29. März 2022

· Anwendertipps, IT Vollwartung

Wie Sie im Meeting auf ganzer Linie überzeugen

Ein Beitrag von Eva Auberger

Empfinden Sie es manchmal auch so? Zu viele Besprechungen, um mit der Arbeit hinterherzukommen? Zu viele Besprechungen, bei denen nicht wirklich was rauskommt? Mühsam?

Das muss es nicht sein: Denn im Grunde ist die Idee hinter den Meetings eine gute. Sie sind da, um sich auszutauschen, um Entscheidungen zu treffen. Im heutigen Artikel liefern wir Ihnen einige Impulse, was Sie beitragen können, um sich mit einem positiven Gefühl aus dem Besprechungsraum zu verabschieden.

Pure Zeitverschwendung? Wie Sie Meetings aufziehen, die tatsächlich zu Ergebnissen führen

Von einem Meeting ins nächste zu rennen, wenn man ohnehin schon mit seiner Arbeit hinterherhinkt, das geht an die Substanz, keine Frage. Oftmals liegt es aber nicht daran, dass wir Besprechungen als vergeudete Zeit wahrnehmen. Das anzusprechen, ist jetzt ein bisschen heikel, darum flüstern wir es leise: Wie sieht es denn mit der Motivation aus?

Vielleicht geht es Ihnen auch manchmal so: Der Tag war anstrengend, die Präsentation geht an und man lehnt sich zurück – und denkt an gar nichts (oder an die nächsten To-Dos). Ausgeruhter fühlen wir uns hinterher trotzdem nicht, nur unzufrieden.

Mögliche Lösung(en):

#1 Das Meeting schwänzen

Damit wollen wir Sie allerdings nicht dazu verleiten, sich vor der Arbeit zu drücken. Im Gegenteil: Sie sind mit Aufgaben und Terminen bis oben hin eingedeckt? Dann brechen Sie doch aus der Meetingroutine aus. Informieren Sie den Organisator und eruieren Sie, ob Ihr Input bei diesem Meeting überhaupt benötigt wird. Bitten Sie jemanden, Sie kurz über die Inhalte und Vereinbarungen des Meetings zu briefen, wenn Sie über die Themen auf dem Laufenden bleiben wollen. Wenn Sie selbst Themen in einen Jour Fix einbringen wollen, bei dem bestimmte Personen unabkömmlich sind, dann informieren Sie diese vorher. Dadurch verhindern Sie auch, dass solche Treffen zu einer unproduktiven Routine verkommen, für die sich niemand mehr vorbereitet, sondern einfach nur seine Zeit absitzt.

#2 Themen in einem anderen Raum besprechen

Überlegen Sie, ob ein Thema wirklich als Punkt auf der Agenda einer bestimmten Besprechung landen muss, oder ob es effektivere Möglichkeiten gibt, um es abzuhandeln. Auch über einen Teams-Kanal oder Chat können die benötigten Ansprechpartner zusammengeholt werden, um sie über ein Thema zu informieren oder abstimmen zu lassen. Der Vorteil ist, dass sich jeder Chatteilnehmer – innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums – dazu äußern kann, wenn er gerade den Kopf frei hat, um sich eingehend mit dem Thema zu befassen. Außerdem sind alle Beiträge und Wortmeldungen rund um das Thema auch noch für alle sichtbar im Chatverlauf dokumentiert.

#3 Rege statt träge

Wenn ein Meeting als die bessere Alternative erscheint, beherzigen Sie bei der Planung und Durchführung die vier Prinzipien agiler Besprechungen.

  • (Str)enger Zeitrahmen
    Planen Sie nicht zu viel Zeit pro Meeting ein und achten Sie unbedingt darauf, dass es pünktlich beginnt und endet. Wenn bei der Besprechung Kollegen zusammenkommen, die sich lange nicht gesehen haben, berücksichtigen Sie das, indem Sie das Meeting z.B vor der Mittagspause ansetzen, sodass auch noch die Möglichkeit für einen längeren Austausch besteht.

  • Teamarbeit einfordern
    Definieren Sie schon im Vorfeld, wer welches Thema vorbereiten und vortragen wird. Auch bei der Umsetzung der besprochenen Schritte sind klare Zuständigkeiten vorteilhaft. Sie sind „nur“ Teilnehmer eines Meetings? Dann vergegenwärtigen Sie sich, dass Sie die Sinnhaftigkeit eines Treffens mitbeeinflussen können. Wer sich einbringt, bleibt auch frisch im Kopf und wird schnell feststellen: Ich kann was bewegen.

  • Fokus behalten
    Der Zweck des Meetings steht im Vorfeld fest und wird auch während des Meetings nicht aus den Augen verloren. Damit Entscheidungen nicht ins Leere laufen, werden diese dokumentiert und auch die nächsten Schritte vereinbart.

