Mit dieser mailworx User Story starten wir heute in eine neue Blogreihe. Wie nutzen andere Anwender mailworx? Mit welchen Maßnahmen haben sie besonderen Erfolg? Schon bisher sind wir diesen Fragen in unserer Rubrik Best Practice nachgegangen, jedoch liegt hierbei der Fokus auf der Newslettererstellung und klassischem E-Mail Marketing.

In der neuen Reihe schwenken wir bewusst auch auf andere Einsatzfelder unserer Software. Die voestalpine liefert uns das erste schöne Beispiel, das allerdings nicht nur auf internationale Konzerne angewendet werden kann, sondern im Grunde auf Betriebe jeder Größenordnung.

Automatisierte Workflows bieten nicht nur im Dialog mit Leads und Kunden erhebliche Chancen, sondern auch in der internen Kommunikation, wie der folgende – technisch einfach umzusetzende – Anwendungsfall zeigt.

Mit „High Five!“ wird durch Ambassador Ernst Balla eine Initiative begleitet, die sich der positiven Entwicklung der Unternehmenskultur innerhalb der Metal Forming Division des voestalpine-Konzerns widmet. Bei mehr als 12.000 Mitarbeitern an rund 50 Standorten in 17 Ländern weltweit ist es eine gewichtige Herausforderung, eine attraktive Unternehmenskultur zu etablieren und dafür Sorge zu tragen, dass die gemeinsamen Werte tatsächlich gelebt werden. Aus diesem Grund galt es, die angestrebten Prinzipen in kontinuierlichen Kommunikationsprozessen zu verankern. Dabei setzt das Projektteam unter anderem auch auf automatisierte E-Mail Sequenzen.

„Wenn die Führungskräfte High Five! vorleben und erste Maßnahmen ergreifen, wird dieser Prozess eine Kraft entwickelt, die möglichst alle erfasst. Mit unseren Impuls-Mails wollen wir sie in ihrer wichtigen Rolle als Botschafter unterstützen, indem wir einerseits den Wissenstransfer erleichtern und andererseits die aktive Gestaltung der Unternehmenskultur nachhaltig ins Gespräch bringen.“

Ernst Balla, High Five! Ambassador
(Bildnachweis: www.fotostudio-eder.at)

Führungskräfte werden zu Botschaftern

Wertschätzend, exzellent, kundenfokussiert, gemeinsam, eigenverantwortlich – die fünf Prinzipien der Division lassen sich schnell an einer Hand abzählen, aber damit ist es natürlich nicht getan. Um diesen Worten Bedeutung einzuhauchen und daraus Richtwerte abzuleiten, die tatsächlich Orientierung in der täglichen Zusammenarbeit stiften können, setzen die Projektverantwortlichen auf verschiedenen Ebenen an.

In der Roll-out-Phase richtete sich die Aufmerksamkeit zunächst primär auf die Führungskräfte. Im Rahmen des High Five!-Programms nehmen diese eine wichtige Rolle als Botschafter ein. Sie leben die Prinzipien vor, fördern diese oder fordern sie wenn notwendig ein. In einem ersten Schritt wurden mehrere Workshops abgehalten, in denen nicht nur Denkanstöße geliefert, sondern auch konkrete Maßnahmen zur Verbesserung der Unternehmenskultur abgeleitet wurden. Ein erstes Etappenziel war damit zwar erreicht, jedoch entscheidet das Dranbleiben an den Themen über die gewünschten Effekte.

Phasen der High Five! Initiative und die Rolle von mailworx

Die E-Mail als Motivationskanal und Verstärker

Das Projektteam suchte also nach einer Möglichkeit, um einerseits den Wissenstransfer zu erleichtern und andererseits die aktive Gestaltung der Unternehmenskultur nachhaltig ins Gespräch zu bringen. Die Wahl fiel auf eine Lösung, die im Konzern bereits etabliert war. Seit mehreren Jahren nutzt die voestalpine mailworx für die interne und externe Kommunikation in verschiedenen Geschäftsbereichen.

