Empfängerverwaltung

Verwaltung von Empfängern im Newsletter System

Empfänger sind das wichtigste Gut für erfolgreiches Newsletter Marketing. Als Empfänger bezeichnet man im E-Mail Marketing jene Kontakte, an die Sie Ihren Newsletter senden. Die entsprechenden Informationen über Ihre Empfänger werden direkt in der Empfängerdatenbank gespeichert sowie verwaltet. In diesem Whitepaper haben wir die wichtigsten Dinge für Sie zusammengefasst, welche zur Verwaltung von Empfängern hilfreich sind.

Wo finde ich die Empfänger meiner Datenbank in der eworx Marketing Suite? 

Damit Sie einen Überblick über Ihren aktuellen Empfängerstamm bekommen, wechseln Sie in der eworx Marketing Suite über die Navigation zum Menüpunkt Empfänger. In dem Dashboard bekommen Sie direkt einen Überblick zu den wichtigsten Informationen Ihrer Empfänger – alle Details dazu haben wir im Whitepaper Empfänger Dashboard zusammengefasst. In dieser Anleitung konzentrieren wir uns aber auf die Empfängerliste. 

Welche Informationen bekommen ich in der Übersicht eines Empfängers? 

Haben Sie die Empfängerliste in der eworx Marketing Suite geöffnet, können Sie ganz einfach einen neuen Empfänger hinzufügen oder einen bestehenden Empfänger bearbeiten. Nutzen Sie dazu den Button „Neuen Empfänger hinzufügen“ oder direkt in der Liste den Button „Bearbeiten„.

Empfängerdaten 
Sie sehen auf einen Blick die wichtigsten Stammdaten Ihres Empfängers inklusive der Information, ob es sich beim Kontakt um einen effektiven Empfänger handelt oder nicht. 

Metadaten
Die ausgewiesenen Metadaten geben Ihnen einen entsprechenden Überblick über die dokumentierten Versand-Informationen Ihres Empfängers. 

Statistik
Zusätzlich werden in der Übersicht diverse Statistik-Werte ausgegeben. Neben der Anzahl an empfangenen Kampagnen wird Ihnen angezeigt, wie aktiv mit Ihren Mailings interagiert wird und wann die letzte Aktivität stattgefunden hat. 

Aktionen 
Direkt aus der Übersicht heraus können Sie den Empfänger einer Zielgruppe zuordnen, die aktuellen Zielgruppen des Empfängers ermitteln, den Double-Opt-In Prozess anstoßen oder eine E-Mail Kampagne senden. 

Was sind Metadaten und worüber informieren sie mich?

Im Grunde genommen sind Metadaten strukturierte Daten, die Informationen über andere Daten enthalten. Angewendet auf Ihre Empfänger handelt es sich um wichtige Details zu Ihren gespeicherten Kontakten. Im Reiter „Übersicht“ haben Sie bereits einen ersten Eindruck der entsprechenden Metadaten Ihres Empfängers bekommen. Klicken Sie in diesem Bereich auf „bearbeiten“ oder wechseln Sie in den Reiter „Metadaten„, bekommen Sie weitere Einblicke.

Was versteht man unter einem abgemeldeten Empfänger?

Möchte ein Empfänger Ihren Newsletter nicht länger erhalten, hat er die Möglichkeit, sich direkt im Mailing über die Abmelden-Schaltfläche abzumelden. Klickt ein Empfänger darauf, wird diese Information in der eworx Marketing Suite direkt beim Empfänger hinterlegt – dazu finden Sie ein Ja/Nein Feld in den Metadaten.

Ist ein Empfänger abgemeldet, wird dieser vom Versand des Newsletters ausgeschlossen und nicht weiter beschickt. Verwenden Sie die DSGVO-konforme Abmeldung der eworx Marketing Suite, so werden abgemeldete Empfänger auch direkt aus Ihrer Empfängerdatenbank gelöscht.

Welche Bedeutung hat das Feld „Double-Opt-In Status“?

Der Double-Opt-In Status in der eworx Marketing Suite dokumentiert, ob die Einwilligung zum Versand Ihrer Newsletter durch den Double-Opt-In Prozess von der eworx Marketing Suite eingeholt wurde oder ob die Einwilligung extern dokumentiert beziehungsweise unbekannt ist. Mehr Informationen über den Double-Opt-In Status erhalten Sie in diesem Whitepaper.

Was ist der Unterschied zwischen personenbezogenem und anonymem Tracking?

Die eworx Marketing Suite bietet Ihnen die Möglichkeit, auf ein anonymes Tracking umzustellen. Sie können einerseits selbst entscheiden, ob die gesamte Statistik in Ihrem Newsletter System anonymisiert werden soll oder Sie lassen Ihre Empfänger über die Aufzeichnung ihrer Aktivitäten entscheiden. Das Feld „Tracking Typ“ steht Ihnen für die entsprechende Dokumentation zur Verfügung.

Was bedeutet der Status „aktiviert“ bzw. „deaktiviert“?

Das Metadaten-Feld „E-Mail Status“ ist ein weiterer Faktor für den Versand an Ihre Empfänger. Hat ein Empfänger den Status „aktiv„, steht dem effektiven Empfang nur noch das Angemeldet-Feld sowie der Double-Opt-In Status im Wege. Fallen beide Felder ebenfalls positiv aus und ist der Empfänger in der ausgewählten Zielgruppe, so wird der Newsletter an den Empfänger gesendet.