  • Machbares machen
    Verlieren Sie sich nicht in ausufernden Planungsphasen, sondern nähern Sie sich großen Zielen in kleinen, aber entschlossenen Schritten. Denn jeder davon wird Ihnen eine neue Erkenntnis bringen, die Sie nicht vorhersehen können, so lange sie es nicht ausprobieren.

Manege der Alphatiere? Mit diesen Tricks setzen Sie sich in Meetings durch

Wenn es Ihnen in Meetings regelmäßig so vorkommt, als würde es vor allem darum gehen, den Chef zu beeindrucken, dann haben Sie damit nicht unrecht. Es ist erwiesen, dass Besprechungen häufig genutzt werden, um die eigene Position im Unternehmen zu stärken.

Sie fühlen sich hier auf verlorenem Posten? Ihre Stimme zählt so viel wie ein Miauen unter Löwengebrüll? Dann beherzigen Sie folgende Tipps, um sich fürs nächste Meeting fit zu machen.

#1 Holen Sie sich Verbündete ins Meeting

Angenommen Sie haben die Leitung eines wichtigen Projektes übertragen bekommen, wissen aber genau, dass sich dieser oder jener Kollege ohnehin querstellen wird. Das müssen Sie nicht hinnehmen! Schwören Sie die Beteiligten schon im Vorfeld auf Ihre Ideen ein. Holen Sie sich Meinungen in Einzelgesprächen ein – auch die der „Gegner“. Dadurch nehmen Sie Ängste und Bedenken und schaffen ein wohlwollendes Klima für alle folgenden Besprechungen.

#2 Der Kopf entscheidet

Wenn die erste Variante ausscheidet, weil Sie in dem Projekt nicht das Sagen haben, sondern nur als Teilnehmer gehört werden sollen, dann wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen an den Entscheider am Tisch, anstatt in die Runde zu sprechen. Achten Sie auch auf das richtige Timing, um Ihre Idee vorzubringen, sonst fällt sie womöglich unter den Tisch.

#3 Greifen Sie zum Notizbuch(-Trick)

Wenn alle anderen wild durcheinander diskutieren, dann lehnen Sie sich einfach zurück. Klappen Sie Ihr Notizbuch auf und zücken Sie den Stift. Was Sie hineinschreiben, ist im Grunde nebensächlich – an den richtigen Stellen nicken schadet nicht. Wenn den anderen dann die Puste ausgegangen ist, ist Ihre Zeit gekommen: Die Kollegen werden sich wundern, wie Sie so gelassen bleiben können und Ihre Wortmeldung erhält automatisch mehr Gewicht.

Hitzige Debatte? Wie Sie in Meetings cool bleiben, wenn Sie angegriffen werden

Im Geschäftsleben schlägt einem manchmal ein rauer Wind entgegen. Das gilt auch für Meetings. Hier haben wir einige Tipps für Sie wie Sie verbale Seitenhiebe abwehren, anstatt sich davor zu ducken. Hilft übrigens auch bei Gesprächen mit Kunden.

#1 Bei verbalen Angriffen (erst) überlegen

Egal in welchem Kleid die Kritik daherkommt (sachlich und konstruktiv oder persönlich und destruktiv), es hilft immer, sich erst die Situation des Kritikers zu vergegenwärtigen. Wenn unser Gegenüber geladen reagiert und mit Vorwürfen um sich wirft, liegt das zumeist an ihm selbst. Trotzdem kann es gelingen, die Situation zu entschärfen.

Vermeiden Sie es in solchen Situationen, sich zu rechtfertigen (Das stimmt doch gar nicht …) und verzichten Sie auf Schuldzuweisungen (Soweit konnte es aber nur kommen, weil …). Zeigen Sie sich souverän, indem Sie sich Fehler eingestehen (In diesem Punkt haben Sie recht …) und Lösungs- und Kooperationsbereitschaft zeigen (Ich will nur sicher gehen, ob ich das richtig verstanden habe …). Sätze wie „Gut, dass Sie das ansprechen“ nehmen lauten Widersachern schnell den Wind aus den Segeln.

#2 Lorbeeren wollen verdient sein

Wenn die eigene Idee im Meeting zunächst überhört wird, vom Kollegen dann aber als seine verkauft wird, kann einen das schon frustrieren. Anstatt geknickt den Kopf einzustecken, stellen Sie sich auf die Füße! Bringen Sie sich mit Sätzen wie „Wie schön, dass Sie meinen Vorschlag von vorhin noch einmal aufgegriffen haben. Ich hätte dazu Folgendes zu sagen …“ wieder zurück ins Spiel.

#3 Unterbrechen, aber richtig

Wenn Emotionen hochkochen, ist es vielleicht Zeit für eine kurze Pause. Suchen Sie das Zwiegespräch, um die Wogen zu glätten. Natürlich gibt es auch den Fall, dass Sie selbst bei Meetings am laufenden Bande unterbrochen werden. Mit Sätzen wie „Lassen Sie mich das noch zu Ende führen“ verschaffen Sie sich wieder Gehör und signalisieren, dass Sie sich nicht einfach so übergehen lassen. Wenn Sie selbst derjenige sind, der einem anderen ins Wort gefallen ist, entschuldigen Sie sich dafür und bringen Sie das Gespräch zurück auf das Thema.

