29. August 2021

· Anwendertipps, Microsoft 365

Souverän durch Videokonferenzen navigieren

Ein Beitrag von Juliane Baumgartner

Wo persönliche Kundenmeetings nicht möglich sind oder Mitarbeiter im Home-Office arbeiten, hat sich Microsoft Teams durch seine einfache Bedienung bewährt. In vielen Unternehmen zählen Teams-Meetings deshalb mittlerweile zum Standard. Möchten auch Sie davon profitieren? Im Folgenden stellen wir eine Anleitung für die wichtigsten Funktionen bereit und geben dazu auch einige Empfehlungen.

Grundeinstellungen & Optionen von Teams-Meetings 

Kamera & Mikrofon 

Ob Sie die Kamera bei einem Teams Meeting aktivieren wollen, steht Ihnen frei. Aktuell zeigt Teams nur maximal vier Videos gleichzeitig an, wobei automatisch jene Teilnehmer gezeigt werden, die sich gerade aktiv einbringen. Wenn Ihnen stattdessen immer die gleichen Personen angezeigt werden sollen, klicken Sie dazu auf das Teilnehmer-Symbol und wählen Sie die gewünschten Kontakte durch Rechtsklick auf die drei Punkte neben dem Namen und „Anheften“ aus.

Grundsätzlich ist die Stummschaltung des Mikrofons für alle Zuhörer empfohlen. Aktivieren Sie Ihr Mikrofon erst, wenn Sie einen Beitrag zum Thema leisten wollen. Ihre Wortmeldung kündigen Sie am besten durch Handheben an. Dazu gibt es in Teams einen entsprechenden Button. Als Organisator der Veranstaltung haben Sie übrigens auch die Möglichkeit, das Mikrofon eines Teilnehmers stummzuschalten. Aufheben kann die Stummschaltung aber nur der Teilnehmer selbst.

Bildschirm oder Inhalte teilen 

Über das Monitorsymbol in der Besprechungsfunktionsleiste können Sie Ihren Bildschirm für andere freigeben, Dateien und Präsentationen mit den Teilnehmern teilen oder gemeinsam an einem Whiteboard brainstormen. Sollte die gewünschte Datei nicht in der Vorauswahl erscheinen, klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie diese aus der Teams- bzw. Drive-Ablage oder über den lokalen Speicherort aus. Wenn ein anderer Teilnehmer seine Inhalte präsentieren möchte, kann er das durch die gleiche Vorgehensweise tun, sofern er dazu berechtigt ist.

Bildschirm teilen

Teilnehmer & Rollen 

Als Organisator einer Besprechung können Sie den Teilnehmern nach Abschicken der Einladung unterschiedliche Rollen und Rechte zuweisen. Dazu klicken Sie im Termin auf „Besprechungsoptionen“.  Standardmäßig dürfen beispielsweise alle Teilnehmer des Meetings präsentieren – also ihren Bildschirm teilen. Dieses Recht können Sie hier aber auch auf einzelne Personen einschränken.

Besprechungsoptionen

Rollen im Teams-Meeting

  • Der Organisator besitzt alle Rechte inklusive Ändern der Besprechungsoptionen und der Einstellungen für den Wartebereich
  • Der Referent kann nicht auf Besprechungsoptionen oder Wartelisten einwirken, hat aber sonst alle Rechte
  • Teilnehmer dürfen sprechen, ihr Video teilen und ansonsten nur Präsentationen zeigen, die von einer Person der Organisation freigegeben wurden

Auch während der Besprechung ist es noch möglich, die Rollen der einzelnen Personen abzuändern. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Teilnehmer anzeigen“ und passen Sie den Status über das Kontextmenü an. Wenn Sie während der Besprechung feststellen, dass noch weitere Personen dazu eigeladen werden sollen, so können Sie in diesem Bereich auch weitere Kontakte zum aktiven Meeting einladen.

Status zu Teilnehmer ändern
Status zu Referent ändern

Reaktionen, Notizen & Aufzeichnungen

Für die Zusammenarbeit im Teams-Meeting können auch noch andere Funktionen genutzt werden. In der Besprechung gibt es standardmäßig auch die Möglichkeit, in Form von Chatnachrichten zu reagieren – diese werden auch unterhalb des Posts zur Besprechung gesammelt.

Die Besprechungsnotizen werden in Form eines Wikis aufgehoben, damit alle Punkte nach der Besprechung abgearbeitet werden können. Hinweis: Dieses Wiki wird bei Besprechungen in einem Kanal auch automatisch als Registerkarte angelegt und geht verloren, wenn Sie diese Registerkarte löschen.

