Ihr Praxis Guide zur DSGVO im E-Mail Marketing

Am 25. Mai 2018 ist die neue, europaweite Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) in Kraft getreten. Ihr Ziel ist der Schutz von personenbezogenen Daten natürlicher Personen. Die EU-DSGVO enthält daher Vorschriften, die die Verarbeitung von personenbezogenen Daten regeln.

Aufgrund ihres sachlichen und räumlichen Anwendungsbereichs trifft die EU-DSGVO jedes Unternehmen innerhalb der EU, das in irgendeiner Art und Weise personenbezogene Daten verarbeitet. In analoge und digitale Verarbeitung wird dabei nicht unterschieden. Unter Verarbeitung wird z.B. das Erfassen, das Speichern, das Auslesen, das Verwenden, das Verändern oder das Löschen von personenbezogenen Daten verstanden.

Personenbezogene Daten lt. EU-DSGVO sind all jene Informationen, die sich auf eine natürliche Person beziehen. Das können zum Beispiel Name, E-Mail Adresse, Telefonnummer, Anschrift oder Geburtsdatum sein. Aber auch Daten wie IP-Adressen, Kontodaten, Nutzungsverhalten, etc. werden von der EU-DSGVO als personenbezogene Daten betrachtet.

Fazit: Die EU-DSGVO betrifft auch Ihr Unternehmen!

Damit wir den Einstieg in dieses Thema und in die Umsetzung im Bereich E-Mail Marketing für Sie so einfach wie möglich gestalten können, haben wir Ihnen in diesem Praxis Guide die wichtigsten Bereiche der DSGVO, bei denen für Sie Handlungsbedarf besteht, zusammengefasst. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung!

Antworten auf die wichtigsten Fragen zur DSGVO

Wir sprechen aus Erfahrung! Genau diese Erfahrung durch den stetigen Austausch mit unseren Kunden nutzen wir, um Ihnen den Einstieg und die Umsetzung Ihrer Maßnahmen so einfach wie möglich zu gestalten. In diesem Bereich unseres Praxis Guides haben wir die wichtigsten und häufigsten Fragen zum Thema Datenschutzgrundverordnung zusammengetragen.

Wie alle Informationen zu diesem Thema, haben wir auch hier die Antworten mit bestem Wissen und Gewissen für Sie aufbereitet. Dennoch möchten wir auch an dieser Stelle hinweisen, dass unsere Inhalte keine Rechtsberatung ersetzen - denn nur diese ist individuell auf Ihre Gegebenheiten abgestimmt.

Wie wirkt sich die DSGVO auf mein E-Mail Marketing aus?
   

Die EU-DSGVO hat einen sehr starken Einfluss auf das Thema E-Mail Marketing, da effektives E-Mail Marketing einfach nicht ohne personenbezogene Daten auskommt. Im E-Mail Marketing werden üblicherweise eine Vielzahl an personenbezogenen Daten verarbeitet, wie z.B. Name, E-Mail Adresse, Geburtsdatum oder IP-Adresse. Aber auch sämtliche Reaktionen, d.h. das gesamte Öffnungs-, Lese- und Klickverhalten fällt unter den Begriff der personenbezogenen Daten. Wichtig ist daher, dass man sich mit den Regeln der DSGVO vertraut macht und sich um den Schutz dieser Daten kümmert.

An wen dürfen Werbe E-Mails geschickt werden?
   

Werbe-E-Mails dürfen grundsätzlich nur an jene Empfänger versendet werden, die auch die Einwilligung für die Zusendung dieser E-Mails gegeben haben. Nur wenn Sie sich daran halten, sind Sie 100 % rechtskonform. Ob und unter welchen Voraussetzungen das Besenden von Empfängern, die mit Ihnen in einer Vertragsbeziehung stehen (z.B. Kunden, Partner, etc.) erlaubt ist, klären Sie am besten in einer Rechtsberatung.

Wir empfehlen: Um 100 % rechtssicher zu sein, holen Sie sich die Einwilligung direkt beim Empfänger mittels Double-Opt-In. So haben Sie die Einwilligung direkt in Ihrem E-Mail Marketing System gespeichert und können diese im Zweifelsfall einfach sowie schnell nachweisen.

Wie gehe ich mit bestehenden Daten um?
   

