mibag vereinheitlicht interne Beschaffung

Der Sanierungsprofi mibag möchte eine Vereinheitlichung und teilweise Automatisierung von AblÀufen umsetzen. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Beitrag.

Brand- oder Wasserschaden? – Der Sanierungsprofi mibag wird dann gerufen, wenn andere in Nöte geraten. Mittlerweile umfasst das mibag-Team in Österreich, Deutschland, Tschechien und der Slowakei ĂŒber 570 Mitarbeiter/innen.

Bei dieser UnternehmensgrĂ¶ĂŸe fallen naturgemĂ€ĂŸ auch interne Beschaffungsprozesse in grĂ¶ĂŸerem Umfang an. Aus diesem Grund wurde von unserem Kunden eine Vereinheitlichung und teilweise Automatisierung von AblĂ€ufen gewĂŒnscht. Den Anfang machte ein Workflow, der die Anfragen zur Bereitstellung von IT-Equipment und die daran anschließenden Schritte in geordnete Bahnen leiten sollte. Weitere Maßnahmen zur Prozessstandardisierung sind in anderen Bereichen geplant. 

Die Devise: Effiziente Beschaffung muss Um- und Schleichwege vermeiden 

Der Alltag in Unternehmen sieht jedoch hĂ€ufig anders aus: Ohne klar definierte Richtlinien ergibt sich fĂŒr die zustĂ€ndige Person oder Abteilung im Bedarfsfall nicht selten eine Reihe von Problematiken, die ihre Arbeit beeintrĂ€chtigen und fĂŒr erheblichen Mehraufwand sorgen. Einmal fliegen erst etliche E-Mails wie Ping-Pong-BĂ€lle zwischen Antragsteller, Vorgesetztem und IT-Verantwortlichem hin und her, ehe man es endlich schafft, die genauen Anforderungen zu klĂ€ren. Ein anderes Mal wird der Kollege aus der IT beim Kaffeeautomaten belagert, weil man, so unter der Hand, vielleicht noch schneller an die begehrte Ware kommt. Und der Arme soll dann alles im Kopf behalten und wird am Ende noch angepflaumt, wenn ihm zwischen TĂŒr und Angel eine Information verlorengeht. Alles nicht optimal 
 

In diesen FĂ€llen können klare Strukturen und Prozesse Abhilfe schaffen. NatĂŒrlich lassen sich nicht alle Abstimmungsprozesse damit vermeiden, aber sich wiederholende einfache Anforderungen sehr wohl. 

Standardisierung: Damit die Stufen der Beschaffung nicht zu HĂŒrden werden 

Wie geht es also besser? Als Referenz wollen wir hier den internen Beschaffungsprozess in Bezug auf Hardware und IT-Equipment bei mibag anfĂŒhren. Dieser ist wie folgt konzipiert und wurde unter Einsatz von Microsoft Forms und Power Automate sowie der UnterstĂŒtzung von eworx umgesetzt. 

Schritt 1: Ein  Mitarbeiter meldet Bedarf an 

Das Formular, das der Mitarbeiter dazu ausfĂŒllen muss, ist möglichst einfach gehalten. Es werden von ihm keine technischen Kenntnisse vorausgesetzt und es werden nur Angaben abgefragt, die er ohne Weiteres beantworten kann – beispielsweise den Standort der Niederlassung, die Abteilung, in der er arbeitet, und fĂŒr welchen Zweck das Equipment eingesetzt wird (z.B. Arbeit im BĂŒro, Außendienst, Lager oder Home Office). Wenn es bei der Frage „Was wird benötigt?“ um die technischen Komponenten geht, stehen dafĂŒr lediglich einfache Auswahlmöglichkeiten zur VerfĂŒgung (z.B. Computer, Smartphone, W-Lan, Zubehör 
) und ein zusĂ€tzliches Feld fĂŒr Anmerkungen. Im Vorfeld definierte Standards fĂŒr unterschiedliche Einsatzgebiete geben die genaue Ausstattung und technische Anforderungen an die GerĂ€te vor, weshalb sich der User um solche Details nicht kĂŒmmern muss. 

Schritt 2: Genehmigung des Bedarfs 

Nach Absenden des Formulars erhĂ€lt der Leiter der jeweiligen Niederlassung eine Benachrichtigung per E-Mail bzw. direkt in Teams. Er hat nun die Möglichkeit, den Antrag zu genehmigen oder aber abzulehnen. Die zustĂ€ndige Person in der IT-Abteilung wird ebenfalls darĂŒber in Kenntnis gesetzt. 

Schritt 3: Weitergabe der Anfrage zur Angebotslegung 

Wird der Antrag genehmigt, so werden die Informationen aus dem Formular automatisch an eworx ĂŒbermittelt. Im Anschluss daran stellen wir ein Angebot zusammen, welches wir wiederum an den IT-Verantwortlichen bei mibag ĂŒbermitteln. Dieser hat nun die Möglichkeit, dieses direkt anzunehmen, sodass die Bestellung fĂŒr die benötigte Hardware unverzĂŒglich aufgegeben werden kann, wenn ansonsten alle Fragen geklĂ€rt sind. 

Optimierungen: Prozesse sollen beweglich bleiben und moderat wachsen 

Prozesse wie diese sind natĂŒrlich noch weiter ausbaufĂ€hig. Aber wenn man damit beginnt, einzelne TĂ€tigkeiten zu automatisieren, ist es zumeist ratsam, sich auf gangbare Szenarios zu konzentrieren, damit die Umstrukturierungen tatsĂ€chlich FrĂŒchte tragen können und nicht zu Frust fĂŒhren. 

Maximilian Eibl, der zustĂ€ndige Projektleiter bei der mibag Sanierungs GmbH, zieht nach EinfĂŒhrung des Hardware-Beschaffungsprozesses jedenfalls eine positive Bilanz. In weiterer Folge sollen demnĂ€chst auch Ein- und Austrittsformulare eingesetzt werden, um bestimmte TĂ€tigkeiten, die dadurch nötig werden (automatisch) anzustoßen. Auch Workflows zur Genehmigung von UrlaubsantrĂ€gen soll es geben.