitpunkt erscheint beim Aufrufen des Formulars jener Text, den Sie im vorgesehenen Textfeld bestimmen. Bei „Eventformularen“ haben Sie auch die noch Möglichkeit, nur die Anmeldung und nicht das gesamte Formular zu sperren. Weiters können Sie festlegen, ob Sie nachträgliche Datenänderungen durch den Empfänger verweigern möchten und ob englische Systemtexte zusätzlich angezeigt werden sollen.

Einstellungen im Eventformular

Welche Anpassungen sind im Reiter „Inhalt“ möglich?

Im Reiter „Inhalt“ stehen Ihnen zusätzlich zu den „Empfängerfeldern“ eigenständige „Formularfelder“ zur Verfügung, welche nicht bei den Empfängerdaten gespeichert werden, sondern für besseren Überblick nur beim Formular gespeichert werden und exportiert werden können.

Verwenden Sie „Empfängerfelder“ für Daten, die bereits bei Ihren Empfängern hinterlegt sind (z.B. ‚Nachname‘ und ‚E-Mail‘) bzw. die Sie für die weitere Verwendung erheben wollen (z.B. ‚Firma‘).

Für Informationen, welche Sie nur für das Event erheben möchten (z.B. Auswahl der Vorträge, Menüwahl etc.), legen Sie ein „Formularfeld“ an.

Eine genaue Beschreibung, wie das Formular angepasst werden kann, finden Sie hier.

Inhalt im Eventformular

Welche Anpassungen sind im Reiter „Aktion“ möglich?

In der Registerkarte „Aktion“ können Sie bei „Kampagne beim Absenden des Formulars“ jene ereignisabhängige Kampagne auswählen, die Sie als Bestätigungsmail für die Anmeldung versenden möchten.

Ebenfalls können Sie einstellen, wer eine „Benachrichtigungsmail“ erhalten soll, wenn neue Anmeldungen eintreffen. Falls das Kontingent voll ist und Sie die Wartelistenfunktion (siehe unten) aktiviert haben, beinhaltet die Benachrichtigung den Hinweis auf die Warteliste.

Weitere Informationen, welche Einstellungen im Reiter „Aktion“ des Formulars noch getroffen werden können, finden Sie hier.

Aktion im Eventformular

Welche Anpassungen sind im Reiter „Verwenden“ möglich?

Das Formular können Sie in einem Newsletter verlinken, oder in eine Website einbinden. Im Reiter „Verwenden“ finden Sie verschiedene Möglichkeiten, wie das Formular auf der Website eingebunden werden kann. Eine Anleitung, wie das Formular auf Ihrer Website eingebunden werden kann finden Sie hier.

Wie die Eventanmeldung im Newsletter verlinkt werden kann, finden Sie weiter unten.

Verwenden im Eventformular
Was muss ich beim Empfängerabgleich beachten?

Beim „Datenabgleich“ (zu finden im Reiter „Verwenden“ – am Ende der Seite) ist für Veranstaltungen die Option „Bereits existierenden Empfänger aktualisieren“ zu verwenden, damit die Daten eines Empfängers nicht überschrieben werden, wenn sich eine andere Person als der ursprünglicher Newsletter-Empfänger in einem Newsletter über das Eventformular zum Event anmeldet.

Datenabgleich

Welche Anpassungen sind im Reiter „Anmeldung“ möglich?

Im Register „Anmeldung“ können Sie sämtliche Einstellungen für den Anmeldeprozess vornehmen. Sollte Ihr Platzkontingent begrenzt sein, können Sie die maximal zulässige Teilnehmerzahl inkl. der Begleitpersonen definieren.

Kann ich eine Warteliste integrieren?

Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob Teilnehmer, für die im Moment kein Platz frei ist, eine Absage erhalten oder auf die Warteliste kommen.

