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Bounces automatisiert bereinigen

Bounce Management & die richtige Behandlung von Bounces

Bei tausenden E-Mails ist die eine oder andere E-Mail nicht zustellbar. Empfänger ändern ihre Adressen, es gibt fehlerhaft eingegebene Adressen, Mitarbeiter wechseln das Unternehmen, sind auf Urlaub oder die Mailbox eines Empfängers ist voll. Das intelligente Bounce Management von mailworx wertet all diese unzustellbaren Nachrichten aus, kategorisiert und deaktiviert sie, wenn erforderlich.

In dieser Anleitung verraten wir nicht nur, wie die automatische Bereinigung von Bounces mit unserem Newsletter System funktioniert, sondern auch, welche Schritte Sie selbst unternehmen können, um Ihre Datenqualität zu verbessern!

Ihre Fragen – unsere Antworten

Was sind Bounces und welche Bounce-Typen werden unterschieden?

Wie behandelt mailworx Bounces?

Wieso werden Bounces überhaupt deaktiviert?

Kann es sein, dass Bounces wieder aktiviert werden?

Wo sehe ich, wie viele Bounces in meinem Mandanten existieren?

Sollte man prognostizierte bzw. erkannte Bounces manuell deaktivieren?

Was ist der Unterschied zwischen einer ungültigen E-Mail Adresse und einem erkannten Bounce?

Was kann man bei vielen erkannten Bounces aufgrund von fehlerhaften E-Mail Adressen tun?

Wenn ein Empfänger eine E-Mail nicht bekommt, handelt es sich dann automatisch um einen Bounce?

Worauf können Bounces noch hinweisen?

Was sind Bounces und welche Bounce-Typen werden unterschieden?

Bounces sind im Bounce Management E-Mails, die nicht zugestellt werden können. Je nach Kategorie und Domain der E-Mail Adresse wird der Empfänger bei unzustellbaren Versuchen gleich oder erst nach mehreren Fehlern vom Newsletter System deaktiviert und die Adresse von jedem Newsletterversand ausgeschlossen.

Wir unterscheiden zwei Arten von Bounces, die wiederum in verschiedene Kategorien unterteilt sind – je nach Grund für den Bounce.

Hard Bounce: Schwerer, dauerhafter Fehler

Hierbei unterscheiden wir zwischen E-Mail Adressen Bounce, Sicherheits- oder Authentifizierungs Bounce und undefiniertem Hard Bounce.

Im Folgenden sehen Sie, was die einzelnen Kategorien bedeuten sowie Beispiele zu den jeweiligen Kategorisierungen der Hard Bounces:

E-Mail Adressen Bounce:

Dieser weist auf eine nicht existierende E-Mail Adresse beim Empfangsserver hin.
Bounces dieser Kategorie können folgendermaßen aussehen:

 

<max.mustermann@eworx.at>
smtp;rcpt error 554 mailbox not found

Sicherheits- oder Authentifizierungs Bounce:

Diese Bounces weisen auf Sicherheits- bzw. Authentifizierungsprobleme hin, die bei der Zustellung des Newsletters aufgetaucht sind.
Bounces dieser Kategorie können folgendermaßen aussehen:

<max.mustermann@eworx.at>

smtp;rcpt error 550 5.4.1 [max.mustermann@eworx.at]: recipient address rejected: access denied

Undefinierter Hard Bounce:

Hierbei handelt es sich um undefinierte dauerhafte Fehler, welche als Hard Bounces eingestuft werden.
Bounces dieser Kategorie können folgendermaßen aussehen:

<max.mustermann@eworx.at>
no mx record found 0x0000232b

Soft Bounce: Leichter, temporärer Fehler

Hierbei unterscheiden wir zwischen Mailbox Bounce, Netzwerk Bounce, Limit Bounce und undefiniertem Soft Bounce.

Im Folgenden sehen Sie, was die einzelnen Kategorien bedeuten sowie Beispiele zu den jeweiligen Kategorisierungen der Soft Bounces:

Mailbox Bounce:

Dieser weist auf temporäre Probleme bei den Postfächern der Empfänger hin, wie etwa ein überfülltes Postfach.
Bounces dieser Kategorie können folgendermaßen aussehen:

<max.mustermann@eworx.at>
smtp;data stream error 552-requested mail action aborted: exceeded storage allocation
552-mail size limit exceeded.

Netzwerk Bounce:

Dies deutet darauf hin, dass bei der Zustellung des Newsletters temporäre Probleme aufgetreten sind.
Bounces dieser Kategorie können folgendermaßen aussehen:

i was unable to deliver your message to the following addresses:

max.mustermann@eworx.at

reason: 554 5.4.14 hop count exceeded - possible mail loop attr34

Limit Bounce:

Hierbei konnte der Newsetter nicht zugestellt werden, da die Limitierung des Empfangsservers überschritten wurde.
Bounces dieser Kategorie können folgendermaßen aussehen:

<max.mustermann@eworx.at>
smtp;welcome 421 too many concurrent smtp connections from this ip address; please try again later.