Wird beim E-Mail Status der Button „Deaktiviert“ geklickt, erhält der Empfänger den Status „manuell deaktiviert“ und wird nicht mehr beschickt. Über den Button „Reaktivieren“ kann der Empfänger wieder aktiviert werden. Die Möglichkeit, Empfänger manuell zu deaktivieren ist in folgenden Situationen sinnvoll:

• Nach Auflösung der Kundenbeziehung möchten Sie betroffenen Personen keinen Newsletter mehr senden. Damit diese beim Versand ausgeschlossen werden, sollten sie deaktiviert werden bevor Sie sie irgendwann vollkommen aus Ihrer Empfängerdatenbank löschen.
• Die eworx Marketing Suite erkennt eventuelle Rückläufer schon bevor Sie einen Newsletter an die Adresse senden. Dadurch können Sie möglicherweise einige Rückläufer bereits vorab deaktivieren.

Für den Fall, dass Ihre Mailings nicht zustellbar sind, gibt es in der eworx Marketing Suite den Status „automatisch deaktiviert„. Wird ein Rückläufer – auch als Bounce bezeichnet – geliefert, weil das E-Mail nicht zustellbar ist, werden Empfänger automatisch in der eworx Marketing Suite deaktiviert und somit vom Newsletter Versand ausgeschlossen. Mehr zum Thema Bounce-Management haben wir in diesem Whitepaper für Sie zusammengefasst.

Wie kann ich zusätzliche Informationen zu meinen Empfängern speichern? 

Selbstverständlich können Sie auch zusätzliche Informationen bei Ihren Empfängern in der Datenbank speichern – Sie müssen nur Platz dafür schaffen. Dieser Platz wird durch das Anlegen von Empfängerfeldern zur Verfügung gestellt. Sie können individuell definieren, welche Felder Sie den Standard-Feldern von der eworx Marketing Suite ergänzen möchten. Neben den klassischen Stammdaten haben Sie also auch die Möglichkeit, Ihre Daten zum entsprechenden Empfänger in der eworx Marketing Suite zu speichern und für Ihre Kampagnen zu verwenden. Zur besseren Übersicht können Sie dabei auch direkt mit unterschiedlichen Reitern arbeiten. Weitere Informationen zur Erstellung sowie Verwaltung von Empfängerfeldern finden Sie in diesem Whitepaper. 

Wie können Empfänger in der eworx Marketing Suite hinzugefügt oder aktualisiert werden?

In der eworx Marketing Suite gibt es mehrere Möglichkeiten, wie Sie Empfänger hinzufügen beziehungsweise die bestehenden Daten mit zusätzlichen Informationen anreichern oder aktualisieren können. Diese werden im Folgenden näher beschrieben.

Manuell

Sie können entweder direkt im Empfänger Dashboard oder über die Empfängerliste einen neuen Kontakt hinzufügen. Verwenden Sie dazu den Button „Neuen Empfänger hinzufügen„.

Jeder bereits bestehende Empfänger kann durch einen Klick auf „Bearbeiten“ aktualisiert beziehungsweise ergänzt werden. Vergessen Sie nicht, Ihre neuen Informationen zu speichern. War die Aktualisierung erfolgreich, erscheint rechts unten eine Meldung als Bestätigung.

Import

Unter Empfänger – Import können CSV- sowie XML-Dateien importiert werden. Bei jedem Import muss sinnvollerweise ein
Duplikats Kriterium festgelegt werden. Anhand dieses Kriteriums oder Schlüssels wird bestimmt, ob ein Empfänger in der
eworx Marketing Suite bereits vorhanden ist oder neu angelegt werden muss. Da sich im E-Mail Marketing vor allem alles um E-Mail Adressen handelt, empfehlen wir an dieser Stelle auch, diese zum Abgleich der Empfänger zu verwenden.

In den allgemeinen Einstellungen für den Import kann bestimmt werden, ob bestehende Empfänger aktualisiert werden sollen. Anhand des Duplikats Kriteriums wird der jeweilige Empfänger identifiziert und mit zusätzlichen Daten aus der Import Datei angereichert.

Mehr über die wichtige Funktionalität des intuitiven Imports in der eworx Marketing Suite finden Sie in diesem Whitepaper.

Formular

Erstellen Sie Ihr entsprechendes Formular im eworx Marketing Suite Formular Editor. Diese können Sie im nächsten Schritt auch direkt auf Ihrer Website einbinden und zur Generierung von neuen Empfängern verwenden. Füllt ein Besucher, der noch nicht für den Newsletter angemeldet ist, das Formular aus und sendet dieses ab, wird in der eworx Marketing Suite automatisch ein neuer Empfänger mit den entsprechenden Daten angelegt.

Sendet ein bestehender Empfänger das Formular ab, wird grundsätzlich anhand der E-Mail Adresse abgeglichen, ob der Empfänger bereits in Ihrer Datenbank ist. Sie können in Ihrem eworx Marketing Suite Formular Editor individuell festlegen, wie die Daten abgeglichen werden sollen und wie die entsprechende Aktualisierung Ihrer Empfänger aussehen soll.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Whitepaper zum eworx Marketing Suite Formular Editor.

Was ist beim Löschen von Empfängern zu beachten? 

Das Löschen von Empfängern bringt einige Konsequenzen mit sich. Seien Sie sich über folgende Punkte bewusst, wenn Sie vorhaben, Empfänger aus Ihrer Empfängerliste zu löschen: 

• Die gelöschten Empfänger können nicht wiederhergestellt werden 
• Bei der Kampagnen-Statistik geht der Personenbezug verloren 
• Die Statistik Ihrer Empfänger wird ebenfalls gelöscht 

Durch das Löschen von Empfängern gehen auch die entsprechenden Metadaten verloren. Haben Sie vor, gelöschte Empfänger später wieder zu importieren, achten Sie darauf, auch die Information über eine Abmeldung zu sichern. Stellen Sie sicher, dass diese wieder als „abgemeldet“ importiert werden, damit sie nicht beschickt werden.