Formulare erstellen und richtig einsetzen

Steigen Sie in das Modul Formulare in der eworx Marketing Suite ein, so sehen Sie eine Liste Ihrer Formulare, sortiert nach Status.

Mit Klick auf den Button „Neues Formular hinzufügen“ können Sie in wenigen Schritten ein neues Formular erstellen. Im ersten Schritt muss der interne Name festgelegt werden. Im Feld „Beschreibung“ haben Sie die Möglichkeit, interne Notizen zu hinterlegen. Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit, das Formular ab einem bestimmten Zeitpunkt zu sperren. Ab diesem Deaktivierungs-Zeitpunkt erscheint beim Aufrufen des Formulars jener Text, den Sie im vorgesehenen Textfeld bestimmen. Ein weiteres Pflichtfeld ist die Sprache sowie die Auswahl der Formularvorlage.

Bei Erstellung eines neuen Formulars muss eine Formularvorlage ausgewählt werden. Dazu können Sie in einem Drop-Down-Menü die gewünschte Formularvorlage wählen. Weitere Informationen zu den Formularvorlagen finden Sie im folgendem Whitepaper.

Die Bearbeitung und Gestaltung des Formulars kann im Reiter „Inhalt“ vorgenommen werden. Hier stehen Ihnen in unserem Newsletter System vier Kategorien zur Verfügung: Layout, Empfängerfelder, Formularfelder und Extras. In jeder Kategorie gibt es noch weitere dazugehörigen Einstellungsmöglichkeiten, die wir nun genauer aufgliedern und erklären.

Unter dem Reiter „Inhalt“ finden Sie auf der rechten Seite die Kategorie Empfängerfelder. Hier können Sie mit der Suchfunktion nach bereits bestehenden Empfängerfeldern suchen und sie per Drag & Drop einfach auf das Formular verschieben und beliebig platzieren.

Wollen Sie hier weitere Felder auswählen, müssen diese erst unter „Empfänger“ > „Empfängerfelder“ erstellt werden. Erst dann können Sie diese Felder bei der Kategorie Empfängerfelder im Formular auswählen.

Unter dem Reiter Inhalt befindet sich ebenso die Kategorie „Formularfelder“ mit einer Auswahl von verschiedenen Feldtypen. Per Drag & Drop kann im Formular Editor auch hier jeder Feldtyp beliebig oft auf das Formular verschoben, abgeändert und mit der entsprechenden Feldbeschriftung versehen werden.

Weitere Einstellungsmöglichkeiten der einzelnen Formularfelder (z.B. halbe Breite, als Pflichtfeld deklarieren, Eingabe einer Fehlermeldung, etc.) werden so wie bei Empfängerfeldern über das Zahnradsymbol des jeweiligen Feldes auf der rechten Seite sichtbar.

Neben den Formularfeldern befindet sich noch die Kategorie mit einigen Extras, die in ein Formular integriert werden können. Es stehen Ihnen hier Elemente und Felder zum Einfügen von Überschrift, Freitext, Abstand oder Trennlinie zur Verfügung, die ebenso per Drag & Drop ins Formular gezogen und bearbeitet werden können.

Mit dem Element Seitenumbruch haben Sie in der eworx Marketing Suite auch die Möglichkeit ein Formular auf mehreren Seiten aufzubauen. Mit diesen extra Elementen können Sie ein Formular optisch noch um ein vielfaches aufwerten und zum Beispiel mit farbigen Überschriften wichtige Details hervorheben.

In der Kategorie Layout können Sie Ihrer kreativen Ader freien Lauf lassen und mit zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten Ihr Formular beliebig abändern und anpassen. Es lassen sich zum Beispiel Schrift-, Text- und Überschriftfarbe, Kopfbild, die Buttonfarbe oder -form, etc. individuell gestalten.