Richtige Präsentationstechnik? Abwechslung, digitale Flipcharts & schwenkende Kameras

Unter dem Begriff Präsentationstechnik verstehen wir sowohl die Fertigkeiten des Vortragenden als auch das notwendige Equipment sowie Präsentationslösungen und -tools (z.B. für Videokonferenzen). Hier sind unsere Anregungen und Empfehlungen für alle drei Bereiche:

#1 Muss es denn so öde sein?

Hinterfragen Sie, ob eine Powerpoint-Präsentation als Format für Ihre Besprechungen wirklich optimal ist. Versuchen Sie durch geeignete Medien – wie etwa (digitale) Flipcharts oder Whiteboards (gibt es z.B. in Microsoft Teams auch in virtueller Form) – ein hohes Level an Zusammenarbeit zu erreichen. Anstatt über ein Thema zu referieren, animieren Sie Ihre Teammitglieder lieber dazu, sich einzubringen. Überraschen Sie mit ungewöhnlichen Ideen: Warum bereiten Sie für das nächste Meeting statt langweiligen Folien mit Fakten nicht ein paar lustige Memes vor, um die Stimmung zwischendurch aufzuheitern? Alles, was vom gewohnten Trott abweicht und zur Mitarbeit motiviert, ist erlaubt!

#2 Virtuelle Meetings auf dem Vormarsch

Aufgrund der integrierten Videokonferenzfunktion erreichte Microsoft Teams zuletzt große Popularität. Face-to-Face-Begegnungen zwischen Mitarbeitern unterschiedlicher Unternehmensstandorte oder mit externen Partnern finden immer häufiger im digitalen Besprechungsraum statt. Auch im Dialog mit Kunden setzt sich diese Variante schon häufig gegen klassische Vor-Ort-Termine durch. Immerhin bedeutet sie einen Effizienzgewinn für beide Seiten, ohne dabei den zwischenmenschlichen Faktor zu vernachlässigen.

Hier haben wir einige Tipps für virtuelle Meetings für Sie zusammengefasst.

#3 Beam mich in die Zukunft, Scotty

Nein, Moment – in die Gegenwart ist völlig ausreichend! In vielen Besprechungsräumen ist die Evolution der Präsentationstechnik allerdings irgendwie ins Stocken geraten: Die Overhead-Ära haben die meisten zum Glück hinter sich gelassen, aber nicht selten begegnen einem noch altersschwache Beamer, die wohl erst austauscht werden, wenn sie von der Decke krachen.

Dabei gibt es längst viel bessere Möglichkeiten. (Solche, bei denen man nicht auf den Tisch klettern muss, damit man ein scharfes Bild bekommt 😉)

  • (Interaktive) Displays
    Großflächige Bildschirme zählen in modernen Besprechungsräumen zum Standardrepertoire. Der Bedienkomfort steht hier an erster Stelle – man will sich schnell mit dem externen Display verbinden können. Interaktive Displays sind aber auch ideal, um Kunden visuelle Inhalte oder 3D-Pläne zu präsentieren. Selbst in Produktionsanlagen kommen immer häufiger Displays zum Einsatz, um die Auslastung einzelner Produktionsanlagen zu verdeutlichen.

  • Sound- und Kamerasysteme
    Wenn regelmäßig Online-Meetings mit Unternehmensstandorten oder Kunden in anderen Ländern abgehalten werden, lohnt sich die Investition in passendes Equipment allemal. Neben einer Freisprechanlage verfügen die wichtigsten Besprechungsräume in unserem Headquarter z.B. auch über eine bewegliche Kamera, die den Bewegungen des Vortragenden folgt.

  • Präsentationstechnik für Empfangs- und Besucherbereich
    Setzen Sie Displays mit Filmen oder interaktiven Firmenpräsentationen in Empfangs- und Besucherbereichen ein, um Eindruck auf Ihre Gäste zu machen oder Ihnen Wartezeiten angenehmer zu gestalten.
Equipment für professionelle Meetings

Equipment für professionelle Meetings

(1) Schwenkbare Videokonferenz Kamera inklusive Bildsensor und automatischem Abgleich der Lichtverhältnisse für klare Bilder

(2) Tischkonferenzgerät für Video-/Audiokonferenzen mit HD-Farb-Touchscreen

(3) Media-Link-Kontroller mit allen gängigen Anschlüssen und Funktionstasten zur Steuerung des Meeting-Equipments

Sie würden Ihre Geschäfts- und Besprechungsräume gerne mit moderner Technik ausstatten und möchten sich beraten lassen? Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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