Überprüfen Sie, von welchen Ihrer bestehenden Empfänger Sie nachweislich eine Einwilligung zur Zusendung von Newslettern vorliegen haben. Jene Abonnenten, die ihre Einwilligung bereits rechtskonform gegeben haben, dürfen weiterhin besendet werden. Für jene Empfänger, bei denen keine ausdrückliche Einwilligung vorliegt - weder in Ihrem E-Mail Marketing System noch extern (z.B. durch einen Vertrag, Unterschrift, etc.) dokumentiert - empfehlen wir Ihnen, diese Einwilligung im Nachhinein direkt beim Abonnenten mittels Double-Opt-In einzuholen.

Nutzen Sie die Chance der EU-DSGVO, um einen qualitativ hochwertigen Datenstamm aufzubauen.

Was muss ich bei der Erfassung neuer Daten beachten?
   

Beschäftigen Sie sich mit Ihren Empfänger-Quellen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie ein neuer Abonnent in Ihre Datenbank gelangen kann. Denken Sie dabei zum Beispiel an einen Import, die klassischen Formulare oder an Schnittstellen zu einem Fremdsystem. Überprüfen Sie in diesem Zusammenhang bei allen Quellen, wie Sie die Einwilligung Ihrer Empfänger bekommen und wie diese dokumentiert werden kann.

Eine gültige Einwilligung bedingt auch, dass der Empfänger Ihrer Aussendungen über die Speicherung & Verarbeitung der Daten informiert wurde. Integrieren Sie diese Information zum Beispiel in den Datenschutzbestimmungen auf Ihrer Website.

Welche Bereiche Sie sich im Zusammenhang mit der Erfassung neuer Empfängerdaten ansehen müssen, haben wir in unserem Whitepaper übersichtlich zusammengefasst.

Was muss ich bei der Anmeldung von Empfängern beachten?
   

Ihre Abonnenten haben lt. EU-DSGVO das Recht auf jederzeitigen Widerruf ihrer Einwilligung. Integrieren Sie also in jede Ihrer Aussendungen einen "Abmelden"-Button - so können Ihre Empfänger direkt von ihrem Recht Gebrauch machen.

Der Widerruf der Einwilligung bedeutet, dass die Daten des Empfängers ab sofort nicht mehr zum Zweck der Zusendung eines Newsletters verarbeitet werden dürfen. Das bedeutet, dass die weitere Verarbeitung der Daten des Empfängers im E-Mail Marketing System - auch wenn dieser dort abgemeldet ist - genau genommen nicht mehr rechtmäßig ist.

Wir stellen Ihnen in mailworx eine DSGVO-konforme Abmeldung zur Verfügung - dabei brauchen Sie sich keine Gedanken über etwaige Löschungen von abgemeldeten Abonnenten machen.

So einfach setzen Sie die DSGVO in der Praxis um

Genug Theorie - lassen Sie uns über das wirklich Wichtige sprechen: Die Umsetzung in der Praxis. Mit mailworx stellen wir Ihnen ein DSGVO-konformes E-Mail Marketing System zur Verfügung. Unsere E-Mail Marketing Experten haben sich wieder einiges für Sie einfallen lassen und wir stellen Ihnen neue Funktionen zur Verfügung, die Sie bei der tatsächlichen Implementierung rechtskonformer Marketing Prozesse unterstützen.

Betroffenen-
rechte

Laut der neuen Datenschutzgrundverordnung haben betroffene Personen gewisse Rechte, die sie gegenüber dem Verantwortlichen geltend machen können. Im Falle von E-Mail Marketing sind die betroffenen Personen Ihre Newsletter Empfänger.

In unserem Whitepaper bekommen Sie einen Überblick über jene Betroffenenrechte, die im E-Mail Marketing relevant sind. Außerdem haben wir drei Bereiche - Auskunft, Berichtigung & Löschung - für Sie herausgepickt und zeigen Ihnen, wie einfach Sie diesen Rechten in mailworx nachkommen können.

Auskunft

Die betroffenen Personen - also Ihre Newsletter Empfänger - haben das Recht, von Ihnen darüber informiert zu werden, ob personenbezogene Daten über sie verarbeitet werden. Werden Daten gespeichert oder verarbeitet, so hat der jeweilige Abonnent auch das Recht auf Auskunft dieser Daten.