Undefinierter Soft Bounce:

Hierbei handelt es sich um undefinierte temporäre Fehler, welche als Soft Bounces eingestuft werden.
Bounces dieser Kategorie können folgendermaßen aussehen:

<max.mustermann@eworx.at>
smtp;welcome 421 (mxgmx015) nemesis esmtp service not available
421-service unavailable

Wie behandelt mailworx Bounces?

Nach wie vielen fehlgeschlagenen Zustellversuchen mailworx die Empfänger automatisch deaktiviert, hängt einerseits vom Typ des Bounces ab und andererseits vom betroffenen E-Mail Provider. Das hat u.a. damit zu tun, dass die verschiedenen Provider unterschiedlich streng mit Absendern umgehen, die an nicht existente E-Mail Adressen senden.

Hard Bounces werden abhängig vom Provider schon beim ersten oder spätestens beim zweiten fehlerhaften Zustellungsversuch deaktiviert.

Soft Bounces sind temporäre Fehler, daher besteht in der Regel kein Grund, die E-Mail Adresse zu deaktivieren. Tritt der Fehler aber häufiger auf (3-5 erfolglose Versuche), wird der Empfänger dennoch deaktiviert.

Bounces

Wieso werden die Bounces überhaupt deaktiviert?

Die automatische Deaktivierung verhindert nicht nur, dass Kosten für den Versand von E-Mails an nicht mehr existente Adressen entstehen. Viel wichtiger ist, dass dadurch die Datenqualität steigt und verhindert wird, dass Sie auf Black Lists von E-Mail Providern landen.

Kann es sein, dass Bounces wieder aktiviert werden?

Ja das ist in verschiedenen Fällen möglich.

Fall 1:

Wenn der Bounce aufgrund einer fehlerhaften E-Mail Adresse entstanden ist und diese korrigiert wird, wird auch der Empfänger automatisch reaktiviert.

Fall 2:

Wird ein Empfänger aufgrund des häufigen Auftretens eines Soft Bounces deaktiviert, so wird dieser automatisch reaktiviert, wenn er doch noch auf eine der versendeten E-Mail Kampagnen reagiert. Die Bounce Statistik wird in diesem Fall ebenfalls zurückgesetzt.

Beispiel zu Fall 2
Während ein Empfänger mehrere Wochen auf Urlaub ist, wird sein Postfach voll. Ab diesem Zeitpunkt werden die wöchentlich versendeten Newsletter als Bounces registriert. Nach dem dritten Mal wird der Empfänger automatisch deaktiviert. Wenn der Empfänger nun von der Fernreise zurückkehrt und sein Postfach aufräumt, wird er wieder automatisch aktiviert, sofern er die zuletzt erhaltene E-Mail öffnet.

Wo sehe ich, wie viele Bounces in meinem Mandanten existieren?

Welche E-Mail Adressen mailworx als Bounces erkannt hat und welche potentiellen Bounces es noch im Newsletter System gibt, sehen Sie unter „Empfänger“ > „Datenqualität“ nachdem Sie sich in Ihren mailworx Account eingeloggt haben. Unter „Datenqualität“ erhalten Sie ein übersichtliches Dashboard. Mit einem Klick auf „zur Wartung“ gelangen Sie in den Wartungsbereich. Alternativ gelangen Sie dorthin über das Hauptmenü Empfänger / Wartung.

Im Drop-Down-Menü können Sie wählen, ob Sie sich die prognostizierten, erkannten oder bereits deaktivierten Bounces anzeigen lassen möchten.

Prognostizierte Bounces

mailworx überprüft, ob eine E-Mail Adresse in Ihrem Adressbestand bereits einmal über die mailworx Infrastruktur beschickt wurde und dabei zu Bounces geführt hat. Keine Aussage ist jedoch über den Typ des Bounces möglich. Falls Ihnen keine fehlerhafte E-Mail Adresse auffällt oder ein Empfänger von dem Sie wissen, dass er z.B. das Unternehmen gewechselt hat, müssen Sie auch keine weiteren Schritte unternehmen.

Erkannte Bounces

Diese E-Mail Adressen haben in Ihrem mailworx Mandanten bereits zu Bounces geführt. In der Liste sehen Sie auch die Bounce Statistik, d.h. welcher Art der Bounces war und wie oft der Fehler bereits aufgetreten ist.

Deaktivierte Bounces

Die automatisch deaktivierten E-Mail Adressen werden hier zusammengefasst. Überprüfen Sie, ob Sie Fehler in E-Mail Adressen finden, die Sie vielleicht beheben könnten.

