Ein gutes Festl spricht sich herum: Was erfolgreiches Eventmarketing ausmacht

Auf einen Blick:
Das Wichtigste in 60 Sekunden

• Ein guter Anlass bringt Menschen zusammen. Entscheidend ist, dass das Event zur Zielgruppe passt und einen echten Mehrwert bietet.
• Die richtige Kommunikation sorgt für Aufmerksamkeit. Newsletter, LinkedIn, Vertrieb und persönliche Empfehlungen helfen dabei, die gewünschten Gäste zu erreichen.
• Eine einfache Anmeldung erleichtert die Teilnahme. Gute Organisation sorgt dafür, dass Gäste und Eventteam den Überblick behalten.
• Persönliche Begegnungen machen Veranstaltungen wertvoll. Oft entstehen gerade zwischen den Programmpunkten die besten Gespräche.
• Nach dem Event geht die Beziehung weiter. Passende Follow-ups, Feedback und persönliche Kontakte machen aus einer Veranstaltung mehr als einen einmaligen Termin.

Zuerst braucht es einen guten Grund

Wer schon einmal ein Fest organisiert hat, kennt die wichtigste Frage: Wer kommt eigentlich? Menschen nehmen an Veranstaltungen teil, wenn sie einen guten Grund dafür haben. Bei einem Webinar suchen sie Antworten auf konkrete Fragen, bei einem Kundentag neue Einblicke und persönliche Gespräche.

Bei einem Christbaum-Event kann der Anlass dagegen ganz anders aussehen. Ein Kunde von uns veranstaltet jedes Jahr genau so ein Event: Kundinnen und Kunden können sich einen Christbaum zu einem günstigen Preis holen. Dazu gibt es Punsch und Zeit zum Plaudern.

Das Event kommt ohne aufwendiges Programm und Verkaufsdruck aus. Trotzdem steckt darin gutes Eventmarketing, denn neben dem Christbaum geht es um persönliche Begegnungen, gepflegte Kundenbeziehungen und Gespräche, aus denen sich manchmal auch neue Geschäftsmöglichkeiten ergeben.

Ein gutes Kundenevent muss nicht spektakulär sein. Es muss zur Zielgruppe passen und einen Grund bieten, dabei zu sein.

Ein guter Anlass
braucht die richtige Einladung

Selbst das beste Event bringt wenig, wenn niemand davon erfährt. Eine Kundin entdeckt den Termin im Newsletter, ein anderer Kontakt auf LinkedIn. Jemand hört beim Vertrieb davon oder bekommt die Einladung von einem Kollegen weitergeleitet. Mit mailworx lassen sich Eventeinladungen gezielt per E-Mail versenden, damit die passenden Kontakte direkt erreicht werden.

Idealerweise führen alle Wege zu einer Eventseite, auf der Gäste die wichtigsten Informationen finden und sich einfach anmelden können. Dabei zählt nicht nur, wann und wo das Event stattfindet, sondern vor allem, warum sich die Teilnahme lohnt.

Ein Fachvortrag verspricht Antworten auf konkrete Fragen, ein Kundentag ermöglicht persönlichen Austausch und ein Firmenjubiläum bietet Gelegenheit, gemeinsam etwas zu feiern. Dieser Nutzen sollte in der Einladung sofort erkennbar sein. Wenn das Interesse geweckt ist, muss auch die Anmeldung schnell und unkompliziert funktionieren.

„I nimm no wen mit“:
Wenn Gäste zu Botschaftern werden

Die beste Werbung für eine Veranstaltung ist manchmal ein Satz, der ganz nebenbei fällt: „Du, da musst mitkommen. Des wird sicher lässig.“

Ein Gast erzählt einem Kollegen vom Event, eine Speakerin teilt die Einladung mit ihrem Netzwerk und ein Partnerunternehmen macht seine Kontakte darauf aufmerksam. So erreicht die Veranstaltung plötzlich Menschen, die auf der ursprünglichen Einladungsliste gar nicht standen.

