events – Effiziente Abwicklung von Veranstaltungen

Wenn die Events für Sie freigeschaltet sind, können Sie im Hauptmenü der eworx Marketing Suite unter „events“ zu Ihrer Event Übersicht wechseln. Klicken Sie auf den Button „Neu“. Anschließend könnten Sie ein „Neues Event erstellen“, ein „Event mit Assistent erstellen“ oder ein „Event aus bestehendem Event erstellen“.

Wie Sie Events mit dem Eventassistenten, der Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führt, erstellen können, finden Sie hier zusammengefasst in einem Whitepaper.

Wenn Sie ein neues Event erstellen, müssen Sie zuerst die Infos für Ihr Event eingeben. Im Feld „Benachrichtigungsadresse“ können Sie eine E-Mail-Adresse definieren, die informiert wird, sollten beim Versand der eingeplanten Kampagnen Fehler auftreten (z.B. Überschreitung des Versandlimits, leere Eventgruppe).

Das Feld „Beschreibung“ steht Ihnen für interne Notizen zur Verfügung.

Ebenfalls muss ein „Kalendertermin-Text“ festgelegt werden. Die angegebenen Informationen werden automatisch für den Linktyp „Eventtermin“ hinterlegt. Diesen können Sie bei Ihrer E-Mail Kampagne im Fenster „Link hinzufügen“ einbauen (siehe unten).

Wählen Sie auch die „verwendete Sprache im Event“ aus. Es ist auch eine Mehrfachauswahl möglich, damit Sie einem Event verschiedene Kampagnen mit unterschiedlicher Sprache zuordnen können. Im Fall von mehrsprachigen Veranstaltungen empfiehlt sich, ein internationales Anmeldeformular in Englisch zu erstellen. Diese Einstellung können Sie auch später noch bearbeiten, wenn Sie bei den Eventinformationen auf den „Bearbeiten“-Button klicken.

Ebenfalls können Sie bei Erstellung eines Events das gewünschte Eventlayout auswählen. Das Eventlayout kann nach Erstellung des Events in den Einstellungen geändert werden und hat Einfluss auf die Darstellung der Eventtickets, Anmeldebestätigungen und Namenskärtchen.

Wenn das Add-On Teilevents bei Ihnen freigeschaltet ist, können Sie in den Einstellungen festlegen, ob Sie bei diesem Event Teilevents verwenden möchten. Wurde das Event bereits erstellt, können Sie diese Auswahl später auch noch in den Einstellungen treffen. 

Sobald das Event erstellt wurde, haben Sie im Event-Dashboard eine Übersicht über Ihr Event. Dabei werden ganz oben die Infos Ihres Events angezeigt. Ebenfalls befindet sich in der Übersicht jeweils eine Kachel für das „Eventformular“, die „Kampagnenaktivitäten“, die beim Event eingeplant wurden, ein übersichtliches Kreis-Diagramm der „Gästeliste“, den Kalendereintrag, wobei der Kalendertermin-Text ersichtlich ist und eine Microsoft-Teams Besprechung generiert werden kann, sowie den „Check-In“ mit QR-Code.

Auf die einzelnen Punkte werden wir später noch im Detail eingehen.

Anmeldungen zu Veranstaltungen können ganz einfach mit dem Formular Editor der eworx Marketing Suite abgewickelt werden. Mit den zahlreichen Funktionen der Event-Formulare, haben Sie die Möglichkeit, Ihr Anmeldeformular individuell und umfangreich zu gestalten.

In folgendem Whitepaper erfahren Sie, wie Sie ein Eventformular für Ihre Veranstaltung richtig erstellen und einsetzen.