Berichtigung

Die DSGVO räumt der betroffenen Person ein Recht auf Berichtigung über alle zu ihrer Person verarbeiteten Daten ein. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie in mailworx Daten berichtigen können. Einerseits können Sie Daten manuell anpassen, andererseits können Sie es auch Ihren Empfängern überlassen.

Löschung

Betroffene Personen haben das Recht, ihre personenbezogenen Daten löschen zu lassen. Als Unternehmen müssen Sie dafür Sorge tragen, dass Sie dieser Forderung der betroffenen Person zeitgerecht nachkommen. Eine vollkommene Löschung der Daten ist in mailworx selbstverständlich auch möglich.

Informations-
pflicht

Nach der Datenschutzgrundverordnung sind der betroffenen Person durch den Verantwortlichen gewisse Informationen über die Datenanwendung zur Verfügung zu stellen. Das bedeutet für Sie im Zusammenhang mit E-Mail Marketing, dass die Nutzer bei der Registrierung für Ihre Aussendungen darüber informiert werden müssen, was mit den eingegebenen Daten passiert.

Ein professioneller E-Mail Marketing Software Anbieter, wie mailworx es ist, stellt Ihnen die wichtigsten Informationen zur Verarbeitung der jeweiligen Daten selbstverständlich zur Verfügung.

Einwilligung
der Empfänger

Die Einwilligung ist die Grundlage für rechtskonformes E-Mail Marketing. Nur mit vorheriger Zustimmung durch den Empfänger dürfen personenbezogene Daten für den Werbezweck verarbeitet werden. Gemäß der Verordnung müssen Sie im Zweifelsfall diese Einwilligung auch nachweisen können. Dabei kommt das Double-Opt-In Verfahren ins Spiel.

Wir zeigen Ihnen in unserem Praxis Guide, wie Sie die Einwilligung von bestehenden Empfängern dokumentieren und einen rechtskonformen Prozess für die Gewinnung von neuen Empfängern in Ihrem E-Mail Marketing System mailworx integrieren.

Widerruf
der Einwilligung

Betroffene Personen - somit Ihre Newsletter Abonnenten - haben im Rahmen ihrer Betroffenenrechte ein uneingeschränktes Widerrufsrecht, durch das sie der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu jeder Zeit widersprechen können. Wir empfehlen die Integration eines "Abmelden"-Buttons in jeder Ihrer Aussendungen - so können Ihre Empfänger direkt von ihrem Recht Gebrauch machen.

Der Widerruf umfasst nicht nur eine entsprechende Abmeldemöglichkeit, sondern bedingt auch die Löschung der personenbezogenen Daten. Dabei kommt die DSGVO-konforme Abmeldung mit mailworx ins Spiel.

Anonymisierte
Statistik

Sie haben Ihre Abonnenten über die Aufzeichnung ihrer Daten ausreichend informiert und holen sich zusätzlich deren Einwilligung ein? Dann steht einem rechtssicheren E-Mail Marketing im Zusammenhang mit der Erhebung personenbezogener Daten kaum noch etwas im Wege. Die Datenschutzpolitik Ihres Unternehmens geht dabei aber noch einen Schritt weiter? Dann haben wir mit der anonymisierten Statistik die perfekte Lösung für Sie.

Wir stellen Ihnen mit mailworx eine EU-DSGVO-konforme E-Mail Marketing Software zur Verfügung, möchten aber dennoch an dieser Stelle darauf hinweisen, dass die neue Verordnung nicht nur das E-Mail Marketing betrifft, sondern auch noch weitere Bereiche Ihres Unternehmens von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffen sind. Außerdem können wir mit jenen Informationen, die wir nach außen tragen, nicht auf die speziellen Gegebenheiten Ihres Unternehmens eingehen - wir empfehlen Ihnen eine Beratung durch Ihren Rechtsexperten.

mailworx Service Crew

Wir stehen für Ihre Fragen zur Verfügung

Tagtäglich arbeiten wir daran, Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele zu unterstützen. Stellen Sie uns direkt Ihre wichtigsten Fragen zur Newsletter Software mailworx oder zum Thema E-Mail Marketing - wir kümmern uns um Ihre individuelle Lösung.

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