mibag vereinheitlicht interne Beschaffung

Bei dieser Unternehmensgröße fallen naturgemäß auch interne Beschaffungsprozesse in größerem Umfang an. Aus diesem Grund wurde von unserem Kunden eine Vereinheitlichung und teilweise Automatisierung von Abläufen gewünscht. Den Anfang machte ein Workflow, der die Anfragen zur Bereitstellung von IT-Equipment und die daran anschließenden Schritte in geordnete Bahnen leiten sollte. Weitere Maßnahmen zur Prozessstandardisierung sind in anderen Bereichen geplant. 

Die Devise: Effiziente Beschaffung muss Um- und Schleichwege vermeiden 

Der Alltag in Unternehmen sieht jedoch häufig anders aus: Ohne klar definierte Richtlinien ergibt sich für die zuständige Person oder Abteilung im Bedarfsfall nicht selten eine Reihe von Problematiken, die ihre Arbeit beeinträchtigen und für erheblichen Mehraufwand sorgen. Einmal fliegen erst etliche E-Mails wie Ping-Pong-Bälle zwischen Antragsteller, Vorgesetztem und IT-Verantwortlichem hin und her, ehe man es endlich schafft, die genauen Anforderungen zu klären. Ein anderes Mal wird der Kollege aus der IT beim Kaffeeautomaten belagert, weil man, so unter der Hand, vielleicht noch schneller an die begehrte Ware kommt. Und der Arme soll dann alles im Kopf behalten und wird am Ende noch angepflaumt, wenn ihm zwischen Tür und Angel eine Information verlorengeht. Alles nicht optimal … 

In diesen Fällen können klare Strukturen und Prozesse Abhilfe schaffen. Natürlich lassen sich nicht alle Abstimmungsprozesse damit vermeiden, aber sich wiederholende einfache Anforderungen sehr wohl. 

Standardisierung: Damit die Stufen der Beschaffung nicht zu Hürden werden 

Wie geht es also besser? Als Referenz wollen wir hier den internen Beschaffungsprozess in Bezug auf Hardware und IT-Equipment bei mibag anführen. Dieser ist wie folgt konzipiert und wurde unter Einsatz von Microsoft Forms und Power Automate sowie der Unterstützung von eworx umgesetzt. 

Schritt 1: Ein  Mitarbeiter meldet Bedarf an 

Das Formular, das der Mitarbeiter dazu ausfüllen muss, ist möglichst einfach gehalten. Es werden von ihm keine technischen Kenntnisse vorausgesetzt und es werden nur Angaben abgefragt, die er ohne Weiteres beantworten kann – beispielsweise den Standort der Niederlassung, die Abteilung, in der er arbeitet, und für welchen Zweck das Equipment eingesetzt wird (z.B. Arbeit im Büro, Außendienst, Lager oder Home Office). Wenn es bei der Frage „Was wird benötigt?“ um die technischen Komponenten geht, stehen dafür lediglich einfache Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung (z.B. Computer, Smartphone, W-Lan, Zubehör …) und ein zusätzliches Feld für Anmerkungen. Im Vorfeld definierte Standards für unterschiedliche Einsatzgebiete geben die genaue Ausstattung und technische Anforderungen an die Geräte vor, weshalb sich der User um solche Details nicht kümmern muss. 

Schritt 2: Genehmigung des Bedarfs 

Nach Absenden des Formulars erhält der Leiter der jeweiligen Niederlassung eine Benachrichtigung per E-Mail bzw. direkt in Teams. Er hat nun die Möglichkeit, den Antrag zu genehmigen oder aber abzulehnen. Die zuständige Person in der IT-Abteilung wird ebenfalls darüber in Kenntnis gesetzt. 

Schritt 3: Weitergabe der Anfrage zur Angebotslegung 

Wird der Antrag genehmigt, so werden die Informationen aus dem Formular automatisch an eworx übermittelt. Im Anschluss daran stellen wir ein Angebot zusammen, welches wir wiederum an den IT-Verantwortlichen bei mibag übermitteln. Dieser hat nun die Möglichkeit, dieses direkt anzunehmen, sodass die Bestellung für die benötigte Hardware unverzüglich aufgegeben werden kann, wenn ansonsten alle Fragen geklärt sind. 

Optimierungen: Prozesse sollen beweglich bleiben und moderat wachsen 

Prozesse wie diese sind natürlich noch weiter ausbaufähig. Aber wenn man damit beginnt, einzelne Tätigkeiten zu automatisieren, ist es zumeist ratsam, sich auf gangbare Szenarios zu konzentrieren, damit die Umstrukturierungen tatsächlich Früchte tragen können und nicht zu Frust führen. 

Maximilian Eibl, der zuständige Projektleiter bei der mibag Sanierungs GmbH, zieht nach Einführung des Hardware-Beschaffungsprozesses jedenfalls eine positive Bilanz. In weiterer Folge sollen demnächst auch Ein- und Austrittsformulare eingesetzt werden, um bestimmte Tätigkeiten, die dadurch nötig werden (automatisch) anzustoßen. Auch Workflows zur Genehmigung von Urlaubsanträgen soll es geben.