Bei der Gestaltung Ihrer E-Mail Kampagnen für das Event (z.B. Einladung oder Reminder) stehen Ihnen folgende Eventlinks und Linkfunktionen zur Verfügung:

• Anmeldebestätigung
  Bei Klick auf den Link öffnet sich eine schriftliche Anmeldebestätigung als pdf.
• Eventabsage
  Verlinkung auf eine Absage-Seite, auf der Sie z.B. auch eine Begründung für die Absage abfragen können.
• Eventanmeldung
  Verlinkung auf das Anmeldeformular zum Event.
• Eventtermin
  Generiert aus den Veranstaltungsinfos einen Kalendereintrag, der heruntergeladen und in Outlook gespeichert werden kann.
• Eventticket
  Bei Klick auf den Link öffnet sich das personalisierte Ticket inklusive QR-Code als pdf.
• Einfache Zu-/Absage (Zusätzliche Linkfunktion)
  Verlinken Sie zum Beispiel auf eine Landingpage und definieren Sie in den „zusätzlichen Optionen“, ob der Link-Klick als „Eventteilnahme“ bei einem Event registriert werden soll.

Im Reiter „Kampagnenaktivitäten“ der Events wird zwischen den manuellen, sowie den ereignisabhängigen E-Mail Kampagnen unterschieden.

Im Reiter der manuellen E-Mail Kampagnen finden Sie eine Timeline Ansicht welche einen tollen Überblick bietet. Damit können alle Kommunikationsmaßnahmen zum Event nachvollzogen werden. Und auch auf den zweiten Blick lassen sich viele praktische Funktionen entdecken.

Einer der größten Vorteile von events ist die Möglichkeit, Kampagnen vorauszuplanen. Hierfür gibt es zwei Buttons: „Versenden“ und „Verknüpfen“. Egal für welche der beiden Varianten Sie sich entscheiden, Sie können immer zwischen „Vorankündigung“, „Einladung“, „Reminder“ und „Follow Up“ auswählen.
Mit dem Button „Verknüpfen“ können Sie versandbereite oder bereits versendete Kampagnen hinterlegen.
Über „Versenden“ können Sie die gewählte Kampagne sofort versenden oder den Versand für später einplanen. Der Vorteil dieser Variante ist, dass nicht nur Zielgruppen als Empfänger eingesetzt werden können, sondern auch Gruppen, die automatisch zum geplanten Versanddatum aufgrund des aktuellen Anmeldestatus erstellt werden.

Anbei finden Sie eine Übersicht, welche Gruppen bei welcher Kampagnenaktivität ausgewählt werden können:

Einladung
• Eventgruppe „Eingeladene Empfänger ohne Reaktion“

Reminder
• Eventgruppe „Eingeladene Empfänger ohne Reaktion“
• Eventgruppe „Anmeldungen“

Follow Up
• Eventgruppe „Anmeldungen“
• Eventgruppe „Eingeladene Empfänger“
• Eventgruppe „Teilnehmer“ – (tatsächlich anwesend)

Im Reiter „Ereignisabhängige E-Mail Kampagnen“ finden Sie jene Kampagnen, die beim „Eventformular“ als „Kampagne beim Absenden des Formulars“ hinterlegt wurde, die Kampagnen, die bei der Warteliste hinterlegt wurden, sowie die Kampagne, die bei der Teilnahme festgelegt wurde.

Sie können jederzeit Empfänger zur Gästeliste hinzufügen, die sich noch nicht auf der Gästeliste befinden. Dabei muss der Empfänger jedoch bereits in Ihren Mandanten angelegt sein. Ebenfalls können Sie bei bereits bestehenden Empfängern, die sich auf der Gästeliste befinden, Änderungen an den Anmeldedaten vornehmen. Bei Änderung der Anmeldedaten können Sie ebenfalls Begleitpersonen ergänzen. Beachten Sie, dass sich Änderungen der Anmeldedaten auf die Empfängerdaten auswirken, wenn zur Erfassung Empfängerfelder verwendet wurden.

Hinweis: Wenn Sie Anmeldedaten ändern, erhält der Empfänger automatisiert jene Kampagne, die als „Kampagne beim Absenden des Formulars“ hinterlegt wurde.