High Five! Ambassador Ernst Balla setzte sich daraufhin mit dem zuständigen Kundenbetreuer in Verbindung. „Im Gespräch stellte sich schnell heraus, dass uns mit mailworx bereits ein wirklich potentes Marketing-Tool zur Verfügung steht. Alles, was wir brauchten, um das geplante Szenario abzubilden, steckt bereits im Standardrepertoire der Software. Zudem wurden wir bei der Konzeptionierung und Umsetzung der Workflows tatkräftig von der mailworx Service Crew unterstützt.“

In diesem Szenario versorgt eine automatisierte, mehrstufige E-Mail Sequenz die Workshop-Teilnehmer mehrere Monate lang mit Anregungen und kleinen Nachdenkeinheiten. Zusätzlich liefern die E-Mails praktische Ressourcen wie etwa einprägsame Stories, Videos oder Poster, die mit den Mitarbeitern geteilt und besprochen werden können. Außerdem wurden in den Workflow vier Erinnerungsmails integriert. Diese werden nur dann ausgelöst und versendet, wenn ein Abonnent eine bestimmte Anzahl von Impuls-Mails ignoriert.

Auszüge aus den High Five! Impuls-Mails
Einfacher Workflow versorgt Führungskräfte mehrere Monate hinweg mit Impulsmails.

Unternehmenskultur in die richtige Sprache übersetzt

Aufgrund des Erfolgs dieser Maßnahme wurde der Workflow bereits in mehreren Sprachen umgesetzt und soll künftig in allen Gesellschaften der Division zum Einsatz kommen. In den Impulsmails zeigt High Five! Ambassador Ernst Balla Sinn für Humor. Gemeinsam mit wertvollen Lektionen rund um Themen wie Teamarbeit, Selbstmanagement und Wertschätzung, gewährt er den Mitarbeitern auch persönliche Einblicke und schafft mit bildhaften Beispielen die Grundlage für Identifikation.

E-Mail Statistik ermöglicht Bewertung der Maßnahmen

Um das Niveau der Zusammenarbeit und Unternehmenskultur zu beurteilen, reichen Kennzahlen allein natürlich nicht aus. Dennoch lässt sich aufgrund der überdurchschnittlichen Werte von Öffnungs-, Lese- und Klickrate auf eine hohe Akzeptanz der Maßnahme schließen (Öffnungsrate: Erstes Impulsmails 95,95 %, letztes Impulsmail 86,43%) . Um den Erfolg der Kampagne zu evaluieren, holt sich das Projektteam zudem regelmäßig qualitatives Feedback ein. Über die Impulsmails werden die Mitarbeiter außerdem dazu aufgerufen, Ideen und Verbesserungsvorschläge einzubringen.

Weitere Szenarien in Planung

Im Bereich der Human Resources gibt es eine Vielzahl von Prozessen, die anhand von automatisierten Mail-Sequenzen optimiert werden können, beispielsweise beim Onboarding. Bei Eintritt ins Unternehmen startet ein Workflow, der neue Mitarbeiter peu à peu mit relevanten Eintrittsinfos und Schulungsangeboten versorgt und auch Feedbackschleifen vorsieht. Abteilungs- oder themenbezogene E-Mail Kurse sind ein weiteres Einsatzfeld, wie auch Vorbereitungsserien im Rahmen von Personalentwicklungsprogrammen. Diese Szenarien werden zur Zeit geprüft, da das Potenzial erweiterter E-Mail-Serien erkannt wurde.

Kleines Extra: Ernst Balla im Podcast

Im Stadtgespräch Podcast weiter_gedacht_ vom Technischen Museum Wien spricht High Five! Ambassador Ernst Balla über Werte, die Zukunft der Arbeit und Digitalisierung. Jetzt reinhören.

Gibt es auch in Ihrem Unternehmen einen Bereich, den Sie durch aktive Kommunikation nachhaltig optimieren wollen? Unsere mailworx Service Crew berät Sie gerne und zeigt auf, wobei unsere Software unterstützend eingesetzt werden kann.

Weitere Infos zur einfachen Automatisierung mit dem mailworx Workflow Editor.

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