Weiters haben Sie die Möglichkeit, das Layout aus einer Formularvorlage zu übernehmen. Hierzu finden Sie am Ende der Layouteinstellungen einen Link. Bei Klick auf diesen Link öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschte Formularvorlage auswählen können. Nach dem Speichern werden die Einstellungen übernommen und das Fenster schließt sich.

Ja, es gibt die Möglichkeit, beliebig viele Formularvorlagen in der eworx Marketing Suite zu erstellen und für spätere Formulare als Vorlage zu verwenden. Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn Ihre Formulare immer einen ähnlichen Aufbau aufweisen oder das gleiche CI haben sollen.

Mit den Formularvorlagen haben Sie nicht nur die Möglichkeit, das Design, sondern auch den gesamten Aufbau samt der Felder, Texte, Einstellungen, usw. zu übernehmen. Auf diese Weise ersparen Sie sich viele Arbeitsschritte und gelangen noch schneller ans Ziel.

Wie genau das Erstellen und Verwenden der Formularvorlagen funktioniert erfahren Sie in diesem Whitepaper.

Für einen rechtskonformen Versand Ihrer E-Mail Kampagnen benötigen Sie die Einwilligung Ihrer Empfänger, die auch im Newsletter System dokumentiert werden sollte. Diese Einwilligung holen Sie sich am besten via Double-Opt-In Verfahren ein.
Die eworx Marketing Suite stellt Ihnen dazu einen Standard Double-Opt-In Prozess zur Verfügung, den Sie selbstverständlich auch auf Ihre individuellen Anforderungen anpassen können. Dieser Prozess kann dann an unterschiedlichen Stellen angestoßen werden – unter anderem auch via mailworx Formular.

Im Reiter „Aktion“ haben Sie die Möglichkeit den aktuell aktiven Double-Opt-In Prozess anzustoßen und sich so die Einwilligung von Ihren Empfängern einzuholen. Diese Aktion eignet sich zum Beispiel bei den entsprechenden Newsletter Anmeldungsformularen für Ihre Website sehr gut.

Durch das Absenden eines Formulars können Sie den automatischen Versand einer Kampagne anstoßen, dazu wählen Sie aus dem Drop-Down Menü eine bereits vorbereitete ereignisabhängige Kampagne aus. Vergewissern Sie sich, dass diese Kampagne auch den Status „Versandbereit“ enthält.

Möchten Sie z.B. einem frisch registrierten Empfänger umgehend eine Willkommenskampagne zukommen zu lassen, so wählen Sie im Drop-Down-Menü eine zuvor erstellte ereignisabhängige Kampagne aus.

Die zweite Möglichkeit, welche durch das Absenden eines Formulars ausgelöst werden kann, ist der Anstoß eines Workflows. Eine Automation können Sie bereits vorab im eworx Marketing Suite Workflow Editor erstellen und aus der angezeigten Liste auswählen oder Sie erstellen direkt über den Button „Neue Automation hinzufügen“ im Formular Editor einen neuen Workflow.

Mit wenigen Schritten und mithilfe von Aktionen und Filtern können Automationen schnell und einfach erstellt und somit weitere E-Mail Prozesse mit unserem Newsletter System voll automatisiert werden. Alle Infos und eine detaillierte Anleitung des eworx Marketing Suite Workflow Editors finden Sie in diesem Whitepaper.

Jede Automatisierung, die durch das Absenden dieses Formulars ausgelöst wird, wird übersichtlich über dem Button angezeigt. Wenn der Workflow noch nicht online gestellt wurde, können Sie diesen direkt hier noch einmal mit einem Klick darauf aufrufen und nochmal bearbeiten.

Wird ein Formular erfolgreich abgesendet, können Sie das mit einer Erfolgsseite dem Absender bestätigen. Genauso ist es sinnvoll, bei einem eventuellen Fehler den Absender mit einer Fehlerseite zu informieren, dass er den Anmeldeprozess nochmal wiederholt. Mögliche Fehler können zum Beispiel sein, dass markierte Pflichtfelder nicht ausgefüllt wurden.