Im Marketing nennt man das Event Amplification. Gemeint ist damit, dass Gäste, Speaker und Partner dabei helfen, die Reichweite einer Veranstaltung zu erhöhen. Dafür braucht es nicht unbedingt eine aufwendige Kampagne. Oft reichen ein paar einfache Maßnahmen:

• Gestalten Sie Einladungen so, dass sie problemlos weitergeleitet werden können.
• Stellen Sie Speakern kurze LinkedIn-Beiträge zum Teilen bereit.
• Geben Sie Partnern passende Bilder und Texte für ihre Kommunikation.
• Kommunizieren Sie klar, ob Begleitpersonen willkommen sind.

Natürlich passt das nicht zu jeder Veranstaltung. Bei einem exklusiven Kundentermin ist eine offene Einladung möglicherweise gar nicht erwünscht. Bei Fachveranstaltungen oder Netzwerk-Events können persönliche Empfehlungen aber zusätzliche Anmeldungen bringen.

Für das Eventteam entstehen dadurch auch organisatorische Fragen: Wie viele Plätze sind noch frei? Wer bringt jemanden mit? Wer hat bereits zugesagt?

Mit eworx events lassen sich Einladungen, Anmeldungen und Teilnehmerdaten in einem gemeinsamen Prozess verwalten. Auch Begleitpersonen, Wartelisten und der Anmeldestatus können berücksichtigt werden. So bleibt die Freude über zusätzliche Gäste auch hinter den Kulissen eine gute Nachricht.

Aus Gästen
werden Beteiligte

Ein gutes Event lebt nicht nur davon, was auf der Bühne passiert, sondern auch davon, was die Gäste beitragen. Das kann bereits vor der Veranstaltung beginnen. Bei einem Webinar könnte das Anmeldeformular beispielsweise die Frage enthalten: „Welche Frage sollen wir beim Webinar unbedingt beantworten?“

Während der Veranstaltung lässt sich dieser Gedanke mit Publikumsfragen, kurzen Umfragen oder Gesprächsrunden fortsetzen. Dadurch wird das Event lebendiger und die Organisatoren erfahren, welche Themen ihre Gäste tatsächlich beschäftigen.

Wer eine konkrete Frage stellt, zeigt Interesse an einem Thema. Daraus kann nach der Veranstaltung ein persönliches Gespräch entstehen. Dabei muss nicht jeder Gast sofort zu einem Lead werden. Wer seine Gäste besser versteht, kann aber auch danach relevanter mit ihnen kommunizieren.

Manchmal bringt der Punsch
mehr als die Präsentation

Natürlich braucht ein Business-Event gute Inhalte, denn Gäste möchten etwas erfahren, lernen oder mitnehmen. Aber wenn Sie an eine besonders gelungene Veranstaltung zurückdenken, erinnern Sie sich vielleicht nicht zuerst an die Präsentation, sondern an das Gespräch danach.

Oft entstehen die wertvollsten Begegnungen beim Kaffee, beim gemeinsamen Essen oder eben beim Punsch. Genau deshalb sollten persönliche Gespräche bei der Eventplanung genügend Platz bekommen.

Statt jede Minute mit Programmpunkten zu füllen, lohnt es sich zu überlegen, welche Begegnungen man ermöglichen möchte. Dafür braucht es nicht unbedingt ein ausgefeiltes Networking-Konzept. Manchmal reichen längere Pausen, angenehme Gesprächsbereiche und Gastgeberinnen und Gastgeber, die Menschen miteinander bekannt machen.

Unsere 25-Jahr-Feier:
Ein Abend, der in Erinnerung bleibt

Wie wichtig die Atmosphäre ist, haben wir auch bei unserer eigenen Jubiläumsfeier erlebt. Zum 25-jährigen Bestehen von eworx kamen rund 200 Kundinnen und Kunden, Partner und Mitarbeitende am Loxone Campus in Kollerschlag zusammen.

Es gab Musik, Licht, persönliche Programmpunkte und viele Gelegenheiten für Gespräche. Vor allem wollten wir aber mit den Menschen zusammenkommen, die unseren Weg begleitet haben. Wir haben bekannte Gesichter wiedergesehen, neue Menschen kennengelernt und gemeinsam auf die vergangenen Jahre zurückgeblickt.

Ein Firmenjubiläum ist schließlich mehr als eine Jahreszahl. Dahinter stehen Projekte, gemeinsame Herausforderungen, langjährige Zusammenarbeit und vor allem Menschen, mit denen man viel erlebt hat.

