24. August 2022

· Digitales Marketing, Event Management, Releases, Tipps & Tricks

Sommerfest – einfach geplant mit events

Ein Beitrag von Nina Draxler

Gerade die Veranstaltungen für Unternehmen fanden in den letzten beiden Jahren Corona-bedingt vermehrt online oder hybrid statt. Anna und ihrem Team ist es besonders wichtig, dass die Events so einfach wie möglich erstellt werden können, dass sie einen genauen Überblick über die Teilnehmer haben und auch die Abwicklung am Veranstaltungstag selbst möglichst unkompliziert funktioniert.

Viventury setzt bei der Event Kommunikation auf events in der eworx Marketing Suite. Die ausgeklügelten Eventmanagement Funktionen ermöglichen es den Mitarbeiter:innen, Veranstaltungen einfach anzulegen, Teilnehmer und Nicht-Teilnehmer im Blick zu behalten und während des Events den Check-In abzuwickeln.

Use Case: Viventury Sommerfest

Als Use Case sehen wir uns einmal an, wie Mitarbeiterin Betty Euler, Junior Project Manager bei Enterprise Events, das Sommerfest für Viventury in events mit dem Kopier-Assistenten erstellt:

Kopierassistent

Betty wählt hier erst einmal aus, welche bereits bestehende Veranstaltung ihr als Vorlage dienen soll. Da sie bereits seit einigen Jahren ein Sommerfest in ähnlichem Umfang veranstalten, muss Betty nicht jedes Jahr ein neues Event erstellen, sondern lediglich die Infos bzw. Eventinformationen austauschen.

Die Informationen aus dem Event werden übernommen, somit muss Betty nur mehr Beginn- und Enddatum der Veranstaltung eingeben und bei Bedarf den Veranstaltungsort sowie eine E-Mail Adresse für Benachrichtigungen wie etwa neue Eventanmeldungen aktualisieren. Betty kann außerdem einen Text für den Kalendertermin erstellen.

Eventinfos

Im nächsten Schritt wird automatisch eine Kopie des Eventformulars erstellt, das Betty bereits für das letzte Sommerfest angelegt hat.

Eventformular

Assistent schafft Arbeitserleichterung

Betty kann beim Arbeiten mit dem Kopier-Assistenten auch Kampagnenaktivitäten auswählen, die sie vom kopierten Event übernehmen will. Sie beschließt, die Vorankündigung zum Sommerfest, die Einladung an sich sowie den Reminder ein paar Tage vor dem Fest zu übernehmen. Dabei werden die Eventlinks automatisch ersetzt.
Sie legt außerdem eine Follow-Up Kampagne für die Kollegen und Kolleginnen an, die nicht am Sommerfest teilnehmen können, um sie an den schönsten Impressionen des Events teilhaben zu lassen.

Am Event Dashboard sieht Betty alle Informationen zu ihrer erstellten Veranstaltung auf einem Blick: Sie sieht die Bezeichnung des Eventtickets, den Veranstaltungsort sowie von wann bis wann das Event stattfindet. Außerdem hat sie alle wichtigen Informationen zum Eventformular, zu den Kampagnenaktivitäten sowie zur Gästeliste und den Check-In zum Event.

Kampagnenaktivität

Im Tab Kampagnenaktivität findet Betty eine Liste aller E-Mail und SMS Kampagnen, die sie zur Eventkommunikation erstellt hat.

Kampagnenaktivität

Gästeliste

Im Bereich Gästeliste behält Betty den Überblick über die Kolleg:innen, die sich und ihre Begleitpersonen zum Sommerfest angemeldet haben und weiß so genau, mit wie vielen Gästen sie rechnen muss. Betty erstellt hier außerdem die Namenskärtchen für die Teilnehmer – so will sie sicherstellen, dass auch die Begleitpersonen gleich wissen, mit wem von den Viventury-Kollegen sie sprechen. Für die Namenskärtchen muss Betty nicht viel einstellen, diese werden automatisch auf Basis der Anmeldedaten generiert.

Gästeliste

Check-In am Veranstaltungstag

Nun ist es endlich so weit: Der Tag des Sommerfests ist da! Und auch heute setzt Betty die eworx Marketing Suite ein. Betty kann die Veranstaltung eröffnen, indem sie den QR-Code des Events in der eworx Marketing Suite scannt oder alternativ über einen Link in die Veranstaltung einsteigt und den PIN-Code des Events eingibt. Um die Gäste des Viventury Sommerfests einzuchecken, scannt sie einfach mit ihrem Smartphone den QR-Code, den jeder Teilnehmer mit seinem Eventticket erhalten hat. Alle Gäste sind eingecheckt – einem rauschenden Sommerfest steht nun nichts mehr im Wege!

Check-in

Übrigens: Auch für Online Veranstaltungen ist Betty dank events in der eworx Marketing Suite bestens gerüstet: Am Event Dashboard unter „Kalendereintrag“ kann Betty bei „Ort“ einen Link zu einem Meeting-Tool wie MS Teams oder Zoom eingeben und so auch ganz einfach online oder hybride Events durchführen.

Sie möchten Ihre Veranstaltungen unkompliziert erstellen und events für Sie arbeiten lassen? Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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