Im dritten Teil unserer Serie stellen wir Ihnen vor, wie Sie Ihre Zusammenarbeit mithilfe von öffentlichen Ordnern in Outlook reibungslos und mit geringstem Administrationsaufwand abwickeln können.

Öffentliche Ordner können für alle Bereiche, wie E-Mails, Kalender, Kontakte und sogar Aufgaben erstellt werden, vorausgesetzt man verfügt über einen Mailserver oder über Exchange Online.

Der entscheidende Vorteil von öffentlichen Ordnern ist, dass man den Zugriff bzw. die Freigabe von Informationen für einzelne Personen ganz einfach über Berechtigungsgruppen steuern kann. Wird der Benutzer einer neuen Berechtigungsgruppe zugeordnet, erhält er automatisch alle damit verbundenen Zugriffs- bzw. Bearbeitungsrechte. Dadurch erspart man sich die mühsame Bearbeitung einzelner Ordner und behält überdies den Überblick.

Nützliche Einsatzgebiete öffentlicher Ordner

E-Mails: Ein öffentlicher Ordner als zentrale Anlaufstelle

Postfächer, in denen eingehende Anfragen landen, erfordern häufig, dass mehrere Benutzer darauf zugreifen können, damit die Nachrichten z.B. auch in der Abwesenheit eines Kollegen bearbeitet werden können und kein Kunde lange auf eine Antwort warten muss.

Kontakte: Gemeinsame Adressdatenbank verwalten

Wer kein CRM- oder ERP-System zur Verwaltung seiner Kontakte zur Verfügung hat und im Wesentlichen mit den in Outlook verfügbaren Kontaktinformationen auskommt, kann diese Adressdaten auch für alle oder bestimmte Mitglieder in der Organisation freigeben. Es können Abstufungen der Berechtigungen berücksichtigt werden, sodass einzelne Benutzer Daten ändern können, während andere diese nur einsehen dürfen.

Kalender:
Ressourcenverwaltung und Urlaubskalender

Gemeinsame Ressourcen wie Pool-Fahrzeuge oder Equipment (z.B. Beamer) können über Outlook-Kalender bequem verwaltet werden. Für alle Mitglieder der Organisation ist sofort ersichtlich, wann Ressourcen noch verfügbar bzw. schon gebucht sind. Ein anderes Beispiel wären Urlaubskalender, die den Kollegen öffentlich zugänglich gemacht werden, um die Planung von Geschäftsterminen zu erleichtern.

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