Besprechungsnotizen

Das Whiteboard gibt Ihrem Team die Möglichkeit, Ideen gemeinsam weiterzuentwickeln und zu visualisieren. Dafür sind auch unterschiedliche Vorlagen für Brainstorming oder -writing, Moodboards und dergleichen vorhanden. Sie finden das Whiteboard, wenn Sie auf das Bildschirmsymbol klicken, das die Teilen-Leiste öffnet. Um auch nach der Besprechung am Whiteboard weiterarbeiten zu können, empfiehlt es sich, den Link zum Whiteboard im Teams Chat zu teilen. Diese Funktion ist jedoch aktuell nur in der zugehörigen App verfügbar.

Whiteboard

Besprechung aufzeichnen

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, die Inhalte eines Meetings auch jenen Personen zugänglich zu machen, die zum eigentlichen Termin verhindert waren. Im Fall von wichtigen Projekten mag es sich auch lohnen, Aufzeichnungen entscheidender Meetings zu Dokumentationszwecken aufzubewahren oder Sie nutzen die Funktion, um Mitarbeitern außerhalb des Projektteams Einblicke in wesentliche Entscheidungen zu geben. Nach Beendigung der Aufzeichnung steht das Video in Microsoft Stream zum Download bereit und kann dort auch mit anderen geteilt werden.

Personalisierten Hintergrund für Videochat einrichten 

Personalisierter Hintergrumd

Vor allem bei Meetings mit Kunden und externen Partnern möchte man ein Umfeld schaffen, das von Professionalität zeugt und in dem sich die Gesprächspartner wohlfühlen. Ein unruhiger Hintergrund oder der Einblick auf den Arbeitsplatz eines Kollegen sind demnach zu vermeiden. Für diesen Fall gibt es in Teams-Videokonferenzen die Möglichkeit, den Hintergrund unscharf zu maskieren oder aber andere Motive zu hinterlegen.

Tipp: Anstatt auf die bereits vorhandenen Beispielbilder zurückzugreifen, lohnt es sich, eigene Hintergründe zu gestalten, die zum Auftritt des Unternehmens passen. Die Abmessungen des Bildes sollten im Idealfall 1920 x 1080 px betragen. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern eine Auswahl von Bildern zur Verfügung, sodass sie den virtuellen Besprechungsraum nach ihrem Geschmack gestalten können. 

Individuelles Bild als Hintergrund für Team-Meetings integrieren

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü der Besprechung durch Rechtsklick auf 

  2. Klicken Sie auf „Hintergrundeffekte anwenden“, um zu den Hintergrundeinstellungen zu gelangen

  3. Oberhalb der Vorauswahl von Hintergründen haben Sie die Möglichkeit, einen neuen Hintergrund hinzuzufügen. Wählen Sie die gewünschte Bilddatei anschließend aus der Ablage aus

  4. Testen Sie den neuen Hintergrund in der Vorschau. Hinweis: Hier werden die Bilder spiegelverkehrt dargestellt. Lassen Sie sich davon nicht irritieren, denn Ihrem Gesprächspartner wird der Hintergrund anschließend wie vorgesehen angezeigt

  5. Nach einmaliger Einrichtung werden die Einstellungen in der Regel gespeichert, sodass Sie beim nächsten Mal bereits perfekt vorbereitet in Ihr Meeting starten können

Hintergrundeinstellungen

Noch mehr Möglichkeiten: Live-Event & Webinar

Um das Thema Videokonferenzen abzuschließen, möchten wir hier noch auf zwei Sonderformen eingehen, die Sie ebenfalls mit Microsoft Teams realisieren können.

Sowohl Webinare als auch Live-Events erstellen Sie am besten direkt über den Teams-Kalender – sie erscheinen dort als Unterpunkte im Menü „Neue Besprechung“.

Webinare

Webinare

Im Kontrast zu regulären Teams-Meetings zeichnet Webinare aus, dass sie sich in erster Linie an ein Publikum außerhalb der Organisation richten und es daher eine geeignete Lösung für die Registrierung der Teilnehmer geben muss. Wenn Sie ein Webinar über Teams erstellen, sind sämtliche Bausteine und Hintergrundprozesse bereits vorhanden und können noch an die individuellen Erfordernisse angepasst werden.

Eine ausführliche Anleitung zur Erstellung von Webinaren finden Sie hier.

Ereignisdetails

Live Events

Teams-Besprechungen sind für eine Teilnehmerzahl von bis zu 250 Personen möglich, was an sich schon eine Menge ist. Für Vorträge, zu denen ein noch größeres Publikum (maximal 10.000 Teilnehmer) erwartet wird, das der Präsentation allerdings in erster Linie folgen will, ohne selbst größere Beiträge zu leisten, gibt es in Teams die Live-Events. Beachten Sie allerdings, dass die Dauer der Veranstaltung zeitlich begrenzt ist: Vier Stunden lang können Sie das Format nutzen, um – auch gemeinsam mit Gastreferenten – über ein Thema zu referieren. Durch unterschiedliche Ereignisgruppen, wie etwa eine moderierte Fragen- und Antwortrubrik, wird gewährleistet, dass auch innerhalb eines Online-Events dieser Größenordnung Interaktionen nicht zu kurz kommen.

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