Microsoft Teams ist mit seiner Funktionsvielfalt auf der Überholspur, laufend werden wir mit neuen Features überrascht und überzeugt. Seit Kurzem ist es in Teams auch möglich, Workshops oder Trainings in Form von Webinaren abzuhalten, bei denen Sie selber entscheiden können, ob sich die Teilnehmer – mittels individuell erstellbaren Formular – registrieren müssen.

Neben der Registrierungsseite, auf der Sie beliebige Formularfelder hinzufügen können, welche wiederum umfangreiche Auswertungen bieten, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, eine Newsletter Anmeldung im Formular zu integrieren.

Wie das in wenigen Schritten funktioniert, zeigt diese Step-by-step Anleitung:

Webinar-Funktion auswählen

Gehen Sie direkt in der Teams Navigationsbar auf der linken Seite zum Punkt Kalender und wählen Sie unter dem Button „Neue Besprechung“ die aufscheinende Option „Webinar“ aus.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie weitere Einstellungen zu Ihrem Webinar vornehmen können.

Webinar-Details anpassen

  1. Verpassen Sie dem Webinar einen aussagekräftigen Titel – dieser wird auch Ihren Referenten angezeigt.
  2. Sie können einen oder mehrere Referenten angeben (mit @ Erwähnungen können Sie diese Personen aus Ihrer Kontaktliste wählen).
  3. Geben Sie das exakte Datum und Uhrzeit des Webinars ein – mit dem Regler können Sie es als ganztägig aktivieren.
  4. Im Textfeld ist genug Platz für eine ausführliche Beschreibung des Webinars, dabei stehen Ihnen unzählige Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Registrierungsoption wählen

Legen Sie zusätzlich fest, welche Personen sich für dieses Webinar registrieren können. Diese Möglichkeiten finden Sie unter dem Drop-Down Menü „Benötigen Registrierung“.

  • Keine
  • Für Personen in Ihrer Organisation
  • Für alle (sollte diese Option noch ausgegraut sein, ersuchen Sie Ihren Admin, diese für Sie freizuschalten)

Registrierungsformular anpassen

Unter dem Link „Registrierungsformular anzeigen“ können Sie nun das Formular für die Registrierung anpassen und zusätzliche Formularfelder hinzufügen.
Tipp: Nutzen Sie diese Möglichkeit auch, um eine Anmeldung für Ihren Newsletter zu integrieren.

  1. Fügen Sie dem Formular ein Titelbild hinzu.
  2. Geben Sie dem Formular einen aussagekräftigen Titel.
  3. Konkretes Datum und Uhrzeit des Webinars
  4. Beliebige Einleitung oder kurzer Inhalt des Webinars
  5. Fügen Sie einen oder mehrere Sprecher hinzu.
  6. Pflichtformularfelder wie Vorname, Nachname und E-Mail sind bereits vorgegeben.
  7. Sie können allerdings beliebige Formularfelder hinzufügen und diese als Pflichtfelder kennzeichnen.
  8. Es sind auch Auswahlfelder möglich, bei denen Sie selbst die Optionen definieren können.
  9. Sie können mittels Formularfelder auch eine Option zum Anmelden Ihres Newsletters hinzufügen.
  10. Speichern Sie im Anschluss Ihrer Anpassung das Formular ab.

Nachbearbeitungsmöglichkeiten des Formulars

Nach dem Abspeichern des Formulars können Sie zudem noch folgende Anwendungen durchführen:

  1. Bearbeiten des Formulars
  2. Registrierungslink kopieren und gegebenenfalls an weitere Interessenten senden
  3. Das Formular in der Browseransicht aufrufen

Haben Sie alle gewünschten Anpassungen beim Formular fertig gestellt, schließen Sie die Erstellung des Webinars mit dem Button „Senden“ ab.

Webinareintrag im Kalender

Ihr Webinar-Termin ist sofort im Kalender sichtbar und mit einem Klick auf den Eintrag öffnet sich ein Pop-up Fenster, wo Sie wiederum Möglichkeiten zum Bearbeiten, zum Kopieren des Registrierungslinks oder zum Chatten mit den Teilnehmern haben. Wobei sich mit dieser Funktion automatisch ein Gruppenchat mit den Teilnehmern öffnet.

Hilfreiche Optionen nach Absenden des Formulars

Mit Doppelklick auf den Kalendereintrag oder dem „Bearbeiten“ Button können Sie jederzeit:

  1. Die Besprechung absagen
  2. Das Formular anpassen
  3. Besprechungsoptionen ändern (Referent, Wartebereich, Mikrofon, Kamera oder Chatoptionen, etc.)
  4. Die Registrierungsliste der Teilnehmer als CSV Datei downloaden

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