Bei Verwendung der Warteliste können Sie den Prozess mit ereignisabhängigen Kampagnen automatisieren und Ihre Interessenten ganz unkompliziert über deren aktuellen Status auf dem Laufenden halten. Dabei werden die Empfänger informiert, wenn diese in die Warteliste aufgenommen werden oder wenn der Gast manuell über die Gästeliste zu den Anmeldungen oder Absagen übernommen wird.

Sollten Sie keine Warteliste wünschen, können Sie einen Text festlegen, der bei ausgebuchter Veranstaltung anstatt des Anmeldeformulars angezeigt wird.

Warteliste
Was muss ich einstellen, wenn mein Gast eine Begleitperson mitbringen möchte?

Bei der Anmeldung können Sie entscheiden, ob Sie Begleitpersonen zulassen möchten und wie viele Begleitpersonen eine Person mitbringen darf. Dafür können Sie eine Beschriftung für ein Formularfeld hinterlegen, um gewünschte Informationen der Begleitpersonen (z.B. Name der Begleitperson) abfragen zu können. Anschließend haben Sie im Reiter „Inhalt“ des Eventformulars unter „Extras“ die Möglichkeit, das erstellte Feld in Ihrem Formular zu integrieren. Dabei können Sie entscheiden, wo das Feld plaziert werden soll.

Begleitpersonen

Welche Anpassungen sind im Reiter „Absage“ möglich?

Vor allem, wenn die Plätze für Ihr Event begrenzt und begehrt sind, ist es sinnvoll, Angemeldeten die Möglichkeit zu geben, sich von der Veranstaltung abzumelden, wenn sie doch verhindert sind. Dadurch werden Plätze für Gäste auf der Warteliste frei.

  1. Im ersten Bereich können Sie den Text definieren, der angezeigt wird, wenn Angemeldete auf den Absage-Link in einer Kampagne klicken. Diese Angabe ist optional, da Sie diesen Linktyp nicht unbedingt einsetzen müssen.
    Sie können hier außerdem weitere Informationen abfragen. Zum Beispiel einen Absagegrund oder ob die Unterlagen zum Event trotzdem zugesendet werden sollen.
    Wie der Absage-Link in Ihrer Kampagne hinterlegt werden kann, erfahren Sie weiter unten.
  2. Das zweite Textfeld ist ein Pflichtfeld. Hier definieren Sie den Bestätigungstext nach einer Absage von der Veranstaltung. Die Angabe des Textes ist notwendig. Ist nämlich ein Empfänger bereits für das Event angemeldet, erhält er bei erneutem Klick auf den Anmeldelink die Information, dass er bereits angemeldet ist und die Option, sich von der Veranstaltung abzumelden.

In der Vorschau können Sie prüfen, wie die der „Text der Absageseite“ bei Ihren Empfängern dargestellt wird. 

Eventabsage vermerken

Handelt es sich bei Ihrer Veranstaltung um ein Online-Event, können Sie beim „Kalendereintrag“ als Veranstaltungs-Ort einen Link, der zu einem Meeting-Tool (Google Meet, Zoom, Webex, Skype, MS Teams) führt, eintragen.

Beim Einfügen des Linktyps „Eventtermin“ in der Kampagne wird automatisch erkannt, dass es sich um eine Online Veranstaltung handelt und der Ort wird in einen Link zum Online Termin verwandelt. Es werden sowohl die Beginn- und Endzeit als auch die Eventbeschreibung im Kalendereintrag ergänzt.

Eventtermin für eine Online-Veranstaltung

Welche Informationen erhalten die Empfänger/Gäste?

  • Wenn sich ein Empfänger bereits für die Veranstaltung angemeldet hat, abgesagt hat oder sich auf der Warteliste befindet, erhält er bei erneutem Klick auf einen der ersten drei Eventlinktypen eine aktuelle Statusinfo und die Möglichkeit, seine Anmeldedaten oder die Anzahl der Begleitpersonen zu ändern.
  • Ist der Empfänger bereits angemeldet, erhält man außerdem die Möglichkeit, seine Teilnahme abzusagen.
  • Wenn der Empfänger absagt, kann dieser sich über einen Link zum Anmeldeformular erneut anmelden.
Informationen für Empfänger/Gäste

Wie kann ich Kampagnenaktivitäten vorausplanen?

