Vorgestellt: mailworx Event Management Add-On

Sie haben einen ereignisreichen Veranstaltungskalender? Lassen Sie sich dabei von mailworx unterstützen und vereinfachen Sie die Kommunikation mit Ihren Veranstaltungsgästen vor und nach dem Event in jeder Hinsicht. Sie können Kampagnen im Voraus planen, Bestätigungen mit Statusinfos automatisieren und arbeiten mit individuellen Abonnentengruppen, die perfekt auf Ihre Aktivitäten abgestimmt sind. Wir zeigen Ihnen heute die wichtigsten Unterschiede der klassischen E-Mail Kommunikation eines Events zum effizienten mailworx Event Management.

Anmeldung: Legen Sie ein Teilnehmerkontingent fest & automatisieren Sie Ihre Wartelisten

Die Anmeldung zu Ihrem Event kann ganz einfach via mailworx Formular abgewickelt werden. Verwenden Sie klassische Abonnentenfelder, wie zum Beispiel Vorname, Nachname und E-Mail Adresse, sowie eventbezogene Formularfelder, welche zum Beispiel die Menüauswahl oder die Auswahl von Vorträgen festhalten sollen. Die Anmeldebestätigung kann durch den mailworx Workflow Editor oder einer ereignisabhängigen Kampagne automatisiert beim Formular hinterlegt werden.

Die Anmeldung ist auch mit den klassischen Werkzeugen von mailworx möglich – richtig spannend wird es erst, wenn es um die Verwaltung Ihrer Teilnehmer geht. Angemeldete Personen landen direkt in Ihrer Gästeliste und Sie haben zum Beispiel die Möglichkeit, ein maximales Teilnehmerkontingent sowie den Anmeldeschluss festzulegen. Definieren Sie außerdem, ob es eine Warteliste geben soll und welche Nachrichten zur Abwicklung dieser automatisch an die Anmelder geschickt werden sollen. Zusätzlich können Sie bestimmen, ob Begleitpersonen zur Veranstaltung zugelassen sind und welche Daten Sie von diesen erheben möchten.

Kommunikation: Passen Sie Ihre automatisierte Kommunikation den jeweiligen Zielgruppen an

Durch die Automatisierung sämtlicher Kommunikationsschritte vor und nach der Veranstaltung gestalten Sie Ihr Event Management noch effizienter. In unserem Event Management Tool haben wir die wichtigsten Schritte Ihrer Kommunikation aufgelistet – Sie müssen nur noch die richtige Kampagne zuordnen.

Vorankündigung
Der Termin für Ihre Veranstaltung steht fest – informieren Sie doch direkt Ihre Teilnehmer darüber, damit sich diese ebenfalls den Termin in ihrem Kalender für Sie freihalten. Gestalten Sie eine ansprechende Kampagne, welche die wichtigsten Details zu Ihrer Veranstaltung enthalten oder integrieren Sie den automatisch generierten Kalendertermin, der das Datum sowie die Uhrzeit und die Location Ihrer Veranstaltung festhält.

Einladung
Versenden Sie Ihre Einladungen via E-Mail an die jeweils eingeladenen Personen. Selbstverständlich können Sie die offline Einladung, zum Beispiel durch den postalischen Weg, auch mit dem online Kommunikationskanal kombinieren. Verwenden Sie dazu einfach das gleiche Anmeldeformular, welches zum Beispiel auf Ihrer Website integriert ist. Durch die Kombination können Sie im E-Mail noch einmal Bezug auf die offline Einladung nehmen und Ihre eingeladenen Personen an die Anmeldung erinnern.

Reminder
Sie kennen es vermutlich von sich selbst: Eine Erinnerung in der Woche vor der Veranstaltung kann nicht schaden. Erinnern Sie die angemeldeten Personen ein paar Tage vor dem tatsächlichen Termin noch einmal an Ihre Event. Nutzen Sie die Chance, um die Vorfreude noch mehr zu steigern und lassen Sie Ihren Teilnehmern die wichtigsten Details zu Ihrer Location, Parkmöglichkeiten und gegebenenfalls auch ihr individuelles Ticket zukommen.

Follow Up
Die Veranstaltung ist gut über die Bühne gegangen und durch eine Follow-Up Kampagne haben Sie die Chance, die schönsten Eindrücke noch einmal mit Ihren Teilnehmern zu teilen. Lassen Sie zum Beispiel Ihr Event durch eine Bildergalerie Revue passieren, bieten Sie einen Download der jeweiligen Vorträge oder nutzen Sie die Chance einer Online-Umfrage, um Feedback einzuholen.

Mit einem professionellem E-Mail Marketing Tool wie mailworx können Sie die Kampagnen direkt nach Fertigstellung für den jeweiligen Versandzeitpunkt einplanen. Arbeiten Sie am besten einfach mit den individuellen Abonnentengruppen des mailworx Event Management Tools. So haben Sie zum Beispiel eine Gruppe für eingeladene Abonnenten ohne Reaktion, bereits angemeldete Personen und für Follow-Up Kampagnen eine eigene Gruppe für die tatsächlichen Teilnehmer der Veranstaltung.

Status: Live-Auswertung des Anmeldestandes

Mit dem mailworx Event Management Tool behalten Sie den aktuellen Anmeldestand perfekt im Blick. Wie viele Personen haben sich bereits für das Event angemeldet, gibt es Teilnehmer auf der Warteliste und welche eingeladenen Abonnenten zeigen keine Reaktion oder haben sich von der Veranstaltung abgemeldet? Genau diese Informationen werden in der Live-Auswertung des mailworx Add-Ons übersichtlich dargestellt.

Event: Personalisierte Eintrittskarte inklusive professionellem Check-In

Versenden Sie die automatisierte Anmeldebestätigung am besten gleich mit einem digitalen Ticket inklusive QR-Code für die Teilnehmer-Registrierung. Das Ticket wird auf Basis der Veranstaltungseckdaten und Angaben des teilnehmenden Gastes automatisch generiert und steht dem Besucher als PDF-Download zur Verfügung.

Für einen stressfreien Empfang der Gäste gibt es dann noch die Event Management App von mailworx. Durch den Scan des QR-Codes auf dem individuellen Ticket oder die Auswahl in der digitalen Liste registrieren Sie die Anwesenden als Teilnehmer. Auch unangemeldete Besucher können damit ganz einfach hinzugefügt werden.

Klingt gut, nicht wahr? Holen Sie sich jetzt das mailworx Event Management Add-On und profitieren Sie neben den klassischen Prozessen auch von den zusätzlichen Features, die perfekt auf Ihre Anforderungen in der Kommunikation vor und nach Ihren Events sowie zum Management Ihrer Teilnehmer abgestimmt sind. Alle Informationen bekommen Sie unter www.mailworx.info/event-management