17. Januar 2022

· Anwendertipps, Microsoft 365

Listen-Chaos? Wie Sie Ihre To Dos besser organisieren

Ein Beitrag von Daniel Grinninger

In unserem Blogbeitrag entlarven wir klassische Fehler, die wir beim Aufstellen unserer Listen begehen, und haben außerdem den passenden Tool-Tipp für Sie! 

Die To Do Liste als Gedankenstütze – ein Mythos

Das Multitasking, das wir uns heutzutage abverlangen, bedingt leider auch, dass unser Fokus selten dort ist, wo wir ihn eigentlich brauchen. Am Schreibtisch denken wir daran, was wir nach Büroschluss schnell noch alles erledigen müssen. Aber kaum zuhause, sitzt uns dann genau jene Aufgabe, die wir in unserer Unkonzentriertheit nicht mehr geschafft haben, im Nacken wie eine zähe Zecke.

An dieser Stelle kommen die To Do Listen ins Spiel: Denn sobald wir einen Task auf die Liste packen, müssen wir uns nicht mehr sorgen, ihn zu vergessen. Oder?

Stimmt – aber nur zum Teil. Der eigentliche Grund, warum viele von uns ein Faible für Listen haben, ist ein anderer. Wir beruhigen damit das Gedankenkarussell, machen unseren Kopf frei. Wenn eine Aufgabe auf der Liste steht, hören wir auf, permanent darüber nachzudenken. Das ist der eigentlich positive Effekt von To Do Listen! Der Grund, warum wir produktiver werden, wenn wir uns angewöhnen, eine zu führen.

„Vergesslicher“ Kellner lieferte Impuls für bedeutende Entdeckung 

Wissenschaftlich erklären lässt sich dieser Effekt durch eine Beobachtung, die die russische Psychologin Bljuma Zeigarnik 1927 gemacht hat. Bei einem Besuch im Café war ihr die außergewöhnliche Merkfähigkeit des Kellners aufgefallen: Problemlos konnte er eine Vielzahl der unterschiedlichsten Bestellungen im Kopf behalten und sie den richtigen Gesichtern zuordnen – aber nur so lange, bis er sie serviert hatte. Danach war alles weg. Wenn es ans Bezahlen ging, ließ ihn sein Gedächtnis im Stich. 

Das wiederum weckte die Neugier der Psychologin. Nach einer Reihe von Tests und Untersuchungen konnte sie ihre Beobachtung erklären und mit Zahlenmaterial untermauern: Unser Gehirn merkt sich fast ausschließlich – zu 90 Prozent – jene Aufgaben, die unerledigt sind. Es erinnert uns laufend daran, während Erledigtes schnell aus unserem Kurzzeitgedächtnis verschwindet. Unerledigte Aufgaben dagegen nagen regelrecht an uns. 

Gleiches gilt im Übrigen nicht nur für die klassischen To Dos, sondern auch für richtungsweisende Entscheidungen, die wir in unserem Leben getroffen haben. Was wäre, wenn wir uns damals anders entschieden hätten? Auch dieses Hadern lässt sich mit dem Zeigarnik-Effekt erklären. Die Möglichkeiten, die wir nicht ausgeschöpft haben, schwirren uns im Kopf herum – wie unerledigte To Dos. 

Aber jetzt zum Haken: Warum To Do Listen nicht funktionieren, wie sie sollten 

Denn sie wissen nicht, was sie tun … Dieser Eindruck entsteht gelegentlich, wenn man über Menschen liest, die ihren Alltag beinahe lückenlos in To Do Listen erfassen – vom Zähneputzen am Morgen bis zum Schlafengehen um 22 Uhr. Aber selbst dann, wenn wir solchen Zwängen nicht erliegen, gibt es noch genügend Fallstricke, die aus einem guten Werkzeug für Produktivität das genaue Gegenteil machen. 

#1 Wir nehmen uns zu viel vor 

Zu tun gibt es genug. Da fällt es nicht unbedingt schwer, Punkt um Punkt aus dem Armgelenk zu schütteln und auf die Liste zu setzen. Aber Vorsicht! Zügeln Sie Ihren Eifer und schreiben Sie nur das auf, was der Erwähnung wert ist. Essenzielle To Dos, auf denen unser Fokus ohnehin liegen sollte, müssen gar nicht erst auf die To Do Liste. 