Im Reiter „Kampagnenaktivitäten“ der Events wird zwischen den manuellen, sowie den ereignisabhängigen E-Mail Kampagnen unterschieden.

Im Reiter der manuellen E-Mail Kampagnen finden Sie eine Timeline Ansicht welche einen tollen Überblick bietet. Damit können alle Kommunikationsmaßnahmen zum Event nachvollzogen werden. Und auch auf den zweiten Blick lassen sich viele praktische Funktionen entdecken.

Einer der größten Vorteile von events ist die Möglichkeit, Kampagnen vorauszuplanen. Mit Klick auf den Button „Hinzufügen“ haben Sie die Möglichkeit eine neue Kampagnenaktivität hinzuzufügen. Dabei können Sie zwischen „Vorankündigung“, „Einladung“, „Reminder“ und „Follow Up“ auswählen. Sie können jedem Kommunikationsschritt mehrere Kampagnen zuordnen. Nach Auswahl der Kampagnenaktivität können Sie entscheiden, ob Sie eine bereits versendete Kampagne verknüpfen möchten oder eine noch nicht versendete Kampagne versenden. Wie aus dem Kampagneneditor gewohnt, können Sie auch hier den Versand für einen bestimmten Zeitpunkt einplanen oder die Kampange sofort versenden. Dabei können nicht nur Zielgruppen als Empfänger eingesetzt werden, sondern auch Gruppen, die automatisch zum geplanten Versanddatum aufgrund des aktuellen Anmeldestatus erstellt werden.

Anbei finden Sie eine Übersicht, welche Gruppen bei welcher Kampagnenaktivität ausgewählt werden können:

Einladung
• Eventgruppe „Eingeladene Empfänger ohne Reaktion“

Reminder
• Eventgruppe „Eingeladene Empfänger ohne Reaktion“
• Eventgruppe „Anmeldungen“

Follow Up
• Eventgruppe „Anmeldungen“
• Eventgruppe „Eingeladene Empfänger“
• Eventgruppe „Teilnehmer“ – (tatsächlich anwesend)

Im Reiter „Ereignisabhängige E-Mail Kampagnen“ finden Sie jene Kampagnen, die beim Eventformular“ als „Kampagne beim Absenden des Formulars“ hinterlegt wurde, die Kampagnen, die bei der Warteliste hinterlegt wurden, sowie die Kampagne, die bei der Teilnahme festgelegt wurde.

Kampagnenaktivitäten

Kann ich die personalisierten Daten der Begleitperson in der Kampagne hinterlegen?

Wenn Sie eine Kampagne bereits bei den „Kampagnenaktivitäten“ verknüpft haben, besteht die Möglichkeit, in der Kampagne die Daten der Begleitperson zu ergänzen. Bearbeiten Sie dazu nochmals die versandbereite Kampagne. Wenn Sie sich in ein Textfeld hineinklicken, erscheint oben eine Werkzeugleiste, in der sich ein Männchen-Symbol befindet. Bei der verknüpften Kampagne scheint im Personalisierungs-Popup ein neuer Tab (Veranstaltungsfelder) auf, welches Ihnen ermöglicht, Begleitpersonenfelder und die Begleitpersonenanzahl in der Kampagne einzufügen.

In diesem Popup können ebenfalls Bausteine hinzugefügt und gelöscht werden. Der Baustein „Anzahl Begleitpersonen“ ist standardmäßig vorhanden.

Nachdem das gewünschte Personalisierungs-Element im Kampagneneditor als Platzhalter eingefügt wurde, können Sie die Personalisierung testen, indem Sie in den Vorschaumodus wechseln.

