Ich bin dann mal kurz weg – klar, keine Frage – vergönnen wir Ihnen ja auch. Doch bevor Sie sich vom Büroalltag ins Wochenende, in den wohlverdienten Urlaub oder auch nur für ein paar Stunden vertschüssen, sollten Sie das nicht nach dem Motto „Hinter mir die Sintflut „ machen. Hinterlassen Sie Ihre Kollegen, Kunden oder Geschäftspartner nicht im Ungewissen und schaffen Sie Klarheit, indem Sie eine kurze aussagekräftige Abwesenheitsnotiz einrichten. Diese ist in Microsoft Outlook in wenigen Minuten erstellt und Sie können entspannt Ihre Freizeit genießen.

Abwesenheitsnotiz richtig erstellen:

  • Kommen Sie gleich auf den Punkt, dass Sie momentan nicht erreichbar sind.
  • Deklarieren Sie den genauen Zeitpunkt Ihrer Abwesenheit.
  • Geben Sie an was mit Ihren E-Mails passiert – ob sie weitergeleitet werden oder Sie diese nach dem Urlaub beantworten.
  • Bieten Sie für dringende Angelegenheiten eine Option an, z.B. eine Alternativadresse eines Kollegen – natürlich nicht ohne auch diesen vorher zu informieren.

Abwesenheitsnotiz in Microsoft Outlook einrichten:

Gehen Sie im Menüband auf den Reiter „Datei“ und im anschließend geöffneten Fenster auf die Option „Automatische Antworten“.

Sie haben nun 2 Varianten, entweder werden die automatischen Antworten gesendet bis Sie diese Funktion wieder deaktivieren oder Sie geben direkt einen Zeitraum mit Beginn und Ende der Ausführung an. Auch den Abwesenheitstext können Sie separat für interne sowie für externe E-Mails verfassen.

Nachrichten die Sie im Textfeld „Innerhalb meiner Organisation“ eingeben, richten sich in der Regel an Ihre Kollegen oder interne Abteilungen. Hier können Sie sich natürlich etwas austoben und witzige Texte erstellen. Lustige Inspirationen dazu haben wir hier aufgestöbert.

Nachrichten allerdings, die Sie in das Textfeld „Außerhalb meiner Organisation“ eingeben, empfangen alle E-Mail Absender die von extern in Ihr Postfach trudeln. Wie zum Beispiel Kunden, Lieferanten, Partner, etc. Hierbei ist es also schon sinnvoll, den Text relativ seriös und sachlich zu gestalten.

Bevor Sie diese Eingaben mit „OK“ abschließen, können Sie unter der Option „Regeln“ noch weitere Bestimmungen und Regeln einrichten, was mit bestimmten eingegangenen E-Mail passieren soll

Ob Sie nun E-Mails von bestimmten Absendern löschen, weiterleiten, mit einer anderen Notiz deklarieren oder in einen Ordner verschieben möchten, es sind Ihnen bei den Kriterien fast keine Grenzen gesetzt.

Haben Sie Ihre Eingaben mit „OK“ abgeschlossen, zeigt ihnen ein gelb hinterlegten Feld sofort an, dass die Abwesenheitsnotiz aktiviert ist.

Sie sehen auch gleich beim nächsten Einstieg in Microsoft Outlook in einem gelben Feld unter dem Menüband, dass eine Abwesenheitsnotiz aktiviert ist und können diese direkt in diesem Feld beim Button „Deaktivieren“ wieder inaktiv setzen.

Fazit: 

Haben Sie den Verlauf Ihrer E-Mail-Eingänge mit einer Abwesenheitsnotiz sinnvoll geregelt, können Sie Ihre Auszeit auch wirklich entspannt genießen. 

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