Teams – der zentrale Ort für virtuelle Teamarbeit

Sie arbeiten bereits mit Microsoft 365? Dann ist Ihnen vielleicht auch die im M365 Paket inbegriffene chatbasierte App Teams ein Begriff. Microsoft hat dieses Tool, welches in erster Linie für die Online Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen eingesetzt wird, mit vielen praktischen Features ausgestattet.

Der große Vorteil liegt darin, dass sich Microsoft 365 und somit alle Konversationen in der Cloud abspielen. Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind mit der Nutzung von Teams nicht nur flexibler und produktiver, Sie können zudem zeitnah und ortsunabhängig miteinander kooperieren.

Speziell in der derzeitigen Situation ist Teams zwar auf Grund der einfachen Kommunikationsmöglichkeit um ein Vielfaches populärer geworden, aber das Ausmaß an den praktischen Features, welche Teams bietet, ist vielen Usern noch wenig bekannt. Klar steht die Kommunikation an vorderster Front, aber Teams kann noch viel mehr.

Was kann Teams?

Microsoft Teams ist eigentlich als Nachfolger von Skype for Business gedacht und als zentrale Anlaufstelle für Teamzusammenarbeit entwickelt worden. Mit der Vielfältigkeit, welche dieses App bietet, hat sich Microsoft wohl selbst übertroffen. So kann sich jedes Team seinen individuellen Arbeitsbereich nur mit den Features, die benötigt werden, einrichten beziehungsweise selber zusammenstellen und somit eine nahtlose Teamarbeit erzielen.

Diese kompatible App von Microsoft ist sowohl am Desktop als auch am Handy einsatzfähig und wird von allen Plattformen wie Android, IOS und Windows unterstützt. Teams ist daher nicht nur überall einsatzfähig, sondern auch beliebig mit Tools, Funktionen und gängigen Businessprogrammen erweiterbar. Da die Funktionsvielfalt von Teams sehr umfangreich ist, haben wir die unserer Meinung nach wichtigsten Funktionen genauer ins Visier genommen.

Mobil & flexibel mit praktischen Funktionen in Teams

Variable Chatfunktionen

• Mit der Chatfunktion zu Einzel- oder Gruppenpersonen können Sie Ihre E-Mail Flut im Outlook Ordner drastisch minimieren und dennoch den Inhalt mit Notizen und Nachrichten jederzeit nachverfolgen.
• Speziell bei Gruppenchats ist es einfach Kanäle einzurichten, die Sie nach Themen, Abteilungen oder Projekte, etc. benennen und nur Mitglieder dazu einladen, welche damit in Verbindung stehen.
• Bei jedem Kanal können Sie einstellen, ob Sie bei einer verpassten Konversation benachrichtigt werden wollen.
• Da diese App von allen Plattformen unterstützt wird und daher auch am Handy funktioniert, können Sie Ihre Chats auch unterwegs durchführen oder nachverfolgen.
• Mit @Erwähnung können Sie bestimmte Personen im Chat persönlich ansprechen.
• Sollten Sie erst später draufkommen, dass Sie Personen zum Chat hinzufügen möchten, so ist es einstellbar, dass dieser auch den kompletten rückwirkenden Chatverlauf sehen kann.

Flexible Videofunktion für Webmeetings

• Laden Sie mit nur einem Klick mehrere Personen schnell und unkompliziert zu einem Webmeeting ein.
• Auch Personen außerhalb der Organisation können an einer Videokonferenz teilnehmen, ohne, dass diese einen Microsoft Teams Account verwenden. Es reicht, wenn der Ersteller der Konferenz einen Account besitzt.
• Pro Web-Meeting haben Sie automatisch eine Chat-Gruppe mit den beteiligten Personen, wo Sie immer – auch nach dem Meeting – auf die Notizen, Dateien, etc. zugreifen können.
• Derzeit sind bei einem Videochat allerdings nur 4 Personen der Chatgruppe sichtbar, allerdings ist für diese Funktion eine Verbesserung geplant, sodass in Zukunft 9 Personen einer Videokonferenz auf einem Bildschirm zu sehen sind.
• Virtuelle Videokonferenzen bringen für Ihr Unternehmen eine enorme Kosten- und Zeitersparnis.

Aufzeichnung einer Besprechung

• Jede Besprechung kann in Teams für eventuelle spätere Nachverfolgung ganz einfach aufgezeichnet werden.
• Gespeichert werden diese Aufzeichnungen in der Cloud im Microsoft Stream und können so auch im Nachhinein jederzeit geteilt und freigegeben werden.

