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Mit Schnellbausteinen ruck-zuck zum versandfertigen E-Mail

Sie kennen das wahrscheinlich nur zu gut: Nur noch schnell ein paar E-Mails beantworten oder verfassen und - ZACK - sind es nicht nur wertvolle Minuten, sondern sogar Stunden, die so verstrichen sind. Kostbare Zeit, die Sie anderweitig und effizienter im Unternehmen einsetzen könnten. Wie Sie beim täglichen E-Mail-Verkehr, sei es ein neues Mail zu erstellen oder ein Antwortmail zu verfassen, mehr Zeit raus schinden, ist schnell erklärt. Arbeiten Sie mit Schnellbausteinen in Outlook - diese Textbausteine, wie sie auch genannt werden - helfen kostbare Zeit einzusparen.


Gerade Textpassagen oder Tabellen, die Sie laufend in immer wiederkehrenden E-Mails verwenden, brauchen Sie nicht umständlich in anderen Mails suchen, kopieren und einfügen oder sogar jedes Mal neu erstellen. Sie können sich beliebig viele Textbausteine dazu selber erstellen und aus dieser Liste den gewünschten Text mit wenigen Klicks in Ihren E-Mails einfügen. Hört sich vielleicht auf den ersten Moment kompliziert an, ist es aber nicht. Starten Sie gleich und erstellen Sie anhand unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung Ihren ersten Schnellbaustein.

Wiederverwendbare Textbausteine in Outlook erstellen

Gehen Sie auf die Option "Neues E-Mail" - übrigens geht das noch schneller mit der Tastenkombination STRG + N - und erstellen Sie im Textfeld die Textpassage, die später als Textbaustein dienen soll. Markieren Sie diesen Text und wechseln Sie zum Reiter "Einfügen" und wählen die Funktion "Schnellbausteine". Klicken Sie nun auf die Option "Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern".

Es erscheint ein Fenster, wo Sie weitere Einstellungen vornehmen können:

  • A: Geben Sie dem Textbaustein einem aussagekräftigen Namen bzw. ein Kürzel, dass Sie später zum schnelleren Einfügen verwenden können.
  • B: Ordnen Sie den Textbaustein verschiedenen Katalogen zu, Sie können diese später auch über die Menüleiste bei der jeweiligen Funktion aufrufen.
  • C: Kategorisieren Sie den Textbaustein. Sie können hier beliebig viele Kategorien selber erstellen, um die Übersicht zu bewahren.

Schließen Sie anschließend Ihre Einstellungen mit der Taste "OK" ab.

Haben Sie einen Textbaustein erstellt und abgespeichert, so können Sie diesen an einer x-beliebigen Stelle in Ihren E-Mails einsetzen. Zum Einfügen haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Eine sehr schnelle Variante geht mit der Kombination der Taste F3. Setzen Sie dazu den Cursor an die Stelle, wo der Textbaustein schlussendlich platziert werden soll, geben Sie das Kürzel oder den Namen ein, welchen Sie diesem Textbaustein vorher zugewiesen haben und schließen Sie den Vorgang mit der Taste F3 ab - in unserem Beispiel wäre das Tipp + F3. Schon erscheint der gewünschte Text in Ihrer E-Mail. 

Eine weitere Variante wäre, dass Sie auf den kleinen Pfeil bei der Kategorie "Schnellbausteine" in der Menüleiste klicken und aus der Liste der von Ihnen vorher definierten Schnellbausteinen den gewünschten Inhalt auswählen.

Wie bearbeite ich die gespeicherten Schnellbausteine?

Sie können jeden Schnellbaustein beliebig abändern, neu kategorisieren oder auch entfernen. Dazu klicken mit der rechten Maustaste auf den Textbaustein, den Sie ändern möchten. 

Wollen Sie nur die Einstellungen eines Schnellbausteines bearbeiten, öffnet sich mit der Option "Eigenschaften bearbeiten" das gewünschte Fenster. 

Mit der Option "Organisieren und löschen" kommen Sie auf die Übersicht aller erstellten Schnellbausteine. Mit dem Markieren eines einzelnen, können Sie diesen entweder Löschen, Einfügen oder eben auch nur wieder die Eigenschaften bearbeiten. Rechts neben der Liste wird jeder Textbaustein in der finalen Version angezeigt.

Besonders praktisch sind Schnellbausteine auch bei oft verwendeten Tabellen. Erstellen Sie einmal eine Tabelle, die Sie oft benötigen und speichern Sie diese in der Auswahl Katalog nicht als Schnellbaustein, sondern als Tabelle ab.

Ab sofort haben Sie wieder zwei Möglichkeiten, um diese Tabelle schnell in Ihren E-Mails zu platzieren.

Entweder wie oben bereits beschrieben mit dem zugeteilten Kürzel oder Namen + Taste F3, oder die zweite Möglichkeit ist, direkt über die Menüleiste unter der Kategorie "Tabellen". Sie finden eine Auflistung aller abgespeicherten Tabellen unter der Option "Schnelltabellen". Wählen Sie die gewünschte aus, schon ist diese in Ihrem E-Mail platziert und kann befüllt werden.

Kleiner Tipp zum Schluss:

Bevorzugen Sie das Einfügen Ihrer Schnellbausteine mit der schnelleren Variante in Kombination mit der Taste F3, dann versehen Sie Ihre angelegten Schnellbausteine mit Kürzel oder Namen, die auch zum Inhalt passen und Sie sich leicht merken können. Denn nur so funktioniert es noch effizienter als über die Suche.

Probieren Sie es gleich aus, Sie werden erstaunt sein, wie wenig Zeit Sie in Zukunft mit Ihrem E-Mail-Verkehr verschleudern.

 

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