Unser Tipp: Notieren Sie sich unerledigte Teilschritte solcher Aufgaben allenfalls – und im Idealfall erst kurz vor Feierabend – wenn es Ihnen dadurch leichter fällt, den Arbeitstag abzuschließen. 

#2 Wir missbrauchen die Liste 

Viele nutzen To Do Listen auch, um sich vor der eigentlichen Arbeit zu drücken. Manche tun das – natürlich nicht Sie. Oder ich … Na ja, vielleicht hin und wieder, wenn es gerade besonders mühsam und anstrengend ist, sich in eine neue Aufgabe hineinzudenken. Dann „sortieren“ wir unsere Gedanken erst einmal auf der Liste, was grundsätzlich auch gut ist, sofern wir das Unvermeidliche nicht zu lange dadurch hinauszögern. 

Unser Tipp: Erledigen Sie die unangenehmste Aufgabe gleich zu Beginn des Tages und schreiben Sie diese nach Möglichkeit gar nicht erst auf die Liste, wo sie sehr hemmend wirken kann und für Frust sorgt, so lange wir sie vor uns herschieben. 

#3 Wir lassen uns vom Pfad der Tugend abbringen 

Das passiert, wenn wir uns Prioritäten setzen, dann aber doch wieder auf Zuruf handeln. Im Alltag neigen wir nämlich dazu, dringliche, aber nicht wichtige Dinge zu erledigen. Klar, ein Schulterklopfen tut gut. Es ist wie Balsam, wenn uns die Kollegen dafür Anerkennung zollen, weil wir alles im Handumdrehen erledigen, was sie an uns herantragen. Dumm nur, wenn wir dadurch gar nicht mehr zu unserer eigentlichen Arbeit kommen. 

Unser Tipp: Sie müssen nicht gleich ein „Bitte nicht stören“-Schild an Ihren Schreibtischstuhl hängen und können Ihren Kollegen natürlich weiterhin einen Gefallen tun. Allerdings wird Ihnen auch keiner böse sein, wenn er ein Weilchen vertröstet wird, bis Sie Ihre wichtigsten Tagesaufgaben erledigt haben. 

#4 Listen werden nicht konsequent geführt 

Nicht selten folgt unsere Tagesplanung einem etwas unkoordinierten System. Privates kommt in den Kalender und wenn man keinen hat, muss ein Schmierzettel herhalten. Im Büro klappt es meistens besser: sämtliche To Dos sind im Idealfall an einer zentralen Stelle gesammelt. Aber dann kommt doch wieder dieses oder jenes dazu. Eine wichtige E-Mail, eine geänderte Deadline … und wir vergessen unsere Liste anzupassen. 

Unser Tipp … 

Microsoft To Do bündelt alle Tasks an einem Ort 

Die Nutzung des Tools ist kostenlos, einzige Voraussetzung ist, dass Sie über ein Microsoft Konto verfügen. Durch diese Verknüpfung ergibt sich auch schon der erste große Vorteil des Tools: Sämtliche Aufgaben werden automatisch in der reduzierten Oberfläche für Sie gesammelt – egal, ob es sich um eine als Aufgabe gekennzeichnete E-Mail, eine Notiz in One Note oder einen Eintrag aus dem Microsoft Planner handelt. Dabei werden auch Ergänzungen wie etwa Anhänge oder Kategorielabels mitgegeben. Der Haken unter #4 gehört damit schon fast der Vergangenehit an. 

Sie können in Microsoft To Do mehrere Listen oder Kategorien von To Dos führen. Mit einem Mausklick markieren Sie die unterschiedlichen Tasks als Tagesaufgabe und erhalten unter dem Menüpunkt „Mein Tag“ dadurch stets eine reduzierte und vor allem machbare Liste an Aufgaben. Zusäzliche Punkte können beliebig ergänzt werden. 

Umgekehrt werden Ihre Aufgaben aus Microsoft To Do auch wieder im Microsoft Planner dargestellt – hier im Screencast ist alles zusammen perfekt in die Teams-Arbeitsumgebung integriert. Darüber hinaus gibt es die App auch als Webversion und natürlich fürs Handy. 

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