Praktische Anruffunktion

• Befinden Sie sich in einem Einzelchat, können Sie ganz einfach in der Symbolleiste rechts oben in die Anruffunktion wechseln und werden umgehend mit Ihrem Chatkollegen verbunden.
• Diese Funktion ist speziell bei Erklärungen oder schnellen Anfragen ein effizientes Feature.

Schnelle Bildschirmfreigabe

• Sie haben die Möglichkeit während einer Besprechung Ihren Bildschirm für Ihre Chatpartner freizugeben.
• Je nachdem was Sie auswählen, ob der gesamte Desktop, nur ein Fenster, eine Präsentation oder eine bestimmte Datei, wird Ihren Chatpartnern live angezeigt.

Benachrichtigungsoptionen

• Sie können selber bestimmen, ob Sie Kanalbenachrichtigungen für bestimmte Kanäle, welche für Sie interessant sind, erhalten möchten.
• Aktivieren Sie dazu die Option zum Folgen des bestimmten Kanals und Sie bekommen alle Neuigkeiten mit, selbst wenn Sie nicht markiert wurden.
• Um der Informationsflut entgegenzuwirken, können Sie manche Kanäle auch ausblenden oder stumm schalten.

Unkomplizierte Aufgaben- und Projektverwaltung

• Mit dem Aufgabenplanungs- und Projektmanagement-Tool Microsoft Planner, welches in Teams integriert ist, lassen sich Projekte einfach planen und verwalten.
• Erstellen Sie mit ein paar Klicks unkompliziert individuelle Projekt- oder Aufgabenteams.
• Benötigte Dateien, Dokumente oder Präsentationen werden in der Cloud gespeichert und sind somit optimal gesichert.
• Planen Sie mittels Planungsformular neue Besprechungen direkt in Teams. Der Teamplannung-Assistent findet einen Termin, der für alle Teilnehmer passt.
• Ihre Termine im Teams Kalender werden automatisch in den Exchange- oder Outlookkalender übertragen und umgekehrt.

Dateibearbeitung- und Austausch – gemeinsam & übergreifend

• Alle Notizen und Dateien innerhalb Ihres erstellten Kanals können von den Teams-Mitgliedern gleichzeitig und in Echtzeit bearbeitet werden.
• Da die Daten in der Cloud liegen, ist ein Austausch oder Zugriff jederzeit und weltweit möglich.
• Selbst Präsentationen können Sie in Teams gemeinsam erarbeiten. Diese werden als „Reiter“ hinzugefügt und alle Beteiligten haben dadurch die Möglichkeit, daran zu arbeiten. Es besteht dabei kein Problem mit dem gleichzeitigen Öffnen oder unterschiedlichen Versionen, die erst zusammengeführt werden müssen.

Schnittstelle zu Outlook

• Teams und Outlook arbeiten perfekt zusammen, daher können Sie nicht nur einen Chat aus Teams in Outlook mittels einer E-Mail teilen oder weiterleiten.
• Aber auch in der umgekehrten Richtung sind Sie flexibel und können eine E-Mail mit Anhang in einem Team-Chat einbinden und verschieben.
• Haben Sie einmal eine Konversation verpasst, ist es auch kein Problem, Sie erhalten umgehend eine E-Mail und können den Chat im Nachhinein nachverfolgen.
  

Für alle Funktion in Teams ist ein ausführlicher Hilfebereich direkt in der App eingerichtet, wo die einzelnen Schritte umfangreich – teils auch mit Videoanleitung – erklärt sind.

Schöpfen Sie mit dieser App aus dem Vollen

Vereinfachen Sie in Ihrem Unternehmen jede virtuelle Teamzusammenarbeit und setzen Sie das praktische Tool gleich in der Praxis ein. Sie werden erstaunt sein, wie effizient Sie und Ihre Mitarbeiter auf einmal komplizierte Arbeitsschritte abwickeln können. Dadurch, dass diese App auch auf mobilen Endgeräten reibungslos funktioniert, können Sie Konversationen flexibel und auch von unterwegs durchführen.

Nutzen Sie Microsoft 365 mit den integrierten Apps wie zum Beispiel Teams in Ihrem Unternehmen noch nicht, möchten aber in Zukunft von der praktikablen Zusammenarbeit innerhalb als auch außerhalb Ihrer Organisation profitieren?

Kontaktieren Sie unser Team vom EDV Ein- und Verkauf. Diese beraten Sie gerne und unterstützen Sie bei der Umsetzung oder beim Upgrade.

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