Wartung

Nach dem Versand einer E-Mail Kampagne sehen Sie in der Statistik, an welche E-Mail Adressen genau diese Kampagne nicht zugestellt werden konnte. Siehe Screenshot unter diesem Punkt.

Sollte man prognostizierte bzw. erkannte Bounces manuell deaktivieren?

Sofern Sie keine Kontakte in diesen Listen finden, die Sie korrigieren müssen, weil die E-Mail Adresse fehlerhaft ist, können Sie sich ganz auf die automatische Deaktivierung von mailworx verlassen. Diese Empfänger erhalten den Status „automatisch deaktiviert“. Dadurch wissen Sie auch im Nachhinein, dass der Kontakt als Bounce deaktiviert wurde.

Natürlich ist es auch möglich, die Kontakte manuell zu deaktivieren, jedoch ist zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr eindeutig nachvollziehbar, aus welchem Grund der Kontakt deaktiviert wurde, da hier keine zusätzlichen Statusinformationen angegeben werden können.

Was ist der Unterschied zwischen einer ungültigen E-Mail Adresse und einem erkannten Bounce?

Im Wartungsbereich finden Sie neben dem Reiter „Bounces“ auch einen Tab „Ungültige E-Mail Adressen“. Wenn mailworx eine E-Mail Adresse als ungültig erkennt, wird Sie von Vorneherein nicht für den Versand berücksichtigt und kann somit auch keinen Bounce liefern. Es lohnt sich die Adressen durchzugehen, denn oft lassen sich die Fehler schon mit einem Blick erkennen.

Übrigens: Achten Sie bereits beim Import darauf, dass keine ungültigen E-Mail Adressen ins Newsletter System gelangen. Am schnellsten identifizieren Sie fehlerhafte E-Mail Adressen, wenn Sie nach dem Import einen Blick in den entsprechenden Wartungsbereich werfen. Bei der manuellen Anlage erhalten Sie einen Warnhinweis, dass die E-Mail Adresse nicht gültig ist.

Neuen Empfänger erstellen

Auch bei Bounces kann es sich natürlich um ungültige E-Mail Adressen handeln. Die Fehler sind aber technisch vorab nicht feststellbar (z.B. Buchstabendreher oder eine nicht mehr existente E-Mail Adresse).

Was kann man bei vielen erkannten Bounces aufgrund von fehlerhaften E-Mail Adressen tun?

Wenn Sie feststellen, dass viele E-Mail Adressen aufgrund von offensichtlichen Schreibfehlern deaktiviert wurden, die Sie leicht beheben könnten, so geht das am besten über einen Import. Die E-Mail Adresse scheidet als Duplikatskriterium für die Korrektur allerdings aus, weshalb Sie auf einen Trick zurückgreifen müssen.

  1. Exportieren Sie die Liste der deaktivierten Bounces und wählen Sie für den Export auch das Feld „Interne ID“ aus.
  2. Bereinigen Sie die E-Mail Adressen in Excel.
  3. Importieren Sie die Daten als csv-Datei und wählen Sie die Interne ID als Duplikatskriterium aus.
  4. Nach dem Import werden die aktualisierten Empfänger automatisch reaktiviert und die Bounce Statistik zurückgesetzt.
Rückläufer exportieren

Wenn ein Empfänger eine E-Mail nicht bekommt, handelt es sich dann automatisch um einen Bounce?

Bounces können von unserem Newsletter System nur dann als solche eingestuft werden, wenn der empfangende Provider auch ein Problem zurückmeldet. Verwendet ein Unternehmen individuell konfigurierte E-Mail Filter, die sehr strengen Richtlinien folgen, kann es sein dass Ihre E-Mail in diesen Filter rutscht. Die E-Mail gilt dann aber als zugestellt, sie wird vom Filter lediglich geblockt und ist daher für den Empfänger nicht in gewohnter Weise ersichtlich. In der Regel können die Mitarbeiter des Unternehmens diese E-Mails aber manuell freigeben.

Tipp: Falls Sie eine Anfrage von einem Empfänger erhalten, warum er den Newsletter nicht erhält oder Sie selbst feststellen, dass viele E-Mail Adressen eines bestimmten Unternehmens betroffen sind, bitten Sie den Empfänger einfach darum, Ihre Absenderdomain auf die Whitelist zu setzen.

Worauf können Bounces noch hinweisen?

Vor allem Hard Bounces können auch ein Hinweis darauf sein, dass eine E-Mail Adresse in einem Unternehmen NICHT MEHR existiert. Möglicherweise hat sich hier nur der Ansprechpartner geändert. Diese Informationen können z.B. für Ihren Vertrieb sehr hilfreich sein.

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