Platzhalter für Begleitpersonen in der Kampagne

Wie kann ich den Anmeldestand der Gästeliste abfragen/einsehen?

Im Reiter „Gästeliste“ finden Sie den Status der eingeladenen Empfänger in übersichtlichen Listen, die Sie exportieren oder in statische Zielgruppen einfügen können.

Gästeliste

Durch Auswählen eines oder mehrerer Empfänger werden weitere Buttons eingeblendet, anhand dieser Sie verschiedene Aktionen ausführen können. Je nach dem in welchen Reiter Sie sich befinden, können Sie bei den gewünschten Empfängern die Teilnahme bestätigen, eine Absage vermerken, die Anmeldung bestätigen oder die Anmeldung vermerken. Diese Aktionen sind ebenfalls unter den drei untereinanderstehenden Punkten auf der rechten Seite des jeweiligen Empfängers zu finden.

Daten in der Gästeliste bearbeiten

Kann ich manuell Änderungen in der Gästeliste vornehmen?

Sie können jederzeit Empfänger zur Gästeliste hinzufügen, die sich noch nicht auf der Gästeliste befinden. Dabei muss der Empfänger jedoch bereits in Ihren Mandanten angelegt sein. Ebenfalls können Sie bei bereits bestehenden Empfängern, die sich auf der Gästeliste befinden, Änderungen an den Anmeldedaten vornehmen. Bei Änderung der Anmeldedaten können Sie ebenfalls Begleitpersonen ergänzen. Beachten Sie, dass sich Änderungen der Anmeldedaten auf die Empfängerdaten auswirken, wenn zur Erfassung Empfängerfelder verwendet wurden.

Hinweis: Wenn Sie Anmeldedaten ändern, erhält der Empfänger automatisiert jene Kampagne, die als „Kampagne beim Absenden des Formulars“ hinterlegt wurde.

Im Punkte-Menü (drei untereinanderstehenden Punkte auf der rechten Seite) des jeweiligen Empfängers kann auch eine Nachaussendung durchgeführt werden. Hierfür ist es notwendig, dass eine Kampagne im Karteireiter „Kampagnenaktivitäten“ verknüpft ist.

Wie kann ich Namenskärtchen für das Event erstellen?

Im Reiter „Gästeliste“ können Sie in wenigen Schritten Namenskärtchen für Ihre Gäste erstellen und drucken. Nachdem Sie den Button „Namenskärtchen“ klicken, öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie die „Personenauswahl“ bestimmen können. Als Auswahl stehen Ihnen die angemeldeten Personen, Empfänger die auf der Warteliste stehen oder auch jene, die keine Reaktion gezeigt haben, zur Verfügung. Weiters haben Sie die Möglichkeit, die Größe der Namenskärtchen in Höhe und Breite beliebig zu verändern. Auch die Anzahl an leeren Reservekärtchen, bei denen Sie den Namen erst später manuell einfügen, können Sie eingeben. Das Layout der Kärtchen (Farbe, Logo,…) wird durch die konfigurierten Formular-Standardwerte (unter „Administration“ > „System-Einstellungen“ > „Formular-Standardwerte“ zu finden) bestimmt.

Namenskärtchen erstellen

Wie versende ich Tickets mit QR-Codes an meine Empfänger?

Damit Sie ein Ticket inklusive QR-Code an Ihre Empfäner übermitteln können, sollte das Eventformular so wie weiter oben beschrieben, bereits erstellt sein und mit dem zugehörigen Event verknüpft sein. Für die Anmeldebestätigung erstellen Sie nun eine ereignisabhängige E-Mail-Kampagne, die der Gast zum Beispiel automatisch nach Absenden des Anmeldeformulars erhält. Um Ihren Gästen ein Ticket inkl. QR-Code zu übermitteln, sollte die Kampagne einen Link mit dem Typ „Eventticket“ beinhalten, wobei das gewünschte Event ausgewählt wurde. Das pdf-Ticket mit QR-Code wird für jeden Empfänger automatisch generiert und enthält folgende Angaben:

– Eckdaten des Events (Name, Ort und Zeitraum der Veranstaltung)
– Angaben des Gastes (alle für den Gast sichtbaren Felder aus dem Anmeldeformular)
– Begleitpersonen
– QR-Code für den schnellen Check-in bei der Veranstaltung

Für einen einfacheren Check-in bei der Anmeldung sollten Sie den Gast darauf hinweisen, dass er das Ticket (ausgedruckt oder digital) zur Veranstaltung mitbringen soll.

Tipp: Um den Anmeldeprozess aus Sicht des Empfängers zu prüfen, empfehlen wir, die Anmeldung testweise durchzuführen. In der Vorschau Ihrer Kampagne können Sie die Inhalte des Tickets überprüfen. Integrieren Sie Ihr Logo auf dem Ticket indem Sie es unter „Administration“ > „System-Einstellungen“ > „Formular-Standardwerte“ hochladen (nur für Administratoren sichtbar). Beachten Sie dabei allerdings, dass dieses Logo auch bei Standardformularen wie dem Abmeldeformular oder dem Formular zur Datenänderung angezeigt wird.

Eventticket

Welche Vorbereitungen muss ich für einen reibungslosen Check-In treffen?

Damit Sie während der Veranstaltung den QR-Code Ihrer Gäste über ein Smartphone oder Tablet einscannen können, benötigen Sie einen QR-Code Reader. Die Online Event App kann durch einscannen des QR-Codes im Reiter „Check-in“ des jeweiligen Events oder durch Klick auf den Button „Event App“ aufgerufen werden. Der Zugang ist mit einem Pincode verschlüsselt, der im Tab „Check-In“ zu finden ist welcher von Ihnen auch geändert werden kann. Ebenfalls ist es möglich, den Pincode für einen Testlauf vorübergehend freizuschalten. Ansonsten ist der Pincode im Eventzeitraum sowie 6 Stunden vor und nach der Veranstaltung aktiv.

Im Tab „Check-In“ des Events haben Sie die Möglichkeit eine Kampagne zu hinterlegen, die bei Bestätigung der Teilnahme automatisiert versendet wird. Damit können Sie Ihre Empfänger auf eventuelle Änderungen oder über Informationen zur Veranstaltung hinweisen.

Check-In

Welche Möglichkeiten habe ich mit der Event App?

Nach Eingabe der Online Event App – welche nicht im App-Store heruntergeladen werden muss – wird Ihnen der Eventstatus, der Name sowie der Ort des Events angezeigt. Hier finden Sie auch ein übersichtliches Kreis-Diagramm, das Ihnen einen guten Überblich über den Teilnehmerstatus verschafft.

In der Event App haben Sie folgende Möglichkeiten, die tatsächliche Teilnahme von Gästen zu vermerken:

  • Scan des QR-Code Tickets 
    Scannen Sie den QR-Code und verwandeln Sie die Anmeldung mit einem Klick in eine Teilnahme.
    Haben Sie Begleitpersonen zum Event zugelassen, so können Sie den Teilnehmer inkl. der Begleitperson als Teilnehmer registrieren. Sollte der Gast ohne Begleitperson erscheinen, können Sie den Teilnehmer auch ohne Begleitperson registrieren.
  • Auswahl aus der Gästeliste 
    Fast genauso schnell finden Sie Ihre Gäste im „Durchsuchen“-Dialog der Event App. Wenn der Gast sein Ticket vergessen hat, können Sie den Teilnehmer auf diese Weise registrieren.
  • Neuen Teilnehmer hinzufügen 
    Auch diese Option besteht. Wenn ein Gast unangekündigt erscheint, können Sie ihn auch nachträglich auf die Teilnehmerliste setzen.
Event App