Wenn Sie beim Absenden eines Formulars durch den Empfänger benachrichtigt werden wollen, können Sie unter dem Reiter „Aktion“ bei Notify-Nachrichten ein Häckchen bei „Benachrichtigungsmail senden“ setzen und Ihre E-Mail Adresse eingeben. Es werden Ihnen dann bei einem erfolgreich ausgefüllten Formular die gewünschten Daten des Empfängers in Form eines Bestätigungsmails zugesandt.

Sie können die Empfänger eines abgesendeten Formulars einer statischen Zielgruppe zuordnen, dazu haben Sie nun folgende zwei Möglichkeiten:

• Empfänger in eine bereits bestehende Zielgruppe hinzufügen. Hier können Sie wählen, ob neue oder bestehende Abonnenten abgespeichert werden sollen
• Erstellen Sie eine neue Zielgruppe

Hinweis: Formularfelder können nur exportiert werden, wenn die Empfänger des versendeten Formulars einer statischen Zielgruppe zugeordnet wurden.

Damit ein Formular aus einem Newsletter heraus verlinkt werden kann, müssen Sie unter dem Punkt „Verwenden“ Newsletter auswählen. Weitere Einstellungen im Formular Editor beinhalten die Definition des Datenabgleichs mit dem Newsletter System. Alle wichtigen Informationen dazu werden hier beantwortet.

Zusätzlich können Sie aktivieren, ob das Formular im Newsletter als Abmeldeformular verwendet werden soll. Dazu aktivieren Sie einfach die Auswahl „Formular als Abmeldeformular verwenden“.

Sendet ein Empfänger dieses Formular ab, so wird das als Abmeldung des Empfängers gewertet. Der Empfänger wird auf „Angemeldet = Nein“ gesetzt und in der E-Mail Kampagnenstatistik wird eine Abmeldung erfasst.

Beim Verlinken aus der Newsletter-Kampagne heraus wählen Sie bei den Abschnittseinstellungen die Einstellung „Link hinzufügen“. Beim Linktyp wählen Sie „Formular“, wobei infolge eine Liste der vorhandenen Formulare erscheint. Wählen Sie anschließend das gewünschte Formular, welches Sie verlinken möchten, aus und speichern Sie die Einstellungen.

Wenn Sie die „Verwendung auf der Website“ aktivieren, erscheinen hier noch folgende weitere Einstellungsmöglichkeiten:

• Spamschutz
• Datenabgleich
• Fehler bei Doppelregistrierung

Laut der europaweiten Datenschutzgrundverordnung müssen betroffenen Personen gewisse Informationen über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt werden.
Ein professioneller E-Mail Marketing Anbieter, wie die eworx Marketing Suite es ist, stellt Ihnen die wichtigsten Informationen über die Verarbeitung der jeweiligen Daten selbstverständlich zur Verfügung. Sie finden diese im Reiter „Verwenden„.

Mehr zum Thema Informationspflicht haben wir in einem eigenen Whitepaper für Sie zusammengefasst.

Gehen Sie zum Testen eines Formulars auf den Reiter „Verwenden“, kopieren Sie die Url zum Formular und fügen diese in einem neuen Browser Tab ein.

Hinweis: Bei einer Testkampagne können Sie das Formular nicht testen, da hier ansonsten der Empfänger überschrieben wird.

Die Option, das Standard Datenänderungs Formular zu ändern, finden Sie unter den System Einstellungen im Administrationsbereich Ihres eworx Marketing Suite Benutzers bei den allgemeinen Punkten. Aktivieren Sie diese Option, so wird dieses Formular bei den Kampagnen standardmäßig als „Daten ändern“ Formular genutzt.

Dieses Formular ist im Footer Ihrer Kampagne verlinkt, um Ihren Empfängern die Möglichkeit zu geben, ihre Daten selbst zu aktualisieren.