Und dann fällt der Speaker aus

So gut ein Event auch geplant ist, ganz ohne Überraschungen geht es selten. Zwei Tage vor unserer Jubiläumsfeier fiel der geplante Speaker aus. Das Programm stand bereits, die Gäste waren eingeladen und plötzlich fehlte ein wichtiger Bestandteil des Abends.

Unser Team musste schnell reagieren, griff zum Telefon und aktivierte sein Netzwerk. Kurz darauf war eine Lösung gefunden: Irene Fuhrmann sprang kurzfristig als Keynote-Speakerin ein.

Aus einer unangenehmen Situation wurde ein gelungener Programmpunkt. Gleichzeitig hat uns diese Erfahrung daran erinnert, dass gute Beziehungen nicht nur das Ergebnis eines Events sind. Manchmal helfen sie auch dabei, eine Veranstaltung überhaupt möglich zu machen.

Vielleicht ist genau das ein bissl oberösterreichisch

Wenn etwas nicht nach Plan läuft, wird angepackt, telefoniert und gemeinsam nach einer Lösung gesucht. Genau so haben wir es auch bei unserer Jubiläumsfeier gemacht.

Natürlich sollte man sich bei der Eventplanung nicht darauf verlassen, dass kurzfristig immer jemand einspringen kann. Klare Zuständigkeiten, schnelle Kommunikation und ein handlungsfähiges Team helfen aber dabei, auch auf unerwartete Änderungen zu reagieren.

Professionelles Eventmanagement bedeutet nicht, dass immer alles nach Plan läuft, sondern dass man auch dann eine Lösung findet, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert.

Hinter einem entspannten Festl
steckt ziemlich viel Organisation

Ein gutes Event soll sich für die Gäste leicht anfühlen. Hinter den Kulissen schaut es manchmal anders aus: Einladungen müssen verschickt, Anmeldungen verwaltet und Fragen beantwortet werden. Am Veranstaltungstag soll der Empfang funktionieren und nach dem Event warten Auswertung und Nachbereitung.

Eventmarketing umfasst die Planung, Bewerbung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, um Menschen zu erreichen, Beziehungen zu stärken und Unternehmensziele zu unterstützen. Dabei greifen fünf Phasen ineinander.

Die fünf Phasen erfolgreicher Eventkommunikation

Ein erfolgreiches Event entsteht nicht durch einzelne Maßnahmen, sondern durch das Zusammenspiel aller fünf Phasen. Entscheidend ist, dass Einladungen, Anmeldungen, Teilnehmermanagement und Nachbereitung nahtlos ineinandergreifen. Wie das in der Praxis funktioniert, zeigt unser Showcase für integriertes Eventmanagement.

Damit mehr Zeit für die Gäste bleibt:
eworx events

Die Eventmanagement-Lösung eworx events unterstützt Unternehmen bei der Organisation ihrer Veranstaltungen, von der Einladung bis zur Nachbereitung. Dazu gehören unter anderem:

• Eventseiten und Anmeldeformulare
• Zu- und Absagen, Begleitpersonen und Wartelisten
• Teilnehmerverwaltung und digitale QR-Code-Tickets
• Check-in und Erfassung der tatsächlichen Teilnahme
• Follow-up-Kommunikation und Auswertungen

Auch bei der Gestaltung des Eventprozesses unterstützt das eworx-Team persönlich. Denn die Technik soll nicht die Hauptrolle spielen, sondern dafür sorgen, dass mehr Zeit für die Menschen bleibt.

Mehr Zeit für Ihre Gäste. Weniger Aufwand bei der Eventorganisation. Lernen Sie eworx events in einer persönlichen Live-Demo kennen.

Nach dem Fest
geht die Beziehung weiter

Irgendwann ist auch das schönste Festl vorbei. Die Bühne wird abgebaut und die Gäste machen sich auf den Heimweg. Die Gespräche müssen damit aber nicht zu Ende sein. Jetzt wird interessant, wer dabei war, welche Themen die Menschen beschäftigt haben und wer mehr erfahren möchte. Ein Kontakt mit einem konkreten Projekt braucht vielleicht ein persönliches Gespräch. Andere Gäste freuen sich über eine Präsentation, Eventfotos oder weiterführende Informationen.

