Hehenberger legt das Fundament für Digitalisierung

Hehenberger Bau ist ein privates und solid gewachsenes Familienunternehmen mit Sitz in Peilstein im Mühlviertel, das neben Privatbaustellen auch Gewerbebauten realisiert und als Partner in Verbindung mit Immobilien auftritt. Da der laufende Baustellenbetrieb keinerlei Unterbrechungen duldet, hat sich Geschäftsführer Franz Wöss für eine schrittweise Adaptierung bestehender Strukturen und Prozesse entschieden.

In einem ersten Schritt wurden also vordergründig die internen Abläufe im Vorfeld der Umsetzung eines Bauvorhabens beleuchtet und mit einem digitalen Workflow optimiert.

Vor dem Spatenstich: Effizientes Projektmanagement erspart Mitarbeitern unnötige Wege

Bevor der Bagger anrollen kann, ist in Bauunternehmen einiges an Organisation und Vorbereitung erforderlich. Den Startschuss für ein Projekt bildet im Fall von Privatbaustellen die Anfrage eines Kunden. Bisher wurde das bei Hehenberger gehandhabt, wie in den meisten anderen Unternehmen auch: Den Hörer am Ohr, wurden die Anforderungen rasch auf einem Zettel notiert, der daraufhin durch die Firma getragen wurde, um die erforderlichen Freigaben einzuholen und Absprachen zu treffen.

Zwar ist das ein durchaus üblicher Ablauf, bei näherer Betrachtung ergibt sich daraus allerdings ein nicht unerheblicher Aufwand, der sich bereits in einer Woche zu mehreren Arbeitsstunden aufsummieren kann. Berechnet man dann noch die Minuten ein, die wegen etwaiger Wartezeiten ungenutzt verstreichen, weil der benötigte Ansprechpartner beispielsweise gerade in ein Gespräch verwickelt ist, wird offensichtlich, wie viel Zeit wegen eines „einfachen Ganges“ auf der Strecke liegen bleiben kann.

Schade drum, nicht wahr? Das hat sich auch Franz Wöss gedacht und ist an eworx herangetreten, um die Digitalisierung wesentlicher Unternehmensprozesse in Angriff zu nehmen.

Solides Fundament: Zusammenarbeit ist die Grundlage für Produktivität

Bei der Optimierung von Prozessen geht es im Kern immer um Zusammenarbeit, und die Frage: In welcher Form lässt sich die Zusammenarbeit gestalten, um die verfügbare Zeit bestmöglich zu nutzen und dadurch den größtmöglichen Output bei gleichzeitig zufriedenstellender Qualität zu realisieren?

Eine Antwort auf diese Frage liefert Microsoft mit der M365 Produktpalette. Zusätzlich kommt mit monday.com ein weiteres Tool zum Einsatz, das sich optimal in die Teams-Arbeitsumgebung integrieren lässt. Der digitale Prozess dahinter sieht folgendermaßen aus:

1. Neue Kundenanfragen werden nicht länger auf losen Zetteln notiert, sondern direkt in ein Formular (Microsoft Forms) eingetragen
2. Automatisch wird daraufhin eine E-Mail an den Entscheidungsträger gesendet, um die erforderliche Freigabe einzuholen. (umgesetzt mittels Power Automate)
3. Wird das Bauvorhaben genehmigt, definiert der Entscheidungsträger im nächsten Schritt den zuständigen Bautechniker. Durch die praktische Übersicht über bereits bestehende Bauprojekte und die Auslastung der jeweiligen Mitarbeiter in monday.com, wird die Planung enorm vereinfacht.
4. Im Fall einer Genehmigung wird automatisch eine Bestätigung an die Verwaltung geschickt.
5. Ebenfalls voll automatisiert wird das Projekt daraufhin in der Baustellenübersicht in monday.com angelegt und kann anschließend um weitere Informationen ergänzt werden.

Steckkartensystem abgelöst: Baustellenübersicht übersiedelt auf digitales Board

Aufgrund der Vielzahl an Bauprojekten wünschte sich Franz Wöss auch eine Möglichkeit, um diese in Form eines Zeitplans zu visualisieren. Bisher gab es diesen nur analog: Auf einer Tafel wurden zu jeder Privatbaustelle Kärtchen angebracht, um den Mitarbeitern einen besseren Überblick zu bieten, wofür man allerdings den Firmenstandort aufsuchen musste.

Die zuständige Projektbetreuerin Eva Auberger hat daher mögliche Lösungen recherchiert, um die Anforderungen von Hehenberger Bau auf möglichst einfache Weise abzubilden. Dies war im konkreten Fall mit monday.com möglich, einer App, die auch bestens auf die Umgebung von Microsoft Teams abgestimmt ist (wovon es übrigens zahlreiche für die unterschiedlichen Einsatzgebiete gibt). Mit wenigen Mausklicks kann nun der übersichtliche Zeitplan in die Teams- Arbeitsumgebung integriert und in weiterer Folge entsprechend ausgestaltet werden. 

Selbst in einer sehr traditionellen Branche wie der unseren bietet Digitalisierung enorme Chancen. Dank der kompetenten Beratung und Begleitung durch die Experten von eworx, konnten wir bereits die ersten Prozesse optimieren, Mitarbeitern Wege ersparen und die effiziente und geordnete Abwicklung neuer Bauprojekte sicherstellen. Weitere Digitalisierungsschritte sind bereits geplant.

BMST. Ing Franz Wöss, Geschäftsführung Hehenberger Bau GmbH

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