Eventformulare für Veranstaltungen

Wenn Sie ein neues Formular erstellen, muss der interne Name festgelegt werden. Ebenfalls können Sie im Feld „Beschreibung“ interne Notizen hinterlegen. Ebenfalls haben Sie  die Möglichkeit, das Formular ab einem bestimmten Zeitpunkt zu sperren. Ab diesem Deaktivierungs-Zeitpunkt erscheint beim Aufrufen des Formulars jener Text, den Sie im vorgesehenen Textfeld bestimmen. Bei Eventformularen haben Sie auch noch die Möglichkeit, nur die Anmeldung und nicht das gesamte Formular zu sperren. Weiters können Sie festlegen, ob Sie nachträgliche Datenänderungen durch den Empfänger verweigern möchten und ob englische Systemtexte zusätzlich angezeigt werden sollen.

Im Reiter „Inhalt“ stehen Ihnen zusätzlich zu den „Empfängerfeldern“ eigenständige „Formularfelder“ zur Verfügung, welche nicht bei den Empfängerdaten gespeichert werden, sondern für besseren Überblick nur beim Formular gespeichert werden und exportiert werden können.

Verwenden Sie „Empfängerfelder“ für Daten, die bereits bei Ihren Empfängern hinterlegt sind (z.B. ‚Nachname‘ und ‚E-Mail‘) bzw. die Sie für die weitere Verwendung erheben wollen (z.B. ‚Firma‘).

Für Informationen, welche Sie nur für das Event erheben möchten (z.B. Auswahl der Vorträge, Menüwahl etc.), legen Sie ein „Formularfeld“ an.

Eine genaue Beschreibung, wie das Formular angepasst werden kann, finden Sie hier.

In der Registerkarte „Aktion“ können Sie bei „Kampagne beim Absenden des Formulars“ jene ereignisabhängige E-Mail oder SMS Kampagne auswählen, die Sie als Bestätigung für die Anmeldung versenden möchten. Hier ist es auch möglich, eine Kampagne aus dem „Newsletterarchiv“ auszuwählen. Bei Eventformularen ist es ebenfalls möglich, dass Eventformular zu einem gewünschten Event hinzuzufügen.

Ebenfalls können Sie einstellen, wer eine „Benachrichtigungsmail“ erhalten soll, wenn neue Anmeldungen eintreffen. Falls das Kontingent voll ist und Sie die Wartelistenfunktion (siehe weiter unten) aktiviert haben, beinhaltet die Benachrichtigung den Hinweis auf die Warteliste.

Weitere Informationen, welche Einstellungen im Reiter „Aktion“ des Formulars noch getroffen werden können, finden Sie hier.

Das Formular können Sie in einem Newsletter verlinken und auch in eine Website einbinden. Im Reiter „Verwenden“ finden Sie verschiedene Möglichkeiten, wie das Formular auf der Website eingebunden werden kann. Eine Anleitung, wie das Formular auf Ihrer Website eingebunden werden kann, finden Sie hier.

Wie die Eventanmeldung im Newsletter verlinkt werden kann, finden Sie im folgenden Whitepaper.

Beim „Datenabgleich“ (zu finden im Reiter „Verwenden“ – am Ende der Seite) ist für Veranstaltungen die Option „Bereits existierenden Empfänger aktualisieren“ zu verwenden, damit die Daten eines Empfängers nicht überschrieben werden, wenn sich eine andere Person als der ursprüngliche Newsletter-Empfänger in einem Newsletter über das Eventformular zum Event anmeldet.

Im Register „Anmeldung“ können Sie die maximal zulässige Teilnehmerzahl definieren, sollte Ihr Platzkontingent begrenzt sein. Ebenfalls können Sie hier einstellen, ob eine Warteliste verwendet werden soll und ob Begleitpersonen zugelassen werden.

Bei Eventformularen haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob Teilnehmer für die im Moment kein Platz frei ist, eine Absage erhalten oder auf die Warteliste kommen.

Bei Verwendung der Warteliste können Sie den Prozess mit ereignisabhängigen Kampagnen automatisieren und Ihre Interessenten ganz unkompliziert über deren aktuellen Status auf dem Laufenden halten. Dabei werden die Empfänger informiert, wenn diese in die Warteliste aufgenommen werden oder wenn der Gast manuell über die Gästeliste zu den Anmeldungen oder Absagen übernommen wird.

Sollten Sie keine Warteliste wünschen, können Sie einen Text festlegen, der bei ausgebuchter Veranstaltung anstatt des Anmeldeformulars angezeigt wird.

Bei der Anmeldung können Sie entscheiden, ob Sie Begleitpersonen zulassen möchten und wie viele Begleitpersonen eine Person mitbringen darf. Die maximale Anzahl der Begleitpersonen kann mit einem fixen Wert oder durch ein Empfängerfeld definiert werden. Das Empfängerfeld muss dafür vom Typ „Zahl“ sein. Nur bei der Verwendung in einer E-Mail Kampagne wird die maximale Begleitpersonenanzahl auf den Wert des Empfängerfeldes gesetzt.

Ebenfalls können Sie eine Beschriftung für ein Formularfeld hinterlegen, um gewünschte Informationen der Begleitpersonen (z.B. Name der Begleitperson) abfragen zu können.

Vor allem, wenn die Plätze für Ihr Event begrenzt sind, ist es sinnvoll, Angemeldeten die Möglichkeit zu geben, sich von der Veranstaltung abzumelden, wenn sie doch verhindert sind. Dadurch werden Plätze für Gäste auf der Warteliste frei.

1. Im ersten Bereich können Sie den Text definieren, der angezeigt wird, wenn Angemeldete auf den Absage-Link in einer Kampagne klicken. Diese Angabe ist optional, da Sie diesen Linktyp nicht unbedingt einsetzen müssen und wird nur angezeigt, wenn ein Absagefeld hinterlegt ist.Mithilfe des Absagefeldes können Sie weitere Informationen abfragen. Zum Beispiel einen Absagegrund oder ob die Unterlagen zum Event trotzdem zugesendet werden sollen.

   Wie der Absage-Link in Ihrer Kampagne hinterlegt werden kann, erfahren Sie im folgenden Whitepaper.

2. Das zweite Textfeld ist ein Pflichtfeld. Hier definieren Sie den Bestätigungstext nach einer Absage der Veranstaltung. Die Angabe des Textes ist notwendig. Ist nämlich ein Empfänger bereits für das Event angemeldet, erhält er bei erneutem Klick auf den Anmeldelink die Information, dass er bereits angemeldet ist und die Option, sich von der Veranstaltung abzumelden.

Tipp: In der Vorschau können Sie prüfen, wie der „Text der Absageseite“ bei Ihren Empfängern dargestellt wird.