Nicht alle Gäste brauchen dieselbe Nachricht. Gerade im B2B-Bereich entsteht eine Geschäftsbeziehung selten nach einem einzigen Gespräch. Ein Event kann aber einen persönlichen Anknüpfungspunkt für den nächsten Kontakt schaffen.

Deshalb sollte die Nachbereitung bereits vor der Veranstaltung mitgedacht werden. Folgende Fragen helfen dabei:

• Welche Informationen haben wir unseren Gästen versprochen?
• Wer sollte persönlich kontaktiert werden?
• Welche Inhalte passen zu den besprochenen Themen?
• Wie holen wir Feedback ein?
• Wen möchten wir zum nächsten Event einladen?

Wichtig ist, die Kommunikationspräferenzen der Gäste zu respektieren. Eine Eventanmeldung ist nicht automatisch eine Einwilligung für beliebige Werbenachrichten. Eine gute Nachbereitung fühlt sich deshalb nicht wie eine weitere Marketingkampagne an, sondern wie die Fortsetzung eines guten Gesprächs.

Woran erkennt man,
ob ein Event erfolgreich war?

Eine volle Gästeliste ist erfreulich, aber sie sagt noch nicht alles über den Erfolg einer Veranstaltung aus. Ein Event mit 200 Gästen kann ein großer Erfolg sein, ein Kundentermin mit zehn Personen aber genauso.

Entscheidend ist, welches Ziel man mit der Veranstaltung erreichen wollte. Wer neue Kontakte gewinnen möchte, betrachtet andere Kennzahlen als ein Unternehmen, das vor allem bestehende Kundenbeziehungen stärken will.

Diese Kennzahlen helfen bei der Auswertung

Mit eworx events lassen sich unter anderem Anmeldungen, Absagen und tatsächliche Teilnahmen auswerten. Aber nicht alles, was ein Event wertvoll macht, steht in einem Dashboard.

Vielleicht ist aus einem Gespräch eine Zusammenarbeit entstanden oder ein Bestandskunde hat wieder einmal persönlich mit dem Team gesprochen. Und manchmal ist auch die Frage beim Heimgehen ein schönes Zeichen dafür, dass die Veranstaltung gelungen ist: „Wann macht ihr das wieder?“

Fünf Tipps
für Ihr nächstes Kundenevent

1. Schaffen Sie einen relevanten Anlass. Ein konkreter Nutzen oder eine gute Idee ist oft wichtiger als ein spektakuläres Programm.
2. Machen Sie das Weitererzählen einfach. Nutzen Sie Newsletter, LinkedIn, Vertrieb und Partner. Geben Sie Speakern passende Inhalte zum Teilen mit.
3. Planen Sie Zeit für Gespräche ein. Nicht jede Minute muss mit Programmpunkten gefüllt sein, denn gute Begegnungen brauchen manchmal etwas mehr Zeit.
4. Halten Sie die Organisation unkompliziert. Eine klare Einladung, eine einfache Anmeldung und ein reibungsloser Check-in erleichtern Gästen und Eventteam die Teilnahme.
5. Denken Sie die Nachbereitung mit. Überlegen Sie schon vor dem Event, welche Kontakte und Gespräche Sie danach fortsetzen möchten.

Fazit:
Ein gutes Event bleibt in Erinnerung

Marketing bringt Menschen zu einer Veranstaltung, gute Kommunikation hält sie auf dem Laufenden und Technologie vereinfacht die Organisation. In Erinnerung bleiben aber vor allem die Menschen, die Gespräche und die gemeinsamen Erlebnisse.

Vielleicht lässt sich erfolgreiches Eventmarketing deshalb ganz einfach zusammenfassen: Schaffen Sie einen guten Grund, bringen Sie Menschen zusammen und führen Sie die Beziehungen danach weiter.

Ob dafür ein großer Jubiläumsabend nötig ist oder ein Christbaum mit Punsch reicht, hängt ganz von den Gästen ab. Und wenn beim Heimgehen jemand fragt, wann das nächste Festl stattfindet, dann war schon ziemlich viel richtig.