Duplikate verwalten

Ob es potentielle (neue) Duplikate in Ihrer Empfängerdatenbank gibt, sehen Sie, wenn Sie den Menüpunkt „Empfänger“ öffnen. Dort erscheint ein übersichtliches Dashboard, das Sie auf mögliche Duplikate, leere E-Mail Adressen oder Empfänger mit ungültiger E-Mail Adresse hinweist.

Wenn Sie in der Kachel Datenqualität auf „Duplikate“ klicken, kommen Sie in den entsprechenden Bereich der Wartung. Ein anderer Weg führt über die Seiten-Navigation zur Wartung.

Ob es sich bei den ausgewiesenen Empfängern tatsächlich um Duplikate handelt, können Sie allerdings erst nach näherer Prüfung feststellen. Die eworx Marketing Suite weist sowohl doppelt vorkommende E-Mail Adressen, als auch gleiche Vor-/Nachname-Kombinationen aus. Vor allem im zweiten Fall kann es häufiger vorkommen, dass es sich dabei dennoch um unterschiedliche Personen handelt.

Wenn Sie Daten in mailworx importieren, verlangt die eworx Marketing Suite mindestens ein Duplikatskriterium (z.B. E-Mail Adresse). Wenn Sie importieren, muss das Duplikatskriterium also immer in einer Spalte der Importdatei vorkommen.

Duplikate aus E-Mail Adressen können dann entstehen, wenn in der Datei allgemeine E-Mail Adressen (office@…, info@…, kontakt@…) vorkommen, die bei mehreren Ihrer Ansprechpartner hinterlegt sind. Besser ist es natürlich, eindeutige E-Mail Adressen zu verwenden, die es nur einmal gibt. Manchmal lässt es sich aber nicht vermeiden, dass auch solche E-Mail Adressen verwendet werden müssen. In diesem Fall weist Sie die eworx Marketing Suite nach dem Import in der Import-Übersicht darauf hin, dass in der Datei Duplikate vorhanden waren. Dabei wird auf das ausgewählte Duplikatskriterium geprüft.

Formulare werden im Großteil der Anwendungsfälle von den Empfängern selbst ausgefüllt. Hier können Duplikate am leichtesten ins Newsletter System gelangen. Deshalb sollten Sie bei der Datenwartung diesen Bereich immer im Auge behalten.

Die eworx Marketing Suite stellt für Formulare gleich mehrere Funktionen zur Verfügung, die verhindern, dass doppelte Werte ins Newsletter System gelangen, bzw. Daten versehentlich überschrieben werden.

• Formulare aus dem Newsletter verlinken
  Wenn Sie ein Formular aus dem Newsletter verlinken, ist das verlinkte Formular eindeutig diesem Empfänger zugeordnet. Tipp: Es kann vorkommen, dass z.B. eine Einladung weitergeleitet wird oder an eine allgemeine office-E-Mail Adresse geht. Wir empfehlen Ihnen, dass Sie wichtige Informationen wie Vor-/Nachname und E-Mail Adresse als Empfängerfelder oben im Formular als sichtbare aber nicht bearbeitbare Felder einfügen. Bieten Sie darüber hinaus die Möglichkeit, sich auf eine andere Weise zur Veranstaltung anzumelden.

   

  Beispiel: Sie sind nicht Max Mustermann? Melden Sie sich per E-Mail zu unserer Veranstaltung an oder verwenden Sie den folgenden Link.

• Das Formular wird in eine Webseite eingebunden
  In diesem Fall haben Sie die Option, dass dem Empfänger ein Fehler angezeigt wird, wenn er sich mit einer E-Mail Adresse zweimal registriert. Es kann aber auch berechtigte Gründe dafür geben, dass ein Empfänger mehrmals seine Daten in Formularen angibt – denken Sie an die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten von Formularen, wie Kontaktformular, Newsletter-Anmeldung oder ein Online-Anmeldeformular für eine Veranstaltung. In diesem Fall sind die beiden unten beschriebenen Funktionen hilfreich.

• Empfängerdaten aktualisieren
  Bis auf wenige Ausnahmen sollten Sie bei Formularen immer diese Form des Abgleichs von Empfängerdaten verwenden. Dann werden beim Abschicken des Formulars die eingegebenen Daten mit dem Empfängerstamm abgeglichen, anhand der E-Mail Adresse verglichen und bereits bestehende Empfänger werden aktualisiert.Bei der zweiten wählbaren Abgleichsform werden immer neue Empfänger erstellt, wodurch automatisch Duplikate entstehen. Hinterfragen Sie, ob die Neuanlage wirklich erforderlich ist und falls ja, überlegen Sie sich bereits im Vorhinein, wie Sie mit den doppelten Werten später umgehen wollen.

• Felder konfigurieren und Wertänderung für bestehende Empfänger ignorieren
  Wenn Sie verhindern wollen, dass wesentliche Daten durch die Eingaben des Empfängers überschrieben werden, können Sie einzelne Felder des Formulars so konfigurieren, dass die Werte darin nicht geändert werden, wenn es schon Daten von diesem Empfänger gibt.

Duplikate können unter „Empfänger“ > „Wartung“ im Reiter „Duplikatssuche“ bereinigt werden.

Bei der „Duplikatssuche“ ist es möglich, die Empfänger anhand jener Empfängerfelder zu überprüfen, welche als Duplikatskriterium zugelassen sind. Standardmäßig ist hier eine Überprüfung anhand von ‚E-Mail‘ sowie ‚Vorname/Nachname Kombination‘ möglich.

Sobald die Daten ausgewertet werden, werden die „möglichen Duplikate“ angezeigt. Dabei haben Sie die Möglichkeit, die gewünschten Datensätze auszuwählen und anschließend die auswählen, ob Sie die Datensätze „Beibehalten“ oder „Zusammenführen“ möchten.

Wählen Sie „Beibehalten“ aus, bleiben die ausgewählten Datensätze bestehen und die Empfängerdaten werden beibehalten. Entscheiden Sie sich, die ausgewählten Datensätze „zusammenzuführen“, so werden die Empfänger zu einem Empfänger zusammengeführt und die Werte der Empfängerfelder werden entsprechend übernommen.

Bei Klick auf den Button „Zusammenführen“ haben Sie die Möglichkeit, jene Werte der Empfängerfelder auszuwählen, welche übernommen werden sollen.

WICHTIGER HINWEIS: Um das Duplikat richtig zu bereinigen, ist es extrem wichtig, dass für jeden Datensatz in der Liste eine Aktion ausgeführt wird – entweder „Ausgewählte beibehalten“ oder „Ausgewählte zusammenführen“ – nur dann wird das Duplikat richtig aufgelöst und erscheint nicht mehr in der Liste der möglichen Duplikate.

Bei der Zusammenführung von zwei oder mehreren Datensätzen müssen Sie sich entscheiden, welche Werte von Empfängerfeldern für den verbleibenden Empfänger gelten (sofern es hier unterschiedliche Angaben gibt).

Ein wichtiger Erfolgsfaktor im E-Mail Marketing ist es, die Daten im System sauber zu halten. Dazu gehört auch die Bereinigung von Duplikaten. Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie Sie Duplikate in Ihren Excel Listen finden. Führen Sie dazu folgende 5 Schritte aus:

Schritt 1

Öffnen Sie Ihre Listen in Excel.

Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift und es erscheint ein Menü. In der Liste der verfügbaren Werte entfernen Sie die Auswahl bei der Zahl 1, dadurch werden alle Einträge entfernt, die